90,5% das equipes de facilities citam o trabalho manual como dor. No Brasil são 91,0%, mesmo com mais software. Veja por que e o que automatizar primeiro.
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Agende uma demoO trabalho manual é a dor mais comum na gestão de facilities. Nove em cada dez equipes de facilities (90,5%) o citam, segundo o relatório O Estado das Operações de FM 2027: As Falhas do FM, e ele não desaparece quando o software chega: 59,9% das equipes que já usam um CMMS ou CAFM dizem que ainda fazem trabalho manual. No Brasil, são 91,0%, mesmo com mais software dedicado do que a média.
O relatório chama isso de falha administrativa: o trabalho manual (redigitar, correr atrás, conciliar) que impede as equipes de facilities de usar automação e deixa seus dados incompletos. Ele consome o tempo que deveria ir para prevenção, planejamento e pessoas. Veja de onde ela vem, quanto custa e o que automatizar primeiro.
A falha administrativa é o trabalho manual que as equipes fazem em torno de seus sistemas, como redigitar, correr atrás e conciliar, em vez do trabalho para o qual esses sistemas foram criados. É uma das três falhas que o relatório identifica nas operações de FM, ao lado da falha de conexão e da falha de visibilidade.
Os números vêm de conversas com 1.071 equipes de facilities entre setembro de 2025 e setembro de 2026, mais de 380 delas no Brasil, o maior mercado do relatório:
Indicador | Brasil | Geral |
|---|---|---|
Citam os processos manuais como dor | 91,0% | 90,5% |
Dizem que a estrutura atual as obriga a fazer trabalho manual | 81,6% | 79,6% |
Citam a pouca visibilidade como dor | 80,9% | 73,4% |
Usam um CMMS | 24,3% | 19,0% |
Usam duas ou mais ferramentas | 49,2% | 57,2% |
Alguns números só existem no recorte global: entre as equipes que já usam um CMMS ou CAFM, 59,9% dizem que a estrutura atual as obriga a fazer trabalho manual, e 94,6% de todas as equipes citam ao menos uma destas dores: trabalho manual, sistemas fragmentados ou pouca visibilidade.
O trabalho manual é a dor que alimenta as outras. A informação está espalhada em cinco lugares, então alguém precisa copiar tudo à mão, então o relatório do fim do mês atrasa e ninguém confia muito nele.
Porque a maioria dos softwares de FM captura só parte do trabalho, e o resto continua no papel, no telefone e na caixa de entrada de alguém. A principal reclamação sobre a estrutura atual é o trabalho manual em torno dela (21,6%). As equipes nos contaram como isso aparece:
Uma organização usa um CMMS corporativo conhecido. Mesmo assim, os técnicos recebem ordens de serviço impressas, preenchem tudo à mão, e alguém digita de novo depois.
Em uma fábrica, os operadores de máquina não têm licença para o ERP onde fica a manutenção. Então as quebras são reportadas em papel, por telefone e por WhatsApp, sem nunca passar pelo sistema criado para registrá-las.
Um local com dezenas de sensores IoT ainda depende de alguém para checar cada alerta à mão antes que uma ordem de serviço seja criada.
Nos três casos, o software existe. O trabalho em torno dele continua manual. No Brasil, um quarto das equipes (24,3%) já usa um CMMS, contra 19,0% no geral. Ter o software não bastou: 81,6% ainda dizem que a estrutura atual as obriga a fazer trabalho manual.
Primeiro, tempo, e depois tudo aquilo para que esse tempo existia. Uma prestadora de serviços de manutenção nos contou que cada um dos seus gestores passa de quatro a seis horas por dia redigitando no Excel fichas de serviço em papel. No Brasil, uma operadora logística passa dois dias por mês montando relatórios gerenciais à mão, então os números já estão desatualizados quando alguém os vê.
Esse tempo precisa sair de algum lugar, e costuma sair da prevenção. Quando o dia vai embora em redigitação e cobrança, não sobra espaço para planejar, e a equipe corrige o que já quebrou. O relatório chama isso de FM Reactive Loop: o ciclo que se autoalimenta e mantém as equipes de facilities apagando incêndios. Cortar o administrativo com automação é um dos quatro passos para quebrá-lo, ao lado de conectar a cadeia, usar dados para antecipar e alinhar equipes e fornecedores em torno de prioridades compartilhadas.
