Celtic Manor Resort: un proceso de digitalización de 5 estrellas

Acerca de Celtic Manor Resort

Situado en el sur de Gales, el Celtic Manor Resort forma parte del grupo hotelero Celtic Collection, compuesto por nueve lujosas infraestructuras de ocio y negocios en el Reino Unido.

Ubicado en un imponente edificio que fue una mansión victoriana y un hospital de maternidad, el Celtic Manor Resort es un complejo turístico de cinco estrellas con 330 habitaciones, tres campos de golf y dos de golf de aventura, un spa, cinco restaurantes, 31 salones para eventos y el circuito de aventura Forest Jump.

El complejo abrió sus puertas en 1999 y ha acogido grandes eventos como el Open de Gales de golf y la Cumbre de la OTAN de 2014.

Los retos

La gran dimensión del complejo

• Las distintas instalaciones del complejo ocupan más de 800 hectáreas.

• La lista de activos que hay que gestionar supera los cuatro mil.

El gran número de proveedores

• El complejo recurre a la subcontratación como forma de impulsar la economía local, lo que añade complejidad a la operación de mantenimiento, sobre todo en el aspecto preventivo.

• El contacto con el gran número de socios externos se realizaba a través de métodos tradicionales, como el teléfono y el correo electrónico, lo que hacía que los procesos fueran lentos y propensos a fallos, especialmente aquellos relacionados con la facturación.

Software de apoyo insuficiente

• El software utilizado, además de ser poco intuitivo, sólo daba soporte al mantenimiento correctivo y no era capaz de centralizar todos los activos.

• El sistema existente seguía basándose en hojas de Excel y listas de activos en papel, lo que no era una práctica sostenible desde el punto de vista medioambiental.

• La información no estaba organizada ni era accesible para todos los implicados: había que protegerla, digitalizarla y hacerla accesible para aumentar la eficacia de la operación.

Inteligencia servida en bandeja, tanto para los huéspedes como para el personal.

La misión principal del Celtic Manor Resort es proporcionar a sus huéspedes una excelente estancia, lo que sólo es posible con un equipo bien afinado, sobre todo en lo que se refiere al mantenimiento. Sin embargo, la operación estaba mostrando ineficiencias. Celtic Manor Resort buscaba una solución y acabó eligiendo a Infraspeak. A pesar de algunos contratiempos iniciales, debidos a cambios de personal en ambos equipos, Infraspeak no tardó en ponerse en marcha y facilitar el trabajo de los gestores y técnicos del resort.

Como plataforma inteligente de mantenimiento, Infraspeak ha permitido a Celtic Manor digitalizar y centralizar completamente su lista de activos y la documentación de proveedores, reduciendo drásticamente el uso de papel. Además de un acceso rápido a la información -disponible en ordenador, móvil o tableta-, las herramientas de comunicación que proporciona la plataforma han hecho que los técnicos ya no tengan que ir al lugar equivocado o no dispongan de la información que necesitan, ya que ahora tienen todas las instrucciones y documentos en la propia aplicación.

Estos aumentos de productividad y eficiencia, así como la recopilación de datos sobre los activos, están ayudando a reducir la huella de carbono del complejo hotelero. Un ejemplo es la medición de la temperatura de las habitaciones, que permite gestionar mejor su calefacción y refrigeración y ahorrar energía.

Con Infraspeak, tanto la alta dirección como la gestión de nivel intermedio han ganado control sobre las actividades de mantenimiento. Como señaló Andy Kitson, electricista jefe, ahora es más fácil mostrar a sus superiores cómo avanzan las situaciones y saber quién hace qué. La planificación del trabajo y la gestión de los recursos humanos también se han simplificado gracias a aplicaciones como Planner y Calendar. El trabajo del equipo de mantenimiento es ahora más visible y los técnicos se sienten reconocidos y valorados.

La gestión de adquisiciones y las relaciones con los proveedores de servicios también se han vuelto más fluidas, basadas en la confianza y la transparencia. El trabajo es ahora colaborativo, con la participación de todas las partes interesadas, una mejor comunicación y sin riesgo de pérdida de datos. Esto se traduce en una gestión más eficaz de los proveedores, lo que conlleva mejoras en el mantenimiento preventivo y el cumplimiento. En este punto, la capacidad de Infraspeak para integrarse directamente con la norma británica SFG20, que certifica la seguridad y calidad del mantenimiento, y con aplicaciones nativas como Gatekeeper, supone una ventaja significativa.

Al ofrecer funciones completas y avanzadas como la gestión de las órdenes de trabajo y su historial, el seguimiento del tiempo asignado y la posibilidad de insertar y consultar imágenes, Infraspeak ha permitido mejorar tanto el mantenimiento preventivo como el correctivo en el Celtic Manor Resort, lo que se refleja en la satisfacción de los huéspedes, que experimentan estancias aún más extraordinarias.