Comment le conseil municipal de Matosinhos a amélioré la gestion de la maintenance de milliers d'actifs

À propos du conseil municipal de Matosinhos

Faisant partie de la région métropolitaine de Porto (Portugal), Matosinhos compte environ 170 000 habitants et 2 500 employés. En tant que grande municipalité, elle gère quotidiennement un large éventail de bâtiments et d'installations, des écoles aux théâtres, en passant par les installations sportives et les logements sociaux.

Par conséquent, les opérations de maintenance du conseil municipal de Matosinhos sont assez lourdes et complexes — un défi d'autant plus exigeant qu'il s'agit d'une organisation publique soumise à une surveillance constante.

Les défis

L'âge avancé et le faible niveau de formation des techniciens

• La nouvelle solution devait être simple et intuitive.

• Le nouveau partenaire devait former et soutenir les utilisateurs de manière étroite et constante.

Le grand nombre d'actifs

• Il était urgent de réduire la bureaucratie dans la résolution des problèmes et d'accroître l'efficacité.

• La nouvelle solution devait rendre la communication entre toutes les personnes concernées plus efficace et plus rapide.

La nécessité d'obtenir davantage de données

• Les flux de travail, basés sur des tableaux Excel imprimés sur papier, étaient si complexes qu'une partie des informations était perdue.

• Le manque de contrôle sur des indicateurs clés de performance cruciaux compromettait la transparence et l'investissement dans la maintenance.

Centraliser, simplifier, contrôler.

Gérer autant de bâtiments et d'actifs, avec d'innombrables personnes impliquées mais pas toujours avec le nombre de techniciens et de ressources nécessaires, épuisait Pedro Machado, chef de la division des bâtiments et responsable de la gestion de la maintenance au sein de la municipalité, qui sentait ses équipes démotivées et également fatiguées.

Après une tentative infructueuse de mise en place d'un système interne, le conseil municipal de Matosinhos a voulu en savoir plus sur le potentiel et les capacités d'Infraspeak et a fini par se tourner vers cette plateforme intelligente, avant tout parce qu'elle dispose d'une interface facile à utiliser, même pour les employés les plus âgés et les moins férus de technologie.

La possibilité de centraliser les informations sur tous les actifs, ainsi que la possibilité d'effectuer des demandes de maintenance et de signaler les travaux réalisés sur la plateforme elle-même — le tout à partir d'un ordinateur ou d'un téléphone portable — ont rapidement commencé à rendre l'opération plus efficace, dans un contexte où ces fonctionnalités étaient particulièrement utiles : le pic de la pandémie de COVID-19.

La possibilité de suivre les ordres de travail à distance et le soutien des procédures numériques ont fait toute la différence dans ces circonstances, en particulier avec le soutien des étiquettes NFC installées sur les actifs. 

Le début du partenariat, qui aurait pu être difficile, a prouvé le côté pratique et fonctionnel d'Infraspeak, ainsi que le contrôle et la vision globale qu'il offre sur l'opération.

Dans le respect des règles de sécurité, un spécialiste d'Infraspeak a formé et suivi de près les utilisateurs de la plateforme, qui ont peu à peu compris les nombreux avantages de cette solution par rapport aux anciennes procédures. Désormais, chacun est plus autonome et, en même temps, il y a plus de contrôle et de transparence, avec une excellente coordination entre les différentes installations et la gestion centrale, comme entre le conseil municipal et ses paroisses.

L'organisation systématique et catégorisée de l'information, ainsi que la transformation automatique des principaux indicateurs de performance clés en rapports cohérents, permettent désormais de négocier les budgets et les affectations de manière plus éclairée, de réduire les coûts et d'augmenter la productivité. 

Ces avantages, d'abord expérimentés dans le domaine de la maintenance, ont déjà commencé à être appréciés dans d'autres domaines et divisions municipales où la flexibilité et la portée d'Infraspeak sont également exploitées, notamment dans la gestion des bâtiments sportifs, des événements et des habitations sociales.