Como o Instituto Politécnico de Viana do Castelo gerencia mais de 5.000 ativos com a Infraspeak

Sobre o IPVC

Com sede em Viana do Castelo, na região norte de Portugal, o Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC) conta também com instalações nos municípios vizinhos de Ponte de Lima, Valença e Melgaço.

Constituído por seis Escolas Superiores — Educação, Agrária, Tecnologia e Gestão, Saúde, Ciências Empresariais — o IPVC acolhe mais de 5.000 alunos. De acordo com a sua própria ‘Visão’, é “uma instituição de excelência no ensino superior politécnico português, centrada na sua afirmação regional, nacional e internacional, através da sua oferta formativa, cooperação, investigação, projetos e parcerias, que permitem o seu crescimento sustentável e inclusivo e de todos os seus parceiros.”

Os desafios

A distância entre os edifícios

• Logística complicada pelo fato de as instalações estarem distribuídas por quatro diferentes cidades;

• Os serviços centrais tem uma distância do Complexo Desportivo de Melgaço, por exemplo, de 104 km.

A diversidade de instalações

• As seis Escolas Superiores correspondem a diferentes áreas de estudo, que requerem instalações distintas;

• Alguns edifícios acolhem laboratórios, outros incluem ginásios e enfermarias, exigindo planos de operação e manutenção adaptados.

A dimensão da operação

• Elevado número de ativos incompatível com o registro do inventário em Excel e com o software de manutenção anterior;

• Longa lista de fornecedores externos;

• Falta de controle e de visibilidade sobre a operação como um todo.

Inteligência a serviço da comunicação e da sustentabilidade.

Para responder aos exigentes desafios identificados, o Instituto Politécnico de Viana do Castelo procurava uma solução flexível e abrangente, que permitisse, entre outros pontos, organizar os milhares de ativos em um inventário centralizado; gerenciar à distância planos e chamados de manutenção; controlar prazos, proporcionar comunicação facilitada com todos os envolvidos, incluindo os fornecedores externos, e integrar os equipamentos, os chamados de manutenção e outras ferramentas em uso, como o software de Business Intelligence (BI).

A partir dessas demandas, o IPVC escolheu a Infraspeak, que mostrou ser a plataforma inteligente de gestão de manutenção ideal para que esta transformação digital no IPVC pudesse ser realizada. Pouco tempo depois da implementação da Infraspeak, 5.651 ativos já estavam registrados na plataforma, cada um deles associado à localização exata dentro de cada edifício, assim como aos respectivos manuais e planos de manutenção.

Agora, é muito mais fácil gerenciar a longa lista de fornecedores externos (manutenção das instalações elétricas, elevadores, sistemas AVAC-R, serviços de limpeza, serviços de segurança e manutenção de espaços verdes, entre outros) e os respectivos contratos, pois as informações necessárias estão perfeitamente organizadas, centralizadas e acessíveis a partir de qualquer lugar — os próprios fornecedores podem abrir e concluir chamados de manutenção. A comunicação ficou mais clara e mais rápida, o que melhora a eficiência e o controle.

Os resultados da implementação da Infraspeak no IPVC, como o nível da economia de recursos, começaram a ser sentidos em um curto espaço de tempo. Em 2020, o Campus Sustentável e Inclusivo do Instituto Politécnico de Viana do Castelo foi considerado, pelo UI GreenMetric World University Rankings, o 2º mais sustentável a nível nacional — com a melhor classificação, em Portugal, para Infraestruturas e Energia e Alterações Climáticas.

O Instituto pretende acelerar ainda mais a comunicação de danos e continuar na construção de um processo sustentável, contribuindo para o cumprimento dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas (ONU). Para isso, os dados que a plataforma recolhe e analisa são fundamentais, pois permitem, por exemplo, tomar decisões informadas sobre substituição de equipamentos por alternativas mais eficientes.