Comment Instituto Politécnico de Viana do Castelo gère plus de 5 000 actifs avec Infraspeak

À propos de l'IPVC

Basé à Viana do Castelo, au Portugal, Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC) possède également des installations dans les municipalités voisines de Ponte de Lima, Valença et Melgaço.

Composé de six collèges — éducation, agriculture, technologie et gestion, santé, et sciences commerciales — l'IPVC compte plus de 5 000 étudiants. Selon sa propre "vision", il est "une institution d'excellence dans l'enseignement supérieur portugais, grâce à son offre de formation, à la coopération, à la recherche, aux projets et aux partenariats, qui permettent sa croissance durable et inclusive et celle de tous ses partenaires".

Les défis

La distance entre les différents bâtiments

• La logistique est rendue difficile par le fait que les installations sont réparties sur quatre municipalités ;

• Les services centraux sont à 104 kilomètres du complexe sportif de Melgaço, par exemple ;

La diversité des installations

• Les six centres d'enseignement supérieur correspondent à des domaines d'études différents, qui nécessitent des installations distinctes ;

• Certains bâtiments abritent des laboratoires, d'autres des gymnases et des infirmeries, ce qui nécessite des plans opérationnels et de maintenance adaptés.

La dimension de l'opération

• Grand nombre d'actifs, incompatible avec l'enregistrement de l'inventaire sous Excel et avec l'ancien logiciel de maintenance ;

• Longue liste de fournisseurs externes ;

• Un manque notoire de contrôle et de visibilité sur l'ensemble de l'opération.

L'intelligence au service de la communication et de la durabilité.

Afin de répondre aux défis exigeants identifiés, Instituto Politécnico de Viana do Castelo était à la recherche d'une solution flexible et complète lui permettant, entre autres, d'inventorier de manière centralisée ses milliers d'actifs, de gérer à distance les plans de maintenance et les ordres de travail (OT), de contrôler les délais, de communiquer facilement avec tous les intervenants, y compris les fournisseurs externes, et d'intégrer les équipements, les OT et les autres outils utilisés, à savoir les logiciels de Business Intelligence.

Le choix s'est porté sur Infraspeak, qui s'est avéré être la plateforme de maintenance intelligente idéale pour mener à bien cette transformation digitale chez IPVC. Peu de temps après la mise en œuvre d'Infraspeak, 5 651 actifs étaient déjà enregistrés sur la plateforme, chacun associé à l'emplacement exact dans chaque bâtiment, ainsi qu'aux manuels et plans de maintenance respectifs.

Il est désormais beaucoup plus facile de gérer la longue liste de fournisseurs externes (maintenance des installations électriques, des ascenseurs, des systèmes CVC, des services de sécurité et de l'entretien des espaces verts, entre autres) et leurs contrats, car les informations sont parfaitement organisées, centralisées et accessibles de n'importe où — les fournisseurs eux-mêmes peuvent ouvrir et compléter des ordres de travail. La communication est devenue plus claire et plus rapide, ce qui améliore l'efficacité et le contrôle.

Les résultats de la mise en œuvre d'Infraspeak à l'IPVC, notamment en termes d'économies de ressources, ont commencé à se faire sentir en peu de temps.

En 2020, le campus durable et inclusif de l'Instituto Politécnico de Viana do Castelo a été considéré par le classement mondial des universités UI GreenMetric comme le deuxième plus durable au niveau national - avec le meilleur classement au Portugal pour l'infrastructure et l'énergie et le changement climatique.

IPVC souhaite accélérer encore davantage la communication des pannes et poursuivre sur la voie de la durabilité, en contribuant à la réalisation des Objectifs de Développement Durable des Nations Unies. À cette fin, les données collectées et analysées par la plateforme sont fondamentales, car elles permettent, par exemple, de prendre des décisions éclairées sur le remplacement des équipements par des solutions plus efficaces.