Cómo el Instituto Politécnico de Viana do Castelo gestiona más de 5000 activos con Infraspeak

Acerca de IPVC

Con sede en Viana do Castelo, Portugal, el Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC) también cuenta con instalaciones en los municipios vecinos de Ponte de Lima, Valença y Melgaço.

Formado por seis Escuelas Superiores — Educación, Agraria, Tecnología y Gestión, Salud y Ciencias Empresariales — el IPVC cuenta con más de 5.000 alumnos. Según su propia ‘Visión’, es “una institución de excelencia en la enseñanza superior politécnica portuguesa, centrada en su afirmación regional, nacional e internacional, a través de su oferta de formación, cooperación, investigación, proyectos y asociaciones, que permiten su crecimiento sostenible e inclusivo y el de todos sus socios.”

Los retos

La distancia entre los edificios

• Logística dificultada por el hecho de que las instalaciones están repartidas en cuatro municipios;

• Los servicios centrales están a 104 kilómetros del Complejo Deportivo de Melgaço, por ejemplo;

La diversidad de instalaciones

• Las seis Escuelas Superiores corresponden a distintas áreas de estudio, que requieren instalaciones diferentes;

• Algunos edificios albergan laboratorios, otros incluyen gimnasios y enfermerías, lo que requiere planes de funcionamiento y mantenimiento adaptados.

El tamaño de la operación

• Elevado número de activos incompatibles con el registro del inventario en Excel y con el software de mantenimiento anterior;

Larga lista de proveedores externos;

• Clara falta de control y visibilidad sobre toda la operación.

Inteligencia al servicio de la comunicación y la sostenibilidad.

Para responder a los exigentes retos identificados, el Instituto Politécnico de Viana do Castelo buscaba una solución flexible y completa que le permitiera, entre otras cosas, inventariar de forma centralizada sus miles de activos; gestionar de forma remota los planes de mantenimiento y las órdenes de trabajo (OT); controlar los plazos, comunicarse fácilmente con todos los implicados, incluidos los proveedores externos, e integrar los equipos, las OT y otras herramientas en uso, concretamente el software de Business Intelligence.

La elección fue Infraspeak, que demostró ser la plataforma inteligente de mantenimiento ideal para llevar a cabo esta transformación digital en IPVC. Poco después de la implementación de Infraspeak, ya estaban registrados en la plataforma 5.651 activos, cada uno asociado a la ubicación exacta dentro de cada edificio, así como los respectivos manuales y planes de mantenimiento.

Ahora es mucho más fácil gestionar la larga lista de proveedores externos (mantenimiento de instalaciones eléctricas, ascensores, sistemas de climatización, servicios de limpieza, servicios de seguridad y mantenimiento de zonas verdes, entre otros) y sus contratos, porque la información está perfectamente organizada, centralizada y accesible desde cualquier lugar — los propios proveedores pueden abrir y completar órdenes de trabajo. La comunicación se ha hecho más clara y rápida, lo que mejora la eficiencia y el control.

Los resultados de la implementación de Infraspeak en IPVC, sobre todo en términos de ahorro de recursos, empezaron a notarse en poco tiempo. En 2020, el “Campus Sustentável e Inclusivo” del Instituto Politécnico de Viana do Castelo fue considerado por el UI GreenMetric World University Rankings como el 2º más sostenible a nivel nacional — con la mejor clasificación de Portugal en Infraestructuras y Energía y Cambio Climático.

El Instituto sigue agilizando aún más la notificación de averías y continua en la senda de la sostenibilidad, contribuyendo al cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de Naciones Unidas. Para ello, los datos que recoge y analiza la plataforma son fundamentales, ya que permiten, por ejemplo, tomar decisiones informadas sobre la sustitución de equipos por alternativas más eficientes.