Porque é que o software de FM ainda obriga a equipa a copiar folhas de trabalho

O trabalho manual é o problema mais comum no facility management. Nove em cada dez equipas de FM (90,5%) referem-no, segundo o relatório O Estado das Operações de FM 2027: As Falhas do FM, e não desaparece quando chega o software: 59,9% das equipas que já usam um CMMS ou CAFM dizem que continuam a fazer trabalho manual. Em Portugal, a proporção é um pouco mais baixa (87,9%), mas o trabalho manual continua a ser o principal problema.

O relatório chama-lhe falha administrativa: o trabalho manual (voltar a introduzir dados, insistir, conciliar) que impede as equipas de FM de usar a automação e deixa os seus dados incompletos. Consome o tempo que devia ir para a prevenção, o planeamento e as pessoas. Veja de onde vem, quanto custa e o que automatizar primeiro.

O que é a falha administrativa no facility management?

A falha administrativa é o trabalho manual que as equipas fazem à volta dos seus sistemas, como voltar a introduzir dados, insistir e conciliar, em vez do trabalho para que esses sistemas foram criados. É uma das três falhas que o relatório identifica nas operações de FM, a par da falha de ligação e da falha de visibilidade.

Os números vêm de conversas com 1071 equipas de FM entre setembro de 2025 e setembro de 2026, mais de 210 delas em Portugal:

Há números que só existem no total: entre as equipas que já usam um CMMS ou CAFM, 59,9% dizem que a solução atual as obriga a fazer trabalho manual, e 94,6% de todas as equipas apontam pelo menos um destes problemas: trabalho manual, sistemas fragmentados ou falta de visibilidade.

O trabalho manual é o problema que alimenta os outros. A informação está espalhada por cinco sítios, alguém tem de a copiar à mão, o relatório do fim do mês sai atrasado e ninguém confia muito nele.

Porque é que o trabalho manual sobrevive ao software?

Porque a maioria do software de FM regista apenas parte do trabalho, e o resto continua em papel, ao telefone e na caixa de entrada de alguém. A principal queixa sobre a solução atual é o trabalho manual à volta dela (21,6%). As equipas contaram-nos como isso se vê:

• Uma organização usa um CMMS empresarial conhecido. Os técnicos continuam a receber ordens de trabalho impressas, preenchem-nas à mão, e alguém volta a introduzi-las no sistema mais tarde.

• Numa fábrica, os operadores das máquinas não têm licença para o ERP onde está a manutenção. Por isso, as avarias são comunicadas em papel, por telefone e por WhatsApp, passando ao lado do sistema criado para as registar.

• Num local com dezenas de sensores IoT, continua a haver alguém a verificar cada alerta à mão antes de ser criada uma ordem de trabalho.

Em todos os casos, o software está lá. O trabalho à volta dele continua manual. Em Portugal, o sistema que muitas equipas usam nem é de FM: 30,2% gerem a manutenção num ERP ou num sistema de contabilidade, o valor mais alto de todos os mercados (20,4% no total).

Quanto custa a falha administrativa a uma equipa de FM?

Primeiro, tempo, e depois tudo aquilo para que esse tempo servia. Um prestador de serviços de manutenção contou-nos que cada um dos seus gestores gasta quatro a seis horas por dia a passar para Excel as folhas de trabalho em papel. Num prestador de serviços de limpeza em Portugal, um único cliente envia 10 a 15 e-mails de incidentes por dia, e os supervisores do turno da noite têm de tratar cada um à mão, o que atrasa a resposta.

Esse tempo tem de vir de algum lado, e costuma vir da prevenção. Quando o dia se vai em voltar a introduzir dados e a insistir, não sobra espaço para planear com antecedência, e as equipas reparam o que já avariou. O relatório chama a isto FM Reactive Loop: o ciclo que se alimenta a si próprio e mantém as equipas de FM a apagar fogos. Reduzir o trabalho administrativo com automação é um de quatro passos para o quebrar, a par de ligar a cadeia, usar os dados para antecipar e alinhar equipas e fornecedores em torno de prioridades comuns.

Como se vê a falha administrativa em Portugal?

Com o FM a viver num sistema que não foi feito para ele. As equipas portuguesas dependem menos do Excel do que as de qualquer outro mercado (44,4%, face a 56,3%), e menos dizem que a solução atual as obriga a fazer trabalho manual (71,7%, face a 79,6%). Ainda assim, o trabalho manual continua a ser o principal problema (87,9%).

