Cómo el Ayuntamiento de Matosinhos ha mejorado la gestión del mantenimiento de miles de activos

Sobre el Ayuntamiento de Matosinhos

Como parte de la Región Metropolitana de Oporto, el municipio de Matosinhos alberga alrededor de 170.000 habitantes y cuenta con unos 2500 empleados. Como municipio de gran dimensión, gestiona a diario un amplio conjunto de edificios y equipos, desde escuelas a teatros, instalaciones deportivas y viviendas sociales.

Por ello, la operación de mantenimiento del Ayuntamiento de Matosinhos es bastante pesada y compleja, un reto aún más exigente por el hecho de ser una organización pública sometida a constante escrutinio.

Los retos

La edad avanzada y el bajo nivel de escolaridad de los operarios

• La nueva solución tenía que ser sencilla e intuitiva.

• El nuevo socio debía formar y supervisar a los usuarios de forma estrecha y constante.

La gran cantidad de activos

• Era urgente reducir la burocracia en la resolución de problemas y aumentar la eficiencia.

• La nueva solución tenía que hacer más eficaz y rápida la comunicación entre todos los implicados.

La necesidad de obtener más datos 

• Los flujos de trabajo, basados en tablas de Excel impresas en papel, eran tan intrincados que parte de la información se perdía.

• La falta de control sobre KPI cruciales ponía en peligro la transparencia y la inversión en una mejor gestión.

Centralizar, simplificar, controlar.

Gestionar tantos edificios y equipos, con innumerables personas implicadas pero no siempre con el número necesario de técnicos y recursos, agotaba a Pedro Machado, Jefe de la División de Edificios Municipales y responsable de la gestión del mantenimiento en el municipio, que sentía a sus equipos desmotivados y cansados a partes iguales.

Tras un intento infructuoso de implantar un sistema interno, el Ayuntamiento de Matosinhos quiso saber más sobre el potencial y las capacidades de Infraspeak y acabó rindiéndose a esta plataforma inteligente, sobre todo porque tiene una interfaz fácil de usar, incluso para los empleados más mayores y menos expertos en tecnología.

La capacidad de centralizar la información sobre todos los activos, así como la posibilidad de realizar solicitudes de mantenimiento e informar de los trabajos realizados en la propia plataforma —todo ello desde un ordenador o un teléfono móvil— pronto empezaron a aumentar la eficiencia de la operación, en un contexto en el que estas características resultaban especialmente útiles: el punto alto de la pandemia de COVID-19.

Poder supervisar las órdenes de trabajo a distancia y contar con el apoyo de procedimientos digitales marcó la diferencia en estas circunstancias, especialmente con el apoyo de las etiquetas NFC instaladas en los activos. Este inicio de colaboración, que podría haber sido accidentado, terminó demostrando el lado práctico y funcional de Infraspeak, así como el control y la visión global que ofrece sobre la operación.

Respetando todas las normas de seguridad, un especialista de Infraspeak formó y supervisó de cerca a los usuarios de la plataforma, que poco a poco se dieron cuenta de las numerosas ventajas de esta solución frente a los antiguos procedimientos. Ahora, todos tienen más autonomía y, al mismo tiempo, existe un mayor control y transparencia, con una excelente coordinación entre las distintas instalaciones y la gestión central, como entre el Ayuntamiento y las freguesias[1].

La organización sistemática y categorizada de la información, así como la transformación automática de KPI importantes en informes consistentes, permite ahora negociar presupuestos y asignaciones de forma más informada, reduciendo costes y aumentando la productividad. Estos beneficios, experimentados por primera vez en mantenimiento, ya han empezado a disfrutarse en otras áreas y divisiones municipales donde también se aprovechan la flexibilidad y el alcance de Infraspeak, concretamente en la gestión de edificios deportivos, eventos y viviendas sociales.

[1] Debido a que la organización territorial de Portugal es distinta a la de España, mantendremos el término freguesia en itálico para designar lo que en España se conoce como parroquia, junta vecinal, pedanía, entre otros términos, según qué región.