O software de gestão de facilities assistida por computador, ou CAFM, ajuda as empresas a gerenciarem as suas instalações, os seus ativos e os seus espaços
Descubra uma plataforma de FM que reúne os seus ativos, equipas e dados – tudo num só lugar.
Solicite uma DemonstraçãoGerenciar um edifício — escritórios, hospital, universidade, hotel ou fábrica —, envolve inúmeras responsabilidades. É preciso monitorar os espaços que o compõem e manter os equipamentos em bom estado e em funcionamento, garantindo que as operações decorram sem problemas.
Sem um sistema estruturado, essas responsabilidades podem se tornar avassaladoras. É aqui que entra a gestão de facilities assistida por computador, ou CAFM, do inglês Computer-aided Facility Management, que designa um software especializado.
O software de gestão de facilities assistida por computador, ou CAFM, ajuda as empresas a gerenciarem as suas instalações, os seus ativos e os seus espaços. Um aspecto fundamental deste tipo de software é a sua capacidade de fornecer dados em tempo real.
O CAFM automatiza processos manuais, reduz custos, otimiza o uso do espaço e favorece a conformidade, além de auxiliar na tomada de decisões. Em resumo, é um assistente digital que permite gerenciar tudo o que está relacionado com as suas infraestruturas.
A gestão eficaz de espaços está no centro de qualquer solução CAFM. Permite que os gestores de facilities maximizem o espaço disponível, planejem layouts e aloquem recursos. Em um edifício de escritórios, por exemplo, o software permite visualizar taxas de ocupação, uso de mesas e reserva de salas. Assim, é possível redefinir a utilização dos espaços conforme as necessidades.
Sabia que uma gestão do espaços eficaz pode levar a uma redução de custos de até 30%? Um dado relevante, já que os custos com imóveis são, frequentemente, a segunda maior despesa das empresas.
Um estudo sobre as melhores práticas de gestão de espaços mostrou que a IBM alcançou uma redução de 20% nos custos com imóveis ao utilizar ferramentas CAFM. (Fonte: WorkX)
Quando falamos em ativos, falamos de um conjunto abrangente de itens, desde os sistemas de climatização (AVAC) a mobiliário de escritório e elevadores. O sistema cria uma base de dados central para todos os ativos, atribuindo a cada um deles um identificador único.
Com o software CAFM, é fácil monitorar e rastrear o estado dos ativos, ajudando os profissionais de manutenção a associar a cada equipamento uma série de informações e detalhes úteis.
Falhar prazos de manutenção pode levar a reparações de alto custo e a períodos de downtime não planejados. O software CAFM evita estas situações ao oferecer funcionalidades de planejamento e monitoramento. Você pode definir lembretes automatizados para inspeções, reparações e manutenção de rotina, assegurando que os equipamentos funcionem sem problemas e se mantenham em bom estado.
A gestão de contratos pode ser complexa para empresas com múltiplos edifícios ou instalações. Os sistemas CAFM, como a Infraspeak, disponibilizam funcionalidades específicas que simplificam este processo. Monitoram contratos de aluguéis e de arrendamento mercantil, alertam para as datas finais dos mesmos e garantem a conformidade.
Em contraponto com os processos manuais, os sistemas CAFM fornecem análises e relatórios em tempo real, em um formato claro e fácil de ser lido. O software reúne dados de várias fontes em um só local e os transforma em relatórios simples.
Um gestor que supervisiona vários edifícios precisa monitorar, por exemplo, o consumo de energia, os custos de manutenção e o desempenho dos equipamentos. Em vez de recolher dados manualmente, o sistema CAFM obtém automaticamente essas informações em tempo real, a partir de contadores, registros e sistemas de monitoramento.
Embora o CAFM seja o software dedicado à gestão de facilities, é frequentemente confundido com o CMMS — sigla em inglês para sistema computadorizado de gestão de manutenção —, e o IWMS, de Integrated Workplace Management System ou sistema integrado de gestão do local de trabalho.
Apresentamos a seguir as diferenças entre os três sistemas:
CAFM (Gestão de Facilidades Auxiliada por Computador)
Foco: Espaço físico e operações administrativas diárias.
Objetivos: Otimizar a utilização de áreas, rastrear ativos e melhorar o planejamento e previsão das instalações.
Ideal para: Escritórios corporativos, hospitais e instituições de ensino.
CMMS (Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado)
Foco: Manutenção técnica e integridade dos equipamentos.
Objetivos: Agilizar fluxos de trabalho de manutenção, reduzir paradas (downtime) e estender a vida útil dos ativos.
Ideal para: Indústrias, serviços públicos (utilities) e hotelaria.
IWMS (Sistema Integrado de Gestão do Ambiente de Trabalho)
Foco: Gestão estratégica imobiliária e visão holística do workplace.
Objetivos: Integrar gestão de aluguéis, sustentabilidade e projetos de capital em uma plataforma única.
Ideal para: Grandes corporações e organizações com múltiplas unidades.
