Sin un sistema estructurado, estas responsabilidades pueden resultar abrumadoras. Aquí es donde entra en juego la gestión de infraestructuras asistida por ordenador.
Es hora de romper el ciclo reactivo. Cómo Convertirse en un FM Estratégico te muestra cómo.
Saber másGestionar un edificio -una oficina, un hospital, una universidad, un hotel o una fábrica- implica innumerables responsabilidades. Es necesario hacer un seguimiento de los espacios disponibles, mantener los equipos y garantizar el buen funcionamiento de las operaciones.
Sin un sistema estructurado, estas responsabilidades pueden resultar abrumadoras. Aquí es donde entra en juego la gestión de infraestructuras asistida por ordenador (CAFM – del inglés, Computer-Aided Facility Management).
El software CAFM ayuda a las empresas a gestionar sus instalaciones, activos y espacios.
Un aspecto clave del software de facilities management es su capacidad para proporcionar datos en tiempo real; CAFM automatiza los procedimientos humanos, ahorra costes, mejora el uso del espacio y el cumplimiento de la normativa, y ayuda a tomar decisiones. En pocas palabras, es un asistente digital que te permite gestionar todo lo relacionado con tus instalaciones.
Comprender las diferencias entre el CAFM y el GMAO ayuda a aclarar qué plataforma es la más adecuada para tu organización. Nuestra guía sobre CAFM y GMAO explica ambas categorías y cuándo es apropiado usar cada una.
La gestión eficaz del espacio es el núcleo de cualquier solución CAFM. Permite a los facilities managers aprovechar al máximo el espacio disponible, planificar distribuciones y asignar recursos. Por ejemplo, el software permite ver las tasas de ocupación, el uso de los escritorios y las reservas de salas. De este modo, puedes adaptar la sala a tus necesidades.
¿Sabías que una gestión eficaz del espacio puede suponer un ahorro de hasta el 30% en los gastos inmobiliarios, que suelen ser el segundo mayor gasto de las empresas? Un estudio de caso destacado en una recopilación de mejores prácticas de gestión de espacios muestra que IBM logró una reducción del 20% en los costes inmobiliarios aprovechando las herramientas CAFM. (Fuente: WorkX)
Los activos incluyen desde sistemas de climatización hasta mobiliario de oficina y ascensores. El sistema crea una base de datos central para todos los activos, asignando a cada uno un identificador único.
Con el software CAFM, es fácil seguir y controlar el estado de los activos. Los profesionales del mantenimiento pueden incluso contabilizar cada pieza del equipo con sus detalles.
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Saltarse los plazos de mantenimiento puede provocar costosas reparaciones y tiempos de inactividad. Sin embargo, el software CAFM evita esto ofreciendo funciones de programación y seguimiento. Puedes establecer recordatorios automáticos para inspecciones, reparaciones y mantenimiento rutinario, para que tus equipos funcionen sin problemas y se mantengan en buen estado.
La gestión de arrendamientos puede ser muy exigente para organizaciones con múltiples propiedades. Los sistemas CAFM, como Infraspeak, tienen características únicas que facilitan este proceso. Por ejemplo, realizan un seguimiento de los contratos de arrendamiento, controlan las fechas de vencimiento y garantizan el cumplimiento.
En comparación con el papeleo, los sistemas CAFM proporcionan informes y análisis en tiempo real en un formato claro y fácil de leer. Reúnen datos de distintas fuentes y los convierten en informes sencillos.
Por ejemplo, un gestor que supervisa varios edificios debe hacer un seguimiento del consumo energético, los costes de mantenimiento y el rendimiento de los equipos. En lugar de recoger los datos en cuadernos, el sistema CAFM extrae automáticamente información en tiempo real de contadores, registros y sistemas de seguimiento.
Aunque CAFM es clave para el facility management, a menudo se confunde con el GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador) y los IWMS (sistemas integrados de gestión del espacio de trabajo – del inglés Integrated Workplace Management Systems).
Así es como se diferencian:
CAFM (Gestión de Instalaciones Asistida por Ordenador)
Enfoque: Espacio físico y operaciones administrativas.
