Saiba tudo sobre o CAFM, incluindo qual o melhor software de facilty management e a diferença entre CAFM, CMMS e IWMS.
Está na hora de quebrar o ciclo reativo. Torne-se um Facility Manager Estratégico mostra-lhe como.
Saber maisGerir um edifício — escritórios, hospital, universidade, hotel ou fábrica —, envolve inúmeras responsabilidades. É necessário monitorizar os espaços que o compõem e manter os equipamentos em bom estado e a funcionar, garantindo que as operações decorrem sem problemas.
Sem um sistema estruturado, essas responsabilidades podem tornar-se avassaladoras. É aqui que entra o facility management assistido por computador, ou CAFM, do inglês Computer-aided Facility Management, que remete para um software especializado.
O software de facility management, ou CAFM, ajuda as empresas a gerirem as suas instalações, os seus ativos e os seus espaços. Um aspeto fundamental deste tipo de software é a sua capacidade de fornecer dados em tempo real.
O CAFM automatiza processos manuais, reduz custos, otimiza a utilização do espaço e favorece a conformidade, além de auxiliar na tomada de decisões. Em suma, é um assistente digital que permite gerir tudo o que está relacionado com as suas infraestruturas.
Compreender as diferenças entre o CAFM e o CMMS ajuda a esclarecer qual plataforma é mais adequada para a sua organização. O nosso guia sobre CAFM e CMMS explica as duas categorias e quando cada uma é apropriada.
A gestão eficaz de espaços está no centro de qualquer solução CAFM. Permite que os facility managers maximizem o espaço disponível, planeiem layouts e aloquem recursos. Num edifício de escritórios, por exemplo, o software permite visualizar taxas de ocupação, utilização de secretárias e reserva de salas. Assim, é possível redefinir a utilização dos espaços conforme as necessidades.
Sabia que uma gestão eficaz dos espaços pode levar a uma redução de custos até 30%? De notar que os custos com imóveis são, frequentemente, a segunda maior despesa das empresas.
Um estudo sobre as melhores práticas de gestão de espaços mostrou que a IBM alcançou uma redução de 20% nos custos com imóveis ao utilizar ferramentas CAFM. (Fonte: WorkX)
Quando falamos em ativos, falamos de um conjunto abrangente de itens, desde os sistemas de climatização (AVAC) a mobiliário de escritório e elevadores. O sistema cria uma base de dados central para todos os ativos, atribuindo a cada um deles, um identificador único.
Com o software CAFM, é fácil monitorizar e rastrear o estado dos ativos, podendo os profissionais de manutenção associar a cada equipamento uma série de informações e detalhes úteis.
🔎 À procura da melhor solução para gerir os seus ativos? Descubra os 10 melhores softwares de gestão de ativos.
Falhar prazos de manutenção pode levar a reparações dispendiosas e a períodos de downtime não planeados. O software CAFM evita estas situações ao oferecer funcionalidades de calendarização e monitorização. Pode definir lembretes automatizados para inspeções, reparações e manutenção de rotina, assegurando que os equipamentos funcionam sem problemas e se mantêm em bom estado.
A gestão de contratos pode ser complexa para empresas com múltiplos edifícios ou instalações. Os sistemas CAFM, como a Infraspeak, disponibilizam funcionalidades específicas que simplificam este processo. Monitorizam contratos de arrendamento, aluguer e de leasing, alertam para as datas finais dos mesmos e garantem a conformidade.
Em contraponto com os processos manuais, os sistemas CAFM fornecem análises e relatórios em tempo real, num formato claro e fácil de ler. Reúnem dados de várias fontes num só local e transformam-nos em relatórios simples.
Um gestor que supervisiona vários edifícios precisa de monitorizar, por exemplo, o consumo de energia, os custos de manutenção e o desempenho dos equipamentos. Em vez de recolher dados manualmente, o sistema CAFM obtém automaticamente essas informações em tempo real, a partir de contadores, registos e sistemas de monitorização.
Embora o CAFM seja o software dedicado ao facility management, é frequentemente confundido com o CMMS — sigla inglesa para sistema computadorizado de gestão de manutenção —, e o IWMS, de Integrated Workplace Management System ou sistema integrado de gestão do local de trabalho.