O CAFM é uma excelente escolha se a sua prioridade for a otimização de espaços e ativos. Por outro lado, o CMMS é a solução ideal se a sua preocupação for a manutenção e os equipamentos. Se você procura uma solução completa que inclua a gestão de contratos de arrendamento e o monitoramento dos imóveis, o IWMS é a melhor opção.
Agora que conhece as diferenças entre CAFM, CMMS e IWMS, a escolha certa só depende das necessidades da sua organização.
Pense nos maiores desafios que se apresentam aos profissionais de gestão de facilities — é provável que você já tenha lidado com pelo menos um deles. Frustrante? Sem dúvidas. Impossível de resolver? Não, mesmo!
Veja a seguir alguns desafios comuns e como afetam as suas operações diárias:
Quando diferentes ferramentas não funcionam em conjunto, o fluxo de trabalho se torna caótico. Imagine que você gerencia um grande centro comercial ou um edifício de escritórios. Você usa um software para a manutenção, outro para rastrear reparações e outro para organizar os orçamentos. Mas estes sistemas não estão sincronizados.
Se um elevador estragar, por exemplo, a equipe de manutenção registra o dano, mas o departamento de compras não vê o pedido imediatamente. Este atraso mantém o equipamento fora de serviço por mais tempo, podendo até agravar o problema.
Se manter atualizado sobre as normas legais é difícil. As regras sobre segurança e ambiente, assim como as normas legais, estão sofrendo mudanças constantemente. Se um gestor de facilities não acompanhar estas mudanças, podem surgir multas, problemas jurídicos ou riscos para a segurança de clientes e usuários dos espaços. O não cumprimento das normas de segurança contra incêndios, por exemplo, pode colocar vidas em perigo.
Quando os dados de uma instalação estão espalhados por diferentes departamentos, é difícil ter uma visão clara sobre toda a operação. As informações ficam perdidas em planilhas de excel, e-mails ou softwares desatualizados, dificultando a correta tomada de decisões.
Sem atualizações em tempo real, os gestores lutam para rastrear ativos ou para planejar uma manutenção. Esta falta de visibilidade torna a gestão de facilities mais complicada.
Embora os desafios acima possam parecer difíceis de serem ultrapassados, a boa notícia é que eles podem ser resolvidos com o software CAFM. E a seguir vamos te dizer como:
A solução CAFM elimina processos manuais ao torná-los automatizados, assim como:
Rastreamento de chamados de manutenção — garante que os pedidos de manutenção são registrados, atribuídos e concluídos.
Manutenção preditiva — usa sensores IoT e análises para prevenir falhas antes que elas ocorram; de acordo com um relatório do Departamento de Energia dos EUA, a manutenção preditiva pode reduzir custos de manutenção em 25% a 30% e eliminar 70% a 75% dos danos.
Monitoramento de recursos — rastreia o consumo de energia e água, por exemplo, para reduzir desperdícios e otimizar custos.
Um sistema CAFM fornece uma fonte única de informação, eliminando a necessidade de múltiplas ferramentas de software e permitindo que as equipes:
Colaborem entre departamentos.
Acessem dados em tempo real através de dispositivos móveis — quando uma empresa utiliza o software CAFM, a equipe de manutenção pode acessar os dados via dispositivos móveis, registrar a conclusão da tarefa e reportar problemas diretamente a partir de pontos de verificação, dentro de um único sistema. Este processo simplificado permite identificar e resolver problemas rapidamente.
As soluções mais avançadas de CAFM se integram com outras ferramentas digitais empresariais, como:
Sistemas ERP para gestão financeira.
Software de RH (recursos humanos) para alocação de espaços e monitoramento da força de trabalho.
Dispositivos IoT para monitoramento e relatórios automatizados. O CAFM se conecta a sistemas financeiros e sincroniza com dispositivos IoT, para eliminar os furos nos dados — tudo fica centralizado em um único local.
A Infraspeak é um software colaborativo que permite à sua equipe trabalhar como uma pessoa só. A plataforma mantém todos conectados, oferecendo funcionalidades como automação, insights em tempo real e comunicação fluida. A sua interface intuitiva permite o acesso fácil a manuais de instruções, para que os técnicos possam resolver problemas e gerenciar tarefas de forma independente. Além disso, os gestores de facilities podem consultar o histórico de manutenção e acessar KPIs para aumentar a eficiência.
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Existem excelente soluções de software CAFM, sendo a lista a seguir uma seleção das melhores:
Valuekeep
POC System
Facile
eMaint CMMS
MaintainX
DaySmart Recreation
O software CAFM pode ser usado por uma diversidade de profissionais, incluindo gestores de facilities, técnicos de manutenção, gestores de ativos e outras chefias nos mais diversos setores, incluindo indústria, educação, saúde, hotelaria e outros serviços.
Um administrador de CAFM planeja, gerencia e dá apoio às operações de gestão de facilities no âmbito do sistema CAFM. As suas responsabilidades incluem atualizações do sistema, gestão de dados, suporte ao usuário, resolução de problemas e criação de relatórios para ajudar que as organizações maximizem o uso dos espaços e aumentem a eficiência operacional.
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