Como o Caps Group usou uma abordagem centrada nas pessoas para transformar a sua operação

Sobre o Caps Group

O Caps Group é um líder de mercado no setor de soluções de mobiliário, instalação e fit-out para retalho e hotelaria, operando em 75 países. Além de uma extensa rede de fornecedores, o grupo possui uma fábrica de produção na Polónia e trabalha com marcas como Claire’s, Le Creuset e Harley Davidson.

Em 2016, expandiu os seus serviços para a área de manutenção, procurando a digitalização como suporte para essa nova vertente do negócio.

Os desafios

A necessidade de uma solução robusta e adaptável

Com uma operação em expansão, o Caps Group necessitava de uma solução digital para gerir de forma eficiente a sua rede de manutenção e fornecedores. O ERP SAP, que utilizavam como CMMS improvisado, não conseguia oferecer as funcionalidades específicas necessárias para a gestão de manutenção, sendo mais adequado para tarefas financeiras.

Relatórios deficientes e dados em tempo real

A falta de relatórios adequados e a escassez de dados em tempo real criavam desafios adicionais, dificultando uma operação ágil e a visibilidade sobre o estado das operações. A necessidade de uma solução dedicada tornou-se evidente.

Colaboração e uma abordagem centrada nas pessoas.

Após uma análise de mercado, o Caps Group escolheu a Infraspeak para transformar a sua operação de manutenção. A plataforma destacou-se pela sua flexibilidade e pela capacidade de integrar diferentes módulos, oferecendo soluções centradas nas pessoas.

A implementação trouxe uma melhoria imediata nos fluxos de trabalho com dados centralizados em tempo real, eliminando ineficiências causadas pelo sistema anterior. A plataforma facilitou ainda a gestão de uma vasta rede de fornecedores através da Infraspeak Network™, conectando todos os envolvidos num espaço de trabalho partilhado.

Além disso, Infraspeak contribuiu para a melhoria da cultura interna da empresa, garantindo que as equipas de manutenção tivessem acesso fácil e rápido à informação, apoiadas por um sistema de suporte eficiente. A abordagem colaborativa no processo de integração da plataforma resultou numa maior satisfação e produtividade, reduzindo o esforço desnecessário.

Finalmente, a introdução da Infraspeak Network™ foi fundamental para aumentar a eficiência da gestão de fornecedores, com 50% da rede já a adotar o sistema. A partilha de dados em tempo real tornou a comunicação mais ágil e eliminou margens de erro, sendo uma verdadeira vitória para todas as partes envolvidas.

Com a Infraspeak já integrada na operação, o próximo passo será expandir o uso da plataforma para incluir novos fornecedores, maximizando a eficiência na gestão de todas as suas operações a nível global. A equipa também está a explorar integrações com ferramentas avançadas de análise de dados, como o Power BI, para gerar insights ainda mais profundos e ajudar a optimizar os processos de tomada de decisão.

O grupo planeia continuar a reforçar a sua cultura centrada nas pessoas, investindo em formação contínua para garantir que todos os membros da equipa estão totalmente preparados para tirar o máximo proveito da plataforma. A parceria com a Infraspeak também abrirá caminho para novas funcionalidades, como a autenticação de dois fatores, reforçando a segurança e fiabilidade do sistema.