O software de gestão de facilities assistida por computador, ou CAFM, ajuda as empresas a gerenciarem as suas instalações, os seus ativos e os seus espaços
Junte seus ativos, equipes e dados em uma única plataforma flexível.
Agende uma demoGerenciar um edifício — escritórios, hospital, universidade, hotel ou fábrica —, envolve inúmeras responsabilidades. É preciso monitorar os espaços que o compõem e manter os equipamentos em bom estado e em funcionamento, garantindo que as operações decorram sem problemas.
Sem um sistema estruturado, essas responsabilidades podem se tornar avassaladoras. É aqui que entra a gestão de facilities assistida por computador, ou CAFM, do inglês Computer-aided Facility Management, que designa um software especializado.
O software de gestão de facilities assistida por computador, ou CAFM, ajuda as empresas a gerenciarem as suas instalações, os seus ativos e os seus espaços. Um aspecto fundamental deste tipo de software é a sua capacidade de fornecer dados em tempo real.
O CAFM automatiza processos manuais, reduz custos, otimiza o uso do espaço e favorece a conformidade, além de auxiliar na tomada de decisões. Em resumo, é um assistente digital que permite gerenciar tudo o que está relacionado com as suas infraestruturas.
Entender as diferenças entre o CAFM e o CMMS ajuda a esclarecer qual plataforma é mais adequada para a sua organização. Nosso guia sobre CAFM e CMMS explica as duas categorias e quando cada uma é apropriada.
A gestão eficaz de espaços está no centro de qualquer solução CAFM. Permite que os gestores de facilities maximizem o espaço disponível, planejem layouts e aloquem recursos. Em um edifício de escritórios, por exemplo, o software permite visualizar taxas de ocupação, uso de mesas e reserva de salas. Assim, é possível redefinir a utilização dos espaços conforme as necessidades.
Sabia que uma gestão do espaços eficaz pode levar a uma redução de custos de até 30%? Um dado relevante, já que os custos com imóveis são, frequentemente, a segunda maior despesa das empresas.
Um estudo sobre as melhores práticas de gestão de espaços mostrou que a IBM alcançou uma redução de 20% nos custos com imóveis ao utilizar ferramentas CAFM. (Fonte: WorkX)
Quando falamos em ativos, falamos de um conjunto abrangente de itens, desde os sistemas de climatização (AVAC) a mobiliário de escritório e elevadores. O sistema cria uma base de dados central para todos os ativos, atribuindo a cada um deles um identificador único.
Com o software CAFM, é fácil monitorar e rastrear o estado dos ativos, ajudando os profissionais de manutenção a associar a cada equipamento uma série de informações e detalhes úteis.
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Falhar prazos de manutenção pode levar a reparações de alto custo e a períodos de downtime não planejados. O software CAFM evita estas situações ao oferecer funcionalidades de planejamento e monitoramento. Você pode definir lembretes automatizados para inspeções, reparações e manutenção de rotina, assegurando que os equipamentos funcionem sem problemas e se mantenham em bom estado.
A gestão de contratos pode ser complexa para empresas com múltiplos edifícios ou instalações. Os sistemas CAFM, como a Infraspeak, disponibilizam funcionalidades específicas que simplificam este processo. Monitoram contratos de aluguéis e de arrendamento mercantil, alertam para as datas finais dos mesmos e garantem a conformidade.
Em contraponto com os processos manuais, os sistemas CAFM fornecem análises e relatórios em tempo real, em um formato claro e fácil de ser lido. O software reúne dados de várias fontes em um só local e os transforma em relatórios simples.
Um gestor que supervisiona vários edifícios precisa monitorar, por exemplo, o consumo de energia, os custos de manutenção e o desempenho dos equipamentos. Em vez de recolher dados manualmente, o sistema CAFM obtém automaticamente essas informações em tempo real, a partir de contadores, registros e sistemas de monitoramento.
Embora o CAFM seja o software dedicado à gestão de facilities, é frequentemente confundido com o CMMS — sigla em inglês para sistema computadorizado de gestão de manutenção —, e o IWMS, de Integrated Workplace Management System ou sistema integrado de gestão do local de trabalho.