Objetivos clave: Optimizar el uso del espacio, hacer seguimiento de los activos y mejorar la planificación de las instalaciones.
Ideal para: Oficinas corporativas, hospitales e instituciones educativas.
GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador)
Enfoque: Mantenimiento técnico y estado de los equipos.
Objetivos clave: Agilizar los flujos de mantenimiento, reducir el tiempo de inactividad y prolongar la vida útil de los equipos.
Ideal para: Industria, suministros públicos y hostelería.
IWMS (Sistema Integrado de Gestión del Lugar de Trabajo)
Enfoque: Gestión inmobiliaria estratégica y visión integral del lugar de trabajo.
Objetivos clave: Integrar la gestión de arrendamientos, la sostenibilidad y los proyectos de capital en una sola plataforma.
Ideal para: Grandes empresas y organizaciones con múltiples sedes.
CAFM es una gran elección si tu prioridad es la optimización del espacio y los activos. Por su parte, el GMAO es la mejor opción si lo que más te preocupa es el mantenimiento y los equipos. Sin embargo, si quieres una solución completa que incluya la gestión de arrendamientos y el seguimiento de la propiedad, la mejor opción es el IWMS.
Una vez conocidas las diferencias entre el CAFM, el GMAO y el IWMS, consulta nuestras guías sobre IWMS y sobre CAFM y GMAO.
Piensa en los mayores retos a los que te enfrentas en facility management: lo más probable es que ya te hayas enfrentado antes a al menos uno de estos problemas. ¿Frustrantes? Sin duda.
¿Imposibles de resolver? No todos.
Veamos algunos retos comunes y cómo afectan a las operaciones diarias.
Habrá un flujo de trabajo desordenado cuando las distintas herramientas no funcionen juntas. Imagina que gestionas un gran centro comercial o una oficina. Utilizas una herramienta para el mantenimiento, otra para el seguimiento de las reparaciones y otra para los presupuestos. Pero estos sistemas no se sincronizan.
Del mismo modo, si se avería una escalera mecánica, el equipo de mantenimiento lo registrará, pero el equipo financiero no verá la solicitud inmediatamente. Este retraso mantiene los ascensores fuera de servicio durante un largo periodo. Incluso el problema podría agravarse.
Cumplir la normativa es difícil. Las normas sobre seguridad, medio ambiente y requisitos legales cambian constantemente. Si un facilities manager ignora estos cambios, eso puede acarrear multas, problemas legales o riesgos para la seguridad de empleados y clientes.
Por ejemplo, no cumplir las normas de seguridad contra incendios podría poner en peligro la vida de las personas.
Cuando los datos de una instalación se reparten entre distintos departamentos, obtener una visión clara de todo será un reto. Todo se perderá en hojas de cálculo, emails o software obsoleto, lo que dificultará la toma de decisiones correctas.
Los administradores tienen dificultades para hacer un seguimiento de los activos o planificar el futuro sin actualizaciones en tiempo real. Esta falta de visibilidad hace difícil gestionar correctamente unas instalaciones.
Aunque los retos anteriores pueden parecer abrumadores, la buena noticia es que puedes abordarlos utilizando un software de gestión de infraestructuras asistida por ordenador. Aquí te explicamos cómo:
La solución CAFM elimina los procesos manuales automatizándolos:
Seguimiento de órdenes de trabajo – Garantiza que las solicitudes de mantenimiento se registren, asignen y completen.
Mantenimiento predictivo – utiliza sensores IoT y análisis para evitar fallos en los equipos antes de que se produzcan. De hecho, según un informe del Departamento de Energía de Estados Unidos, el mantenimiento predictivo puede reducir los costes de mantenimiento entre un 25 y un 30% y eliminar entre un 70 y un 75% de las averías.
Monitorización energética – realiza un seguimiento del uso de los servicios públicos para reducir el derroche de energía y optimizar los costes.
Un sistema CAFM proporciona una única fuente de verdad. De este modo, elimina la necesidad de utilizar varias herramientas de software y permite a los equipos:
Colaborar entre departamentos
Acceder a datos en tiempo real a través de sus dispositivos móviles
Cuando una empresa utiliza el software CAFM, el personal de mantenimiento accederá a los datos a través de dispositivos móviles, registrará las actividades completadas e informará de los problemas directamente desde los puntos de control especificados dentro de un único sistema. Este procedimiento simplificado permite al personal identificar y resolver los problemas.