Com mais software e menos prova. As equipes brasileiras usam mais software dedicado e lidam com menos ferramentas do que a média (49,2% usam duas ou mais, contra 57,2%), mas 91,0% citam o trabalho manual como dor e 80,9% citam a pouca visibilidade (73,4% no geral).
Uma empresa de engenharia descreveu a rotina da equipe do escritório: baixar os dados enviados do campo, limpar tudo à mão, digitar em planilhas e anexar fotos para montar os relatórios dos clientes, chegando a produzir de 3.000 a 6.000 relatórios em PDF por projeto.
Uma rede de varejo alimentar com 36 lojas recebe por e-mail os relatórios de manutenção preventiva de oito terceirizadas diferentes, uma enxurrada de PDFs que não consegue processar nem acompanhar.
Em outros mercados, o problema muda de forma: na Espanha, 95,5% citam o trabalho manual como dor; em Portugal, 87,9%; no Reino Unido, 86,1%; e na França, 80,0% dizem que a estrutura atual as obriga a fazer trabalho manual.
Porque muitas acrescentam algo para checar em vez de tirar algo da lista. O relatório é direto: muitas ferramentas novas prometeram economizar tempo e acabaram dando mais trabalho, com mais dashboards para checar, mais alertas para dar conta e mais telas para fazer login.
Isso pesa mais com a chegada da IA. No State of FM Operations Report 2026 da Infraspeak, 67% dos profissionais de facilities disseram que a IA e a automação vão moldar o FM nos próximos cinco anos, e 53% disseram não ter orçamento para inovar. Com orçamento tão curto, toda ferramenta nova precisa tirar trabalho da equipe. A falha administrativa se fecha quando a tecnologia faz exatamente isso.
Comece pelas coisas chatas que consomem o dia: fazer a triagem das solicitações que chegam, identificar duplicidades, registrar datas de vencimento de documentos e planejar agendas e rotas. É aqui que os agentes de IA conquistam seu lugar no FM: eles lidam bem com esse tipo de trabalho repetitivo, com pessoas aprovando o que importa.
Deixe as decisões com as pessoas: o que é urgente, o que vale o gasto, em qual fornecedor confiar. Na prática, são três passos:
Registre o trabalho uma única vez, na origem. Os técnicos registram os serviços enquanto os executam e as solicitações chegam por um único canal. Esses mesmos dados alimentam relatórios, faturamento e planos sem que ninguém precise redigitar nada, e é isso que deixa os dados por trás de cada relatório completos e confiáveis. Se os chamados de manutenção são onde sua equipe mais redigita, comece por como dominar a gestão de chamados de manutenção, e veja também como reduzir os erros humanos na manutenção.
Automatize o administrativo. Deixe a tecnologia cuidar do encaminhamento, da triagem, do agendamento e dos follow-ups. Um bom cronograma de manutenção preventiva é um candidato natural, assim como as datas de documentos e certificados por trás da conformidade em manutenção preventiva.
Mantenha as decisões com as pessoas. Prioridades, trade-offs e relacionamentos ficam com a equipe. Inclua uma etapa de aprovação sempre que uma decisão importar. Para uma visão mais ampla, leia como é a automação no FM e na manutenção.
A Infraspeak é uma plataforma colaborativa de gestão de facilities, impulsionada por IA agêntica que mantém as pessoas no controle. Veja como isso se aplica à falha administrativa.
A tecnologia deve tirar trabalho das pessoas e deixar o discernimento com elas. O Infraspeak Gear AI cuida do trabalho administrativo do início ao fim e funciona com os dados que já estão na plataforma, sem precisar de sensores para começar. Todo fluxo de trabalho pode incluir uma etapa de aprovação humana, e quem faz o trabalho define as regras. O Gear faz o trabalho. Você dá as cartas.
Os resultados aparecem nas horas. As sugestões do Gear AI são aceitas 75% das vezes, e as automações do Gear AI economizam até oito horas por semana de trabalho administrativo para as equipes.
O FM deve funcionar como um único sistema conectado. Com a Infraspeak Network, os fornecedores trabalham dentro da mesma operação que as equipes que atendem, e o trabalho é registrado uma vez, no mesmo registro.
A falha administrativa é uma das três. O Estado das Operações de FM 2027: As Falhas do FM também traz a falha de conexão e a falha de visibilidade, os retratos de Portugal, Espanha, Reino Unido e França e cinco passos para 2027. Para o Brasil, vá direto ao capítulo “A falha no Brasil: relatórios”.
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