Apresentamos a seguir as diferenças entre os três sistemas:
CAFM (Gestão de Instalações Assistida por Computador)
Foco: Espaço físico e operações administrativas diárias.
Objetivos: Otimizar a utilização de áreas, rastrear ativos e melhorar o planejamento e previsão das instalações.
Ideal para: Escritórios corporativos, hospitais e instituições de ensino.
CMMS (Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado)
Foco: Manutenção técnica e integridade dos equipamentos.
Objetivos: Agilizar fluxos de trabalho de manutenção, reduzir paradas (downtime) e estender a vida útil dos ativos.
Ideal para: Indústrias, serviços públicos (utilities) e hotelaria.
IWMS (Sistema Integrado de Gestão do Ambiente de Trabalho)
Foco: Gestão estratégica imobiliária e visão holística do workplace.
Objetivos: Integrar gestão de aluguéis, sustentabilidade e projetos de capital em uma plataforma única.
Ideal para: Grandes corporações e organizações com múltiplas unidades.
O CAFM é uma excelente escolha se a sua prioridade for a otimização de espaços e ativos. Por outro lado, o CMMS é a solução ideal se a sua preocupação for a manutenção e os equipamentos. Se você procura uma solução completa que inclua a gestão de contratos de arrendamento e o monitoramento dos imóveis, o IWMS é a melhor opção.
Agora que conhece as diferenças entre CAFM, CMMS e IWMS, consulte nossos guias sobre IWMS e sobre CAFM e CMMS.
Pense nos maiores desafios que se apresentam aos profissionais de gestão de facilities — é provável que você já tenha lidado com pelo menos um deles. Frustrante? Sem dúvidas. Impossível de resolver? Não, mesmo!
Veja a seguir alguns desafios comuns e como afetam as suas operações diárias:
Quando diferentes ferramentas não funcionam em conjunto, o fluxo de trabalho se torna caótico. Imagine que você gerencia um grande centro comercial ou um edifício de escritórios. Você usa um software para a manutenção, outro para rastrear reparações e outro para organizar os orçamentos. Mas estes sistemas não estão sincronizados.
Se um elevador estragar, por exemplo, a equipe de manutenção registra o dano, mas o departamento de compras não vê o pedido imediatamente. Este atraso mantém o equipamento fora de serviço por mais tempo, podendo até agravar o problema.
Se manter atualizado sobre as normas legais é difícil. As regras sobre segurança e ambiente, assim como as normas legais, estão sofrendo mudanças constantemente. Se um gestor de facilities não acompanhar estas mudanças, podem surgir multas, problemas jurídicos ou riscos para a segurança de clientes e usuários dos espaços. O não cumprimento das normas de segurança contra incêndios, por exemplo, pode colocar vidas em perigo.
Quando os dados de uma instalação estão espalhados por diferentes departamentos, é difícil ter uma visão clara sobre toda a operação. As informações ficam perdidas em planilhas de excel, e-mails ou softwares desatualizados, dificultando a correta tomada de decisões.
Sem atualizações em tempo real, os gestores lutam para rastrear ativos ou para planejar uma manutenção. Esta falta de visibilidade torna a gestão de facilities mais complicada.
Embora os desafios acima possam parecer difíceis de serem ultrapassados, a boa notícia é que eles podem ser resolvidos com o software CAFM. E a seguir vamos te dizer como:
A solução CAFM elimina processos manuais ao torná-los automatizados, assim como:
Rastreamento de chamados de manutenção — garante que os pedidos de manutenção são registrados, atribuídos e concluídos.
Manutenção preditiva — usa sensores IoT e análises para prevenir falhas antes que elas ocorram; de acordo com um relatório do Departamento de Energia dos EUA, a manutenção preditiva pode reduzir custos de manutenção em 25% a 30% e eliminar 70% a 75% dos danos.
Monitoramento de recursos — rastreia o consumo de energia e água, por exemplo, para reduzir desperdícios e otimizar custos.
Um sistema CAFM fornece uma fonte única de informação, eliminando a necessidade de múltiplas ferramentas de software e permitindo que as equipes:
Colaborem entre departamentos.