Las soluciones modernas de gestión de infraestructuras asistida por ordenador también se integran con herramientas empresariales. Entre ellas se incluyen:
Sistemas ERP (planificación de recursos empresariales) para la gestión financiera.
Software de RRHH para la asignación de espacios y el seguimiento de los trabajadores.
Dispositivos IoT (Internet de las cosas) para la supervisión e informes automatizados.
Se conecta a los sistemas financieros y se sincroniza con los dispositivos IoT: se acabaron los silos de datos. Todo estará en el mismo sitio.
Los requisitos concretos de tu organización determinarán la herramienta más adecuada; no todas las organizaciones necesitan una herramienta de la envergadura del CAFM. Si gestionas un único centro pequeño con un puñado de activos, una herramienta de seguimiento de mantenimiento más ligera puede encajarte mejor que una plataforma CAFM completa. Si tu prioridad es la gestión estratégica e inmobiliaria de una cartera con múltiples propiedades, una plataforma IWMS dedicada puede ser una mejor opción a largo plazo que un sistema CAFM por sí solo.
Adoptar una plataforma CAFM requerirá limpieza de datos y formación, algo que conviene planificar al adoptar cualquier solución nueva. El equipo de Infraspeak te acompaña directamente en el proceso de migración de datos y configuración, y la mayoría de los clientes tienen el sistema en funcionamiento en tan solo dos semanas, pero preparar tus datos de activos sigue siendo un trabajo que tu equipo debe planificar.
Los problemas exactos que resuelve también cambian según lo que gestiones. Los hospitales necesitan disponibilidad de equipos críticos y sensibles para la seguridad; los campus necesitan coordinar el mantenimiento en un espacio en uso constante; las cadenas de retail necesitan visibilidad sobre muchas ubicaciones pequeñas y dispersas sin tener que comprobarlas una a una. Como la solución adecuada depende del problema concreto que quieras resolver, merece la pena comparar cómo gestionan distintas plataformas CAFM estos escenarios antes de decidirte: descubre las funcionalidades de la plataforma CAFM de Infraspeak.
Infraspeak es una solución de colaboración que ayuda a tu equipo a trabajar como uno solo. La plataforma te mantiene conectado con funciones como automatización, información en tiempo real y comunicación fluida. Su interfaz fácil de usar permite acceder fácilmente a guías de formación para que puedas solucionar problemas y gestionar tareas de forma independiente. Del mismo modo, los facilities managers pueden hacer un seguimiento del historial de mantenimiento y los KPI para impulsar la eficiencia.
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La gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM) es una plataforma diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar y automatizar las instalaciones, el mantenimiento del lugar de trabajo, los activos y la gestión del espacio. Mejora la eficiencia operativa proporcionando información en tiempo real y simplificando los procesos relacionados con las instalaciones.
Los usuarios de software de gestión de instalaciones asistida por ordenador son gestores de instalaciones, equipos de mantenimiento, gestores de activos y administradores sanitarios. Muchas industrias, como las oficinas corporativas, la fabricación, la educación y la hostelería, confían en el software de gestión de instalaciones asistida por ordenador. Para una comparación más detallada de las principales plataformas, nuestro resumen de los 10 mejores software de gestión de instalaciones cubre las opciones CAFM más adecuadas para carteras de edificios complejas.
Un administrador de CAFM configura, gestiona y da soporte a las operaciones de facilities management dentro de un sistema de gestión de instalaciones asistida por ordenador. Sus funciones incluyen actualizaciones del sistema, gestión de datos, asistencia a usuarios, resolución de problemas y generación de informes para ayudar a las organizaciones a maximizar el uso del espacio y mejorar la eficiencia operativa.
La plataforma CAFM adecuada depende del tamaño de tu cartera, tu presupuesto y qué funciones son más importantes para tu equipo, así que no existe una única respuesta de "el mejor". Consulta nuestras comparativas y opiniones sobre software CAFM.
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