Como a Câmara de Matosinhos aperfeiçoou a gestão de manutenção de milhares de ativos

Sobre a Câmara Municipal de Matosinhos

Fazendo parte da Região Metropolitana do Porto, Portugal, Matosinhos acolhe cerca de 170.000 habitantes e registra na sua equipe cerca de 2.500 colaboradores. Enquanto município de grande dimensão, gerencia diariamente um grande conjunto de edifícios e equipamentos, desde escolas a teatros, passando por instalações desportivas e habitações sociais.

Por conta disso, a operação de manutenção da Câmara Municipal de Matosinhos é muito pesada e complexa — um desafio ainda mais exigente por se tratar de um organismo público, com eleições permanentes.

Os desafios

A idade avançada e a baixa escolaridade da equipe

• A nova solução tinha que ser simples e intuitiva.

• O novo parceiro precisava formar e acompanhar os usuários de forma próxima e constante.

A grande quantidade de ativos

• Era urgente reduzir a burocracia na resolução dos problemas e aumentar a eficiência.

• A nova solução tinha de tornar a comunicação mais rápida e eficaz entre todos os envolvidos.

A necessidade de obter mais dados 

• Os fluxos de trabalho, baseados em tabelas de Excel impressas em papel, eram tão complicados, que parte da informação ficava perdida.

• A falta de controle sobre KPIs cruciais comprometia a transparência e o investimento em manutenção.

Centralizar, simplificar, controlar.

A gestão de tantos edifícios e equipamentos, com inúmeras pessoas envolvidas mas nem sempre com a quantidade de técnicos e recursos necessários, estava deixando Pedro Machado, Chefe de Divisão de Edifícios Municipais e responsável pela gestão de manutenção na autarquia, exausto, sentindo também que  suas equipes estavam desmotivadas e igualmente cansadas.

Após a tentativa frustrada de implementar um sistema  interno, a Câmara Municipal de Matosinhos quis conhecer melhor as potencialidades e as capacidades da Infraspeak e acabou por se render a esta plataforma inteligente. Um dos grandes diferenciais foi a interface, muito fácil de ser usada, até mesmo pelos colaboradores mais velhos e menos ágeis com a tecnologia.

A capacidade de centralizar as informações de todos os ativos, assim como a de permitir fazer pedidos de manutenção e marcar os trabalhos como concluídos na própria plataforma — tudo a partir de um computador ou de um celular —, muito rapidamente começaram a tornar a operação mais eficiente, em um contexto em que estes atributos se mostravam particularmente úteis: o pico da pandemia de COVID-19.

Poder acompanhar os chamados de manutenção à distância e ter o apoio de procedimentos digitais fez toda a diferença nestas circunstâncias, especialmente com o apoio das etiquetas NFC instaladas nos ativos. Este início de parceria, que poderia ter sido atribulado, acabou comprovando o lado prático e funcional da Infraspeak, assim como o controle e a visão abrangente que oferece sobre a operação.

Cumprindo todas as regras de segurança, um especialista da Infraspeak formou e acompanhou de perto os usuários da plataforma, que aos poucos foram sentindo as muitas vantagens desta solução em relação aos antigos procedimentos. Agora, todos têm mais autonomia e, simultaneamente, há maior controle e transparência, com uma excelente articulação entre as diferentes instalações e a gestão central, como por exemplo entre a Câmara e as Juntas de Freguesia.

A organização sistemática e categorizada das informações, assim como a transformação automática de importantes KPIs em relatórios consistentes, permite agora que os orçamentos e as verbas sejam negociados de forma mais fundamentada, fazendo baixar os custos e aumentar a produtividade. Estes benefícios, experimentados primeiramente ao nível da manutenção, já começaram a ser usufruídos por outras áreas e divisões municipais onde a flexibilidade e a abrangência da Infraspeak também estão a ser exploradas, em especial na gestão dos edifícios desportivos, dos eventos e das habitações sociais.