Cómo Orion ha uniformizado sus procesos con Infraspeak y ha logrado un 94% de cumplimiento

Acerca de Orion

Fundada en 1996 y con sede en Brasilia, Orion es una empresa líder en el sector de la gestión de edificios. Cuenta con más de 2.000 empleados y ofrece una amplia gama de servicios de ingeniería de base tecnológica en mantenimiento de infraestructuras, instalación, operacionalización y consultoría. Su principal foco es el mantenimiento preventivo y correctivo de los diferentes sistemas que componen los edificios, como sistemas eléctricos, climatización, redes de agua, telecomunicaciones, CCTV y eficiencia energética, entre otros.

Orion opera en todo Brasil para responder a los desafíos de una amplia y diversa cartera de clientes. Cuenta con las certificaciones ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, y ha recibido importantes distinciones, como el Premio Top of Mind a la Calidad y el Premio Nacional de Innovación.

Los retos

Falta de uniformización

• Cada contrato seguía un modelo de plan de mantenimiento diferente.

  La falta de estandarización de los procesos dificultaba no sólo el control, sino también la adaptación de los nuevos empleados.

Comunicación deficiente

• La falta de un sistema centralizado que recogiera toda la información de forma completa y actualizada dificultaba la comunicación entre los implicados.

Cumplimiento de los SLA por debajo de lo esperado

• La complejidad operativa de los clientes de Orion obliga a establecer acuerdos de nivel de servicio muy exigentes, pero la falta de una solución que fomentara la eficiencia ponía en peligro su cumplimiento.

Cómo Orion ha uniformizado sus procesos con Infraspeak y ha logrado un 94% de cumplimiento

Tras identificar los retos y consultar al mercado, Orion acabó decantándose por Infraspeak. Además de la sencillez de la interfaz y la facilidad de uso, Orion comprendió el potencial de la plataforma para uniformizar procesos, centralizar información, comunicarse con empleados y clientes y agilizar toda la operación.

Quince días fue el tiempo necesario para la implementación, periodo dedicado en gran parte al proceso de registro de activos. Durante esta fase, se impartió formación a los empleados que utilizarían Infraspeak, para que el cambio se produjera sin complicaciones. Uno de los aspectos que ayudó a romper las resistencias iniciales fue la capacidad de la plataforma para hacer visible el volumen de trabajo de cada persona, permitiendo un mayor e inmediato reconocimiento de sus esfuerzos.

Otro cambio muy positivo se produjo en términos de colaboración entre Orion y sus clientes. Ahora los clientes tienen acceso a un canal de comunicación eficaz y pueden notificar fácilmente una avería, por ejemplo, creando automáticamente una orden de trabajo y compartiendo toda la información necesaria para resolverla. Como resultado, la calidad de la prestación de servicios de Orion ha aumentado, con un índice de cumplimiento de los SLA que llega al 94% y una reducción significativa del número de reclamaciones.

Como plataforma inteligente, Infraspeak permite el uso de etiquetas NFC en todos los equipos, lo que permite a los técnicos consultar toda la información sobre el activo en sus teléfonos móviles desde cualquier lugar. Los profesionales de Orion pueden ahora realizar su trabajo sin contratiempos y con mayor seguridad, registrando su trabajo con fotos y otros detalles relevantes. En cuanto a la gestión, el trabajo también se ha aligerado, ya que ahora es posible supervisar la actividad de cada técnico a distancia y en tiempo real. Y el hecho de que los procedimientos sigan ahora una norma, independientemente del cliente, ha simplificado aún más la supervisión.

Por otro lado, la capacidad de personalización de Infraspeak permitió integrar la funcionalidad de geolocalización, para que Orion pudiera saber cuánto combustible se gastaba en cada trayecto. También en lo que respecta a la gestión del tiempo y la eficiencia, la empresa introdujo en la plataforma los KPI pertinentes y, basándose en estos datos, definió SLA específicos para situaciones de emergencia, que tienen en cuenta el tiempo que necesita el equipo para desplazarse.

En un futuro próximo, Orion quiere explotar aún más la plataforma, sobre todo para hacer que los edificios sean más eficientes y sostenibles. El uso de Infraspeak para controlar el consumo de agua y energía en tiempo real, así como para registrar los residuos y el reciclaje, son otros puntos que pronto se incluirán en esta constelación inteligente.