Como a Câmara de Matosinhos aperfeiçoou a gestão de manutenção de milhares de ativos

Sobre a Câmara Municipal de Matosinhos

Fazendo parte da Região Metropolitana do Porto, o concelho de Matosinhos acolhe cerca de 170.000 habitantes e regista no seu quadro de pessoal cerca de 2500 colaboradores. Enquanto município de grande dimensão, gere diariamente um vasto conjunto de edifícios e equipamentos, desde escolas a teatros, passando por instalações desportivas e habitações sociais. 

Daí que a operação de manutenção da Câmara Municipal de Matosinhos seja bastante pesada e complexa — um desafio ainda mais exigente por se tratar de um organismo público, sob escrutínio permanente.

Os desafios

A idade avançada e a baixa escolaridade dos operacionais

• A nova solução tinha de ser simples e intuitiva.

• O novo parceiro precisava de formar e acompanhar os utilizadores de forma próxima e constante.

A grande quantidade de ativos

• Era urgente reduzir a burocracia na resolução dos problemas e aumentar a eficiência.

• A nova solução tinha de tornar mais eficaz e célere a comunicação entre todos os envolvidos.

A necessidade de obter mais dados 

• Os fluxos de trabalho, baseados em tabelas de Excel impressas em papel, eram tão intrincados, que parte da informação ficava perdida.

• A falta de controlo sobre KPI cruciais comprometia a transparência e o investimento em manutenção.

Centralizar, simplificar, controlar.

A gestão de tantos edifícios e equipamentos, com inúmeras pessoas envolvidas mas nem sempre sempre com a quantidade de técnicos e recursos necessários, estava a deixar exausto Pedro Machado, Chefe de Divisão de Edifícios Municipais e responsável pela gestão de manutenção na autarquia, que sentia as suas equipas desmotivadas e igualmente cansadas.

Após a tentativa frustrada de implementar um sistema  interno, a Câmara Municipal de Matosinhos quis conhecer melhor as potencialidades e as capacidades da Infraspeak e acabou por se render a esta plataforma inteligente, sobretudo por apresentar uma interface fácil de usar, até pelos colaboradores mais velhos e menos ágeis com a tecnologia.

A capacidade de centralizar a informação de todos os ativos, bem como a de permitir fazer pedidos de manutenção e dar os trabalhos como concluídos na própria plataforma — tudo a partir de um computador ou de um telemóvel —, depressa começaram a conferir eficiência à operação, num contexto em que estes atributos se mostravam particularmente úteis: o pico da pandemia de COVID-19.

Poder acompanhar as ordens de trabalho à distância e ter o apoio de procedimentos digitais fez toda a diferença nestas circunstâncias, nomeadamente com o apoio das etiquetas NFC instaladas nos ativos. Este início de parceria, que poderia ter sido atribulado, acabou por comprovar o lado prático e funcional da Infraspeak, bem como o controlo e a visão abrangente que oferece sobre a operação.

Cumprindo todas as regras de segurança, um especialista da Infraspeak formou e acompanhou de perto os utilizadores da plataforma, que aos poucos foram sentindo as muitas vantagens desta solução face aos antigos procedimentos. Agora, todos têm mais autonomia e, simultaneamente, há maior controlo e transparência, com uma excelente articulação entre as diferentes instalações e a gestão central, como por exemplo entre a Câmara e as Juntas de Freguesia.

A organização sistemática e categorizada da informação, bem como a transformação automática de importantes KPI em relatórios consistentes, permite agora que os orçamentos e as verbas sejam negociados de forma mais fundamentada, fazendo baixar os custos e aumentar a produtividade. Estes benefícios, experimentados primeiramente ao nível da manutenção, já começaram a ser usufruídos por outras áreas e divisões municipais onde a flexibilidade e a abrangência da Infraspeak também estão a ser exploradas, nomeadamente na gestão dos edifícios desportivos, dos eventos e das habitações sociais.