Como o Instituto Politécnico de Viana do Castelo gere mais de 5000 ativos com a Infraspeak

Sobre o IPVC

Com sede em Viana do Castelo, o Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC) dispõe também de instalações nos municípios vizinhos de Ponte de Lima, Valença e Melgaço.

Constituído por seis Escolas Superiores — Educação, Agrária, Tecnologia e Gestão, Saúde, Ciências Empresariais — o IPVC acolhe mais de 5000 alunos. De acordo com a sua própria ‘Visão’, é “uma instituição de excelência no ensino superior politécnico português, centrada na sua afirmação regional, nacional e internacional, através da sua oferta formativa, cooperação, investigação, projetos e parcerias, que permitam o seu crescimento sustentável e inclusivo e de todos os seus parceiros.”

Os desafios

A distância entre os edifícios

• Logística dificultada pelo facto das instalações estarem distribuídas por quatro concelhos;

• Os serviços centrais distam do Complexo Desportivo de Melgaço, por exemplo, 104 km;

A diversidade de instalações

• As seis Escolas Superiores correspondem a diferentes áreas de estudo, que requerem instalações distintas;

• Alguns edifícios acolhem laboratórios, outros incluem ginásios e enfermarias, exigindo planos de operação e manutenção adaptados.

A dimensão da operação

• Elevado número de ativos incompatível com o registo do inventário em Excel e com o software de manutenção anterior;

• Longa lista de fornecedores externos;

• Notória falta de controlo e de visibilidade sobre a totalidade da operação.

Inteligência ao serviço da comunicação e da sustentabilidade.

Para responder aos exigentes desafios identificados, o Instituto Politécnico de Viana do Castelo procurava uma solução flexível e abrangente, que lhe permitisse, entre outros, inventariar de forma centralizada os milhares de ativos; gerir à distância planos de manutenção e ordens de trabalho (OT); controlar prazos, comunicar facilmente com todos os envolvidos incluindo os fornecedores externos, e integrar os equipamentos, as OT e outras ferramentas em utilização, nomeadamente o software de Business Intelligence.

A escolha recaiu sobre a Infraspeak, que mostrou ser a plataforma inteligente de gestão de manutenção ideal para levar a cabo esta transformação digital no IPVC. Pouco tempo após a implementação da Infraspeak, 5651 ativos já estavam registados na plataforma, cada um deles associado à localização exata dentro de cada edifício, assim como aos respetivos manuais e planos de manutenção.

Agora, é muito mais fácil gerir a longa lista de fornecedores externos (manutenção das instalações elétricas, elevadores, sistemas AVAC, serviços de limpeza, serviços de segurança e manutenção de espaços verdes, entre outros) e os respetivos contratos, pois a informação está perfeitamente organizada, centralizada e acessível a partir de qualquer lugar — os próprios fornecedores podem abrir e concluir ordens de trabalho. A comunicação ficou mais clara e mais rápida, o que melhora a eficiência e o controlo.

Os resultados da implementação da Infraspeak no IPVC, nomeadamente ao nível da poupança de recursos, começaram a sentir-se num curto espaço de tempo. Em 2020, o Campus Sustentável e Inclusivo do Instituto Politécnico de Viana do Castelo foi considerado, pelo UI GreenMetric World University Rankings, o 2º mais sustentável a nível nacional — com a melhor classificação, em Portugal, para Infraestruturas e Energia e Alterações Climáticas.

O Instituto pretende acelerar ainda mais o reporte de avarias, bem como continuar na senda da sustentabilidade, contribuindo para o cumprimento dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas. Para tal, os dados que a plataforma recolhe e analisa são fundamentais, pois permitem, por exemplo, tomar decisões informadas sobre substituir equipamentos por alternativas mais eficientes.