Acessem dados em tempo real através de dispositivos móveis — quando uma empresa utiliza o software CAFM, a equipe de manutenção pode acessar os dados via dispositivos móveis, registrar a conclusão da tarefa e reportar problemas diretamente a partir de pontos de verificação, dentro de um único sistema. Este processo simplificado permite identificar e resolver problemas rapidamente.
As soluções mais avançadas de CAFM se integram com outras ferramentas digitais empresariais, como:
Sistemas ERP para gestão financeira.
Software de RH (recursos humanos) para alocação de espaços e monitoramento da força de trabalho.
Dispositivos IoT para monitoramento e relatórios automatizados. O CAFM se conecta a sistemas financeiros e sincroniza com dispositivos IoT, para eliminar os furos nos dados — tudo fica centralizado em um único local.
Os requisitos específicos da sua organização vão determinar a ferramenta mais adequada; nem toda organização precisa de uma ferramenta do porte do CAFM. Se você gerencia um único site pequeno com poucos ativos, uma ferramenta de acompanhamento de manutenção mais leve pode servir melhor do que uma plataforma CAFM completa. Se sua prioridade é a gestão estratégica e imobiliária de um portfólio com múltiplas propriedades, uma plataforma IWMS dedicada pode ser uma opção melhor a longo prazo do que um sistema CAFM sozinho.
Adotar uma plataforma CAFM vai exigir limpeza de dados e treinamento, algo que deve ser planejado ao adotar qualquer solução nova. O time da Infraspeak dá suporte direto ao processo de migração de dados e configuração, e a maioria dos clientes tem o sistema funcionando em até duas semanas, mas preparar os dados dos seus ativos ainda é um trabalho que sua equipe precisa planejar.
Os problemas exatos que ele resolve também mudam de acordo com o que você gerencia. Hospitais precisam de disponibilidade de equipamentos críticos e sensíveis à segurança; campi precisam de manutenção coordenada em um espaço em uso constante; redes de varejo precisam de visibilidade sobre muitos locais pequenos e espalhados sem precisar checar cada um pessoalmente. Como a solução certa depende do problema específico que você quer resolver, vale a pena comparar como diferentes plataformas CAFM lidam com esses cenários antes de se comprometer — conheça as funcionalidades da plataforma CAFM da Infraspeak.
A Infraspeak é um software colaborativo que permite à sua equipe trabalhar como uma pessoa só. A plataforma mantém todos conectados, oferecendo funcionalidades como automação, insights em tempo real e comunicação fluida. A sua interface intuitiva permite o acesso fácil a manuais de instruções, para que os técnicos possam resolver problemas e gerenciar tarefas de forma independente. Além disso, os gestores de facilities podem consultar o histórico de manutenção e acessar KPIs para aumentar a eficiência.
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A gestão de instalações assistida por computador (CAFM) é uma plataforma que ajuda as organizações a gerenciar e automatizar instalações, ativos, manutenção do ambiente de trabalho e espaços. Melhora a eficiência operacional ao fornecer informações em tempo real e simplificar os processos relacionados às instalações.
O software CAFM pode ser usado por uma diversidade de profissionais, incluindo gestores de facilities, técnicos de manutenção, gestores de ativos e outras chefias nos mais diversos setores, incluindo indústria, educação, saúde, hotelaria e outros serviços. Para uma comparação das principais plataformas, nosso guia dos 10 melhores softwares de gestão de instalações cobre as opções de CAFM mais indicadas para portfólios complexos.
Um administrador de CAFM planeja, gerencia e dá apoio às operações de gestão de instalações no âmbito do sistema CAFM. As suas responsabilidades incluem atualizações do sistema, gestão de dados, suporte ao usuário, resolução de problemas e criação de relatórios para ajudar que as organizações maximizem o uso dos espaços e aumentem a eficiência operacional.
A plataforma CAFM certa depende do tamanho da sua carteira de imóveis, do seu orçamento e de quais funcionalidades importam mais para a sua equipe, então não existe uma única resposta de "o melhor". Veja nossas comparações e avaliações de software CAFM.
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