Nueve de cada diez equipos de FM citan el trabajo manual como problema, y el software no lo resolvió. En España son el 95,5%. Qué automatizar primero.
Es hora de romper el ciclo reactivo. Cómo Convertirse en un FM Estratégico te muestra cómo.
Saber másEl trabajo manual es el problema más común en el facility management. Nueve de cada diez equipos de FM (90,5%) lo mencionan, según el informe El Estado de las Operaciones de FM 2027: Las Brechas del FM, y no desaparece cuando llega el software: el 59,9% de los equipos que ya usan un GMAO o un CAFM dicen que siguen haciendo trabajo manual. En España, donde golpea más fuerte, lo menciona el 95,5%.
El informe lo llama brecha administrativa: el trabajo manual (volver a teclear, perseguir, conciliar) que impide a los equipos de FM aprovechar la automatización y deja sus datos incompletos. Se come el tiempo que debería ir a la prevención, la planificación y las personas. Te contamos de dónde viene, cuánto cuesta y qué automatizar primero.
La brecha administrativa es el trabajo manual que los equipos hacen alrededor de sus sistemas, como volver a teclear, perseguir y conciliar, en lugar del trabajo para el que esos sistemas se crearon. Es una de las tres brechas que el informe encuentra en las operaciones de FM, junto a la brecha de conexión y la brecha de visibilidad.
Los datos salen de conversaciones con 1071 equipos de FM entre septiembre de 2025 y septiembre de 2026, más de 180 de ellos en España:
Indicador | España | Total |
|---|---|---|
Mencionan los procesos manuales como problema | 95,5% | 90,5% |
Mencionan los sistemas fragmentados como problema | 77,3% | 70,1% |
Mencionan el coste y las limitaciones de presupuesto | 45,5% | 36,1% |
Usan dos o más herramientas | 71,0% | 57,2% |
Usan papel | 35,0% | 24,6% |
Hay cifras que solo existen en el conjunto: entre los equipos que ya usan un GMAO o un CAFM, el 59,9% dice que su configuración actual les obliga a hacer trabajo manual, y el 94,6% de todos los equipos menciona al menos uno de estos problemas: trabajo manual, sistemas fragmentados o poca visibilidad.
El trabajo manual es el problema que alimenta a los demás. La información vive en cinco sitios, así que alguien la copia a mano, así que el informe de final de mes llega tarde y nadie se fía del todo.
Porque la mayoría del software de FM registra solo una parte del trabajo, y el resto sigue en papel, por teléfono y en la bandeja de entrada de alguien. La principal queja sobre su configuración actual es el trabajo manual que la rodea (21,6%). Los equipos nos contaron cómo es eso:
Una organización usa un GMAO empresarial muy conocido. El personal técnico sigue recibiendo órdenes de trabajo impresas, las rellena a mano y alguien las vuelve a introducir después.
En una empresa industrial, el personal que maneja las máquinas no tiene licencia del ERP donde vive el mantenimiento. Así que las averías se comunican en papel, por teléfono y por WhatsApp, saltándose el sistema creado para registrarlas.
En una instalación con decenas de sensores IoT, alguien sigue revisando cada alerta a mano antes de crear una orden de trabajo.
En todos los casos el software está ahí. El trabajo a su alrededor sigue siendo manual. En España, además, el 35,0% de los equipos todavía usa papel y solo el 15,8% usa un GMAO o un CAFM (21,1% en total).
Primero, tiempo, y después todo para lo que servía ese tiempo. Una empresa de servicios de mantenimiento nos contó que cada responsable de su equipo dedica de cuatro a seis horas al día a volver a teclear en Excel los partes de trabajo en papel. En España, una empresa de logística habló de unos 25.000 correos de mantenimiento al año, con cada trabajo repartido entre un GMAO, el correo, una herramienta de aprobación de presupuestos y una plataforma de documentación de proveedores, así que es difícil saber en qué punto está cada uno.
Ese tiempo tiene que salir de algún sitio, y suele salir de la prevención. Cuando el día se va en teclear y perseguir, no queda hueco para planificar con antelación, y el equipo arregla lo que ya se ha roto. El informe lo llama FM Reactive Loop: el ciclo que se perpetúa a sí mismo y mantiene a los equipos de FM apagando fuegos. Reducir las tareas administrativas con automatización es uno de los cuatro pasos para romperlo, junto a conectar la cadena, usar los datos para anticiparse y alinear a equipos y proveedores en torno a prioridades compartidas.