Apresentamos-lhe as diferenças entre os três sistemas:
CAFM (Gestão de Instalações Assistida por Computador)
Foco: Espaço físico e operações administrativas diárias.
Objetivos: Otimizar a utilização de áreas, rastrear ativos e melhorar o planejamento e previsão das instalações.
Ideal para: Escritórios corporativos, hospitais e instituições de ensino.
CMMS (Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado)
Foco: Manutenção técnica e integridade dos equipamentos.
Objetivos: Agilizar fluxos de trabalho de manutenção, reduzir paradas (downtime) e estender a vida útil dos ativos.
Ideal para: Indústrias, serviços públicos (utilities) e hotelaria.
IWMS (Sistema Integrado de Gestão do Ambiente de Trabalho)
Foco: Gestão estratégica imobiliária e visão holística do workplace.
Objetivos: Integrar gestão de aluguéis, sustentabilidade e projetos de capital em uma plataforma única.
Ideal para: Grandes corporações e organizações com múltiplas unidades.
O CAFM é uma excelente escolha se a sua prioridade for a otimização de espaços e ativos. Por outro lado, o CMMS é a solução ideal se a sua preocupação for a manutenção e os equipamentos. Já se procura uma solução completa que inclua a gestão de contratos de arrendamento e a monitorização dos imóveis, o IWMS é a melhor opção.
Agora que conhece as diferenças entre CAFM, CMMS e IWMS, consulte os nossos guias sobre IWMS e sobre CAFM e CMMS.
Pense nos maiores desafios que se apresentam aos profissionais de facility management — é provável que já tenha lidado com pelo menos um deles. Frustrante? Sem dúvida. Impossível de resolver? Não!
Vejamos alguns desafios comuns e como afetam as suas operações diárias:
Quando diferentes ferramentas não funcionam em conjunto, o fluxo de trabalho torna-se caótico. Imagine que gere um grande centro comercial ou um edifício de escritórios. Usa um software para a manutenção, outro para rastrear reparações e outro para orçamentação. Mas estes sistemas não estão sincronizados.
Se um elevador se avariar, por exemplo, a equipa de manutenção regista a anomalia, mas o departamento de compras não vê o pedido imediatamente. Este atraso mantém o equipamento fora de serviço por mais tempo, podendo até agravar o problema.
Manter-se atualizado sobre as normas legais é difícil. As regras sobre segurança e ambiente, bem como as normas legais, estão constantemente a mudar. Se um facility manager não acompanhar estas mudanças, podem surgir multas, problemas jurídicos ou riscos para a segurança de clientes e utilizadores dos espaços. O não cumprimento das normas de segurança contra incêndios, por exemplo, pode colocar vidas em perigo.
Quando os dados de uma instalação estão espalhados por diferentes departamentos, é difícil ter uma visão clara sobre toda a operação. As informações ficam perdidas em folhas de cálculo, emails ou software desatualizado, dificultando a correta tomada de decisões.
Sem atualizações em tempo real, os gestores lutam para rastrear ativos ou planear a manutenção. Esta falta de visibilidade torna o facility management mais complicado.
Embora os desafios acima possam parecer difíceis de ultrapassar, a boa notícia é que podem ser resolvidos com o software CAFM. Dizemos-lhe como:
A solução CAFM elimina processos manuais ao automatizá-los, tais como:
Rastreamento de ordens de trabalho — garante que os pedidos de manutenção são registados, atribuídos e concluídos.
Manutenção preditiva — usa sensores IoT e análises para prevenir falhas antes que ocorram; de acordo com um relatório do Departamento de Energia dos EUA, a manutenção preditiva pode reduzir custos de manutenção em 25-30% e eliminar 70-75% das avarias.
Monitorização de recursos — rastreia o consumo de energia e água, por exemplo, para reduzir desperdícios e otimizar custos.
Um sistema CAFM fornece uma fonte única de informação, eliminando a necessidade de múltiplas ferramentas de software e permitindo que as equipas:
Colaborem entre departamentos.