Uma empresa de abastecimento de água explicou que cada ordem de trabalho corretiva tem de ser criada duas vezes, em dois sistemas diferentes, só para conseguir acompanhar os custos. Noutro caso, uma empresa de FM tem mais de 22 000 registos de ativos no ERP, mas a equipa no terreno não lhe consegue aceder, por isso a localização dos equipamentos é atualizada por telefone e os custos acabam imputados aos projetos errados.

Noutros mercados, o problema muda de forma: em Espanha, 95,5% referem o trabalho manual como problema; no Brasil, 91,0%; no Reino Unido, 86,1%; e em França, 80,0% dizem que a solução atual as obriga a fazer trabalho manual.

Porque é que as ferramentas novas tantas vezes dão mais trabalho em vez de o tirar?

Porque muitas acrescentam algo para verificar em vez de tirar algo da lista. O relatório é direto: muitas ferramentas novas prometeram poupar tempo e acabaram por criar mais trabalho, com mais dashboards para consultar, mais alertas para despachar e mais ecrãs onde iniciar sessão.

Isto pesa mais com a chegada da IA. No State of FM Operations Report 2026 da Infraspeak, 67% dos profissionais de FM disseram que a IA e a automação vão transformar o setor nos próximos cinco anos. A falha administrativa fecha-se quando a tecnologia tira trabalho às pessoas.

O que devem as equipas de FM automatizar primeiro?

Comece pelas tarefas aborrecidas que lhe ocupam o dia: organizar os pedidos que chegam, detetar duplicados, registar as datas de validade dos documentos, planear horários e rotas. É aqui que os agentes de IA ganham o seu lugar no FM: fazem bem este tipo de trabalho repetitivo, com as pessoas a aprovar o que importa.

Deixe as decisões com as pessoas: o que é urgente, o que justifica o gasto, em que fornecedor confiar. Na prática, são três passos:

1. Registe o trabalho uma única vez, na origem. Os técnicos registam as intervenções à medida que as fazem e os pedidos chegam por um único canal. Em Portugal, isso quer dizer tirar o FM do sistema financeiro e pô-lo nas mãos dos técnicos e fornecedores que fazem o trabalho, para que os mesmos dados alimentem relatórios, faturas e planos sem que ninguém tenha de os voltar a introduzir. Se as ordens de trabalho são onde a sua equipa mais repete dados, comece por como dominar a gestão de ordens de trabalho, e veja também como reduzir os erros humanos na manutenção.

2. Automatize o trabalho administrativo. Deixe a tecnologia tratar do encaminhamento, da triagem, do agendamento e dos follow-ups. Um bom cronograma de manutenção preventiva é um candidato natural, tal como as datas de documentos e certificados por trás da conformidade na manutenção preventiva.

3. Mantenha as decisões com as pessoas. Prioridades, trade-offs e relações ficam com a sua equipa. Inclua um passo de aprovação sempre que uma decisão importar. Para uma visão mais ampla, leia o que é a automatização no facility management e na manutenção.

Como a Infraspeak ajuda a fechar a falha administrativa

A Infraspeak é uma plataforma colaborativa de FM, com IA agêntica que mantém as pessoas no controlo. Veja como isso se aplica à falha administrativa.

• A tecnologia deve tirar trabalho e deixar o critério com as pessoas. O Infraspeak Gear AI trata do trabalho administrativo do início ao fim e funciona com os dados que já estão na plataforma, sem precisar de sensores para começar. Cada fluxo de trabalho pode incluir um passo de aprovação humana, e é quem faz o trabalho que define as regras. O Gear faz o trabalho. Quem decide é você.

• Os resultados notam-se nas horas. As sugestões do Gear AI são aceites 75% das vezes, e as automações do Gear AI poupam às equipas até oito horas por semana em trabalho administrativo.

• O FM deve funcionar como um sistema ligado. Com a Infraspeak Network, os fornecedores trabalham dentro da mesma operação que as equipas a quem prestam serviço, e o trabalho é registado uma só vez, no mesmo registo.

Leia o relatório completo

A falha administrativa é uma de três. O Estado das Operações de FM 2027: As Falhas do FM traz também a falha de ligação e a falha de visibilidade, os retratos do Brasil, Espanha, Reino Unido e França e cinco passos para 2027. Para Portugal, vá direto ao capítulo “A falha em Portugal: medição”.

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