Como unos parches que llegan a su máxima extensión. El 71,0% de los equipos españoles usa dos o más herramientas (57,2% en total), el 77,3% menciona los sistemas fragmentados como problema (70,1% en total) y el 95,5% menciona el trabajo manual.
Una empresa gestiona las incidencias de 75 centros con un equipo de cuatro personas, a base de Excel, correo y teléfono, y persigue el estado de cada trabajo llamando a tiendas y sucursales, porque las llamadas no dejan registro.
El presupuesto agrava el problema: el 45,5% de los equipos españoles menciona el coste y las limitaciones de presupuesto como problema (36,1% en total), así que el informe recomienda empezar por donde más horas manuales se acumulan.
En otros mercados, el problema cambia de forma: en Brasil lo menciona el 91,0%; en Portugal, el 87,9%; en Reino Unido, el 86,1%; y en Francia, el 80,0% dice que su configuración actual les obliga a hacer trabajo manual.
Porque muchas añaden algo que revisar en lugar de quitar algo de la lista. El informe lo dice sin rodeos: muchas herramientas nuevas han prometido ahorrar tiempo y han acabado añadiendo trabajo, con más paneles que revisar, más alertas que despejar y más pantallas en las que iniciar sesión.
Esto pesa más con la llegada de la IA. En el State of FM Operations Report 2026 de Infraspeak, el 67% de los profesionales de FM dijo que la IA y la automatización marcarán el futuro del sector en los próximos cinco años, y el 53% dijo que no tiene presupuesto para innovar. En España, donde el 45,5% de los equipos ya señala el presupuesto como problema, cada herramienta nueva tiene que quitar trabajo. La brecha administrativa se cierra cuando la tecnología hace exactamente eso.
Empieza por lo aburrido que se come el día: clasificar las solicitudes entrantes, detectar duplicados, registrar las fechas de caducidad de los documentos, planificar horarios y rutas. Aquí es donde los agentes de IA se ganan su sitio en el FM: hacen bien este tipo de trabajo repetitivo, con personas aprobando lo que importa.
Deja las decisiones en manos de las personas: qué es urgente, en qué merece la pena gastar, de qué proveedor fiarse. En la práctica, son tres pasos:
Registra cada trabajo una sola vez, en origen. El personal técnico registra el trabajo mientras lo hace y las solicitudes entran por un único canal, así nadie vuelve a pasar papel a Excel. Los mismos datos alimentan informes, facturas y planes. Si las órdenes de trabajo son donde más teclea tu equipo, empieza por cómo dominar la gestión de órdenes de trabajo, y mira también cómo reducir los errores humanos en el mantenimiento.
Automatiza las tareas administrativas. Deja que la tecnología se encargue de asignar, clasificar, programar y perseguir. Un buen cronograma de mantenimiento preventivo es un candidato natural, igual que las fechas de documentos y certificados que hay detrás del cumplimiento en el mantenimiento preventivo. Con presupuestos ajustados, empieza donde más horas manuales se acumulan.
Mantén las decisiones en manos de las personas. Prioridades, equilibrios y relaciones se quedan con tu equipo. Añade un paso de aprobación siempre que una decisión importe. Para una visión más amplia, lee cómo se ve la automatización en el FM y el mantenimiento.
Infraspeak es una plataforma colaborativa de FM, impulsada por IA agéntica que mantiene a las personas al mando. Así se aplica a la brecha administrativa.
La tecnología debería quitar trabajo y dejar el criterio en manos de las personas. Infraspeak Gear AI se encarga de las tareas administrativas de principio a fin y funciona con los datos que ya están en la plataforma, sin necesidad de sensores para empezar. Cada flujo de trabajo puede incluir un paso de aprobación humana, y la persona que hace el trabajo fija las reglas. Gear hace el trabajo. Tú tomas las decisiones.
Los resultados se notan en las horas. Las sugerencias de Gear AI se aceptan el 75% de las veces, y las automatizaciones de Gear AI ahorran a los equipos hasta ocho horas semanales en tareas administrativas.
El FM debería funcionar como un único sistema conectado. Con Infraspeak Network, los proveedores trabajan dentro de la misma operación que los equipos a los que dan servicio, y el trabajo se registra una sola vez, en el mismo registro.
La brecha administrativa es una de tres. El Estado de las Operaciones de FM 2027: Las Brechas del FM recoge también la brecha de conexión y la brecha de visibilidad, los datos de Brasil, Portugal, Reino Unido y Francia y cinco pasos para 2027. Para España, ve directo al capítulo «La brecha en España: la fragmentación».
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