Acedam a dados em tempo real através de dispositivos móveis — quando uma empresa utiliza software CAFM, a equipa de manutenção pode aceder a dados via dispositivos móveis, registar a conclusão da tarefa e reportar problemas diretamente a partir de pontos de verificação, dentro de um único sistema. Este processo simplificado permite identificar e resolver problemas rapidamente.
As soluções mais avançadas de CAFM integram-se com outras ferramentas informáticas empresariais, tais como:
Sistemas ERP para gestão financeira.
Software de RH (recursos humanos) para alocação de espaços e monitorização da força de trabalho.
Dispositivos IoT para monitorização e relatórios automatizados. O CAFM conecta-se a sistemas financeiros e sincroniza-se com dispositivos IoT, para eliminar os silos de dados — fica tudo num único local.
Os requisitos específicos da sua organização vão determinar a ferramenta mais adequada; nem todas as organizações precisam de uma ferramenta do porte do CAFM. Se gere um único local pequeno com poucos ativos, uma ferramenta de acompanhamento de manutenção mais leve pode servir-lhe melhor do que uma plataforma CAFM completa. Se a sua prioridade é a gestão estratégica e imobiliária de uma carteira com múltiplas propriedades, uma plataforma IWMS dedicada pode ser uma opção melhor a longo prazo do que um sistema CAFM por si só.
Adotar uma plataforma CAFM vai exigir limpeza de dados e formação, algo que deve ser planeado ao adotar qualquer solução nova. A equipa da Infraspeak dá apoio direto ao processo de migração de dados e configuração, e a maioria dos clientes tem o sistema a funcionar em apenas duas semanas, mas preparar os dados dos seus ativos continua a ser um trabalho que a sua equipa precisa de planear.
Os problemas exatos que resolve também mudam consoante o que gere. Hospitais precisam de disponibilidade de equipamentos críticos e sensíveis à segurança; campus precisam de manutenção coordenada num espaço em uso constante; cadeias de retalho precisam de visibilidade sobre muitos locais pequenos e dispersos sem terem de os verificar um a um. Como a solução certa depende do problema específico que quer resolver, vale a pena comparar como diferentes plataformas CAFM lidam com estes cenários antes de se comprometer — descubra as funcionalidades da plataforma CAFM da Infraspeak.
A Infraspeak é um software colaborativo que permite à sua equipa trabalhar como um só. A plataforma mantém todos conectados, oferecendo funcionalidades como automação, insights em tempo real e comunicação fluida. A sua interface intuitiva permite o acesso fácil a manuais de instruções, para que os técnicos possam resolver problemas e gerir tarefas de forma independente. Além disso, os facility managers podem consultar o histórico de manutenção e aceder a KPIs para aumentar a eficiência.
À procura de uma nova forma de gerir a manutenção das suas instalações? O nosso software torna tudo mais fácil! Agende agora mesmo uma demonstração gratuita.
A gestão de instalações assistida por computador (CAFM) é uma plataforma que ajuda as organizações a gerir e automatizar instalações, ativos, manutenção do local de trabalho e espaços. Melhora a eficiência operacional ao fornecer informações em tempo real e simplificar os processos relacionados com as instalações.
O software CAFM pode ser utilizado por uma diversidade de profissionais, incluindo gestores de instalações, técnicos de manutenção, gestores de ativos e outras chefias nos mais diversos setores, incluindo indústria, educação, saúde, hotelaria e outros serviços. Para uma comparação das principais plataformas, o nosso guia dos 10 melhores softwares de gestão de instalações cobre as opções de CAFM mais indicadas para portefólios complexos.
Um administrador de CAFM planeia, gere e dá apoio às operações de gestão de instalações no âmbito do sistema CAFM. As suas responsabilidades incluem atualizações do sistema, gestão de dados, suporte ao utilizador, resolução de problemas e criação de relatórios para ajudar as organizações a maximizarem a utilização dos espaços e aumentarem a eficiência operacional.
A plataforma CAFM mais indicada depende da dimensão da sua carteira, do seu orçamento e das funcionalidades mais importantes para a sua equipa, por isso não existe uma única resposta de "o melhor". Consulte as nossas comparações e avaliações de software CAFM.
)
){kind=logo}
)
