Nos dias de hoje, os locais de trabalho exigem uma gestão precisa e eficaz, de forma a garantir o uptime e a produtividade. Tal gestão envolve uma vasta gama de tarefas, tais como manutenção, segurança, gestão de ativos e planeamento de espaços, entre muitas outras. Afinal, uma força de trabalho produtiva depende de processos.
Está na hora de quebrar o ciclo reativo. Torne-se um Facility Manager Estratégico mostra-lhe como.
Saber maisNos dias de hoje, os locais de trabalho exigem uma gestão precisa e eficaz, de forma a garantir o uptime e a produtividade.
Tal gestão envolve uma vasta gama de tarefas, tais como manutenção, segurança, gestão de ativos e planeamento de espaços, entre muitas outras. Afinal, uma força de trabalho produtiva depende de processos de retaguarda contínuos e eficientes.
Todos os anos, cerca de 82% das empresas experienciam períodos de downtime não planeados e a perturbação repercute-se em toda a organização, incluindo nos seus funcionários, afetando gravemente as receitas e os lucros.
Para combater esta situação, existem os Sistemas Integrados de Gestão do Local de Trabalho — ou IWMS, do inglês Integrated Workplace Management Systems —, que se juntam a um conjunto de tecnologias de informação e software, concebidos para resolver os desafios comuns dos espaços de trabalho.
Um IWMS combina, numa só plataforma, a gestão de ativos, a gestão do desempenho do edifício e da energia, o planeamento do espaço e outras funções inerentes à gestão do local do trabalho.
Neste artigo, vai encontrar tudo o que precisa saber sobre os IWMS.
Um IWMS permite às empresas gerirem as suas instalações, equipamentos e imóveis, a partir de uma única plataforma, que centraliza informações e processos.
O IWMS engloba várias funções e módulos de FM (faciltiy management), tais como o CAFM — Computer-Aided Facility Management ou Facility Management Assistido por Computador, em português —, e o CMMS — Computerised Maintenance Management System ou Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado. No entanto, o IWMS está focado na gestão ‘pura e dura’ de infraestruturas, ou seja, centra-se na funcionalidade e no desempenho técnico de um edifício.
Um IWMS centra-se no local de trabalho e respetivas condições ambientais. Tal, pode ser um edifício de escritórios, um armazém, uma fábrica ou um hotel.
Os locais de trabalho atuais são mais complexos do que nunca e estão fortemente regulamentados.
Os locais de trabalho no Reino Unido, por exemplo, estão amplamente regulamentados em relação a tudo, desde a temperatura do ar ao ruído, ao tempo de ecrã (para evitar cansaço visual), passando pela segurança elétrica e medidas contra incêndios.
Gerir estas funções e processos de forma manual, sem uma plataforma informática, é extremamente complicado e deixa poucas oportunidades para transformar informação em ações otimizadas. Para além disso, é muitas vezes obrigatório, por lei, criar registos transparentes e auditáveis de tarefas e processos, o que é incompatível com sistemas manuais.
Um IWMS ajuda as empresas a ultrapassarem estes desafios. Eis são algumas das suas principais funções:
Planeamento centralizado: um IWMS facilita a gestão de imóveis, nomeadamente no que diz respeito a alugueres, rendas, impostos e contabilidade.
Gestão do espaço: um IWMS ajuda a otimizar a ocupação do espaço, a gerir a atribuição de espaços aos diferentes departamentos e a reconfigurar as plantas para responder à evolução das necessidades.
Gestão de manutenção: o IWMS estende-se à gestão das instalações e às operações de manutenção, automatizando as ordens de trabalho, programando a manutenção preventiva e gerindo o inventário.
Gestão de ativos: uma solução IWMS apoia os facility managers (FM) na gestão de ativos, monitorizando a sua localização, estado e utilização.
Segurança e conformidade: o IWMS permite rastrear o controlo de acesso, os incidentes de segurança e a resposta a emergências. Para garantir a conformidade, é frequentemente necessário um sistema robusto de registo e acompanhamento de incidentes, que fica assim assegurado.
Relatórios: um IWMS permite aos FM obterem relatórios sobre vários aspetos ligados às operações de gestão das infraestruturas, como a manutenção, a ocupação ou a utilização.
E quais os benefícios destas funcionalidades?
O IWMS simplifica funções e processos complexos e também abre oportunidades de otimização e inovação nos espaços de trabalho.
Eis alguns dos muitos benefícios da utilização de um IWMS:
Melhoria da eficiência: as tarefas administrativas manuais são morosas, podendo ocupar cerca de 14 horas da carga de trabalho semanal de um facility manager. Um IWMS permite que os gestores automatizem várias tarefas, reduzindo a burocracia e poupando tempo.
Visibilidade dos dados: a automatização dos processos melhora a comunicação entre sistemas. O IWMS fornece aos FM dados e análises em tempo real, permitindo-lhes tomar decisões fundamentadas e melhorar a visibilidade da informação.
Maior produtividade: a utilização de um IWMS permite aos FM estabelecer prioridades e gerir tarefas críticas para a sua atividade.
Melhor conformidade: o panorama regulamentar atual deixa pouca margem para erros. O IWMS cria históricos transparentes e auditáveis de informação, que abrangem reparações e inspeções de segurança, entre outros aspetos.
Redução de custos: processos eficientes reduzem os custos de manutenção, poupando tempo e garantindo o máximo período de uptime possível. O IWMS pode reduzir os custos relacionados com as instalações em 14%. Para além disso, um IWMS, combinado com um sistema de facility management, reduz consideravelmente o peso da manutenção e o consumo de energia.
O Facility Management Assistido por Computador (CAFM) está intimamente relacionado com o Sistema Integrado de Gestão do Local de Trabalho (IWMS).
Tal como o IWMS, o CAFM assume um propósito holístico ao nível da gestão de pessoas e processos de uma determinada infraestrutura. O CAFM permite aos facility managers, por exemplo, atribuir espaços, rastrear a sua ocupação e utilização, programar a manutenção preventiva e gerir o inventário.
No entanto, o CAFM não oferece a mesma funcionalidade no que diz respeito à gestão de ativos imobiliários e de processos empresariais de uma forma mais abrangente.
Assim, a diferença essencial é que um IWMS oferece funcionalidades alargadas, especialmente úteis para negócios complexos e empresas de grande dimensão.
Eis uma breve comparação entre os dois:
Tanto o CAFM como o IWMS recorrem a processos digitais e à centralização de dados para gerir ativos — tanto virtuais como físicos —, relacionados com locais de trabalho e instalações;
Ambos os sistemas podem ser utilizados para a gestão de ativos, programação da manutenção, rastreamento de tarefas, etc.
O IWMS acrescenta funcionalidades adicionais para a gestão do património imobiliário, especialmente úteis no caso de uma empresa gerir vários edifícios ou instalações;
O IWMS é mais inclusivo e flexível, sendo especialmente dirigido à gestão de locais de trabalho de grande dimensão — empresas de manutenção com muitos edifícios afetos a diferentes clientes e abrangidos por regulamentos legais diversos;
Em contrapartida, o CAFM está ligeiramente mais centrado em instalações individuais — ideal para empresas mais pequenas.
A gestão de ativos envolve a gestão dos bens de uma empresa, tanto físicos como digitais, ao longo do seu ciclo de vida. Isto inclui tudo — edifícios, equipamentos, etc. —, desde a aquisição e implementação à manutenção.
A gestão de ativos é fundamental para a gestão do local de trabalho. Afinal de contas, um espaço de trabalho depende dos seus ativos.
É por isso que um IWMS inclui, por norma, funcionalidades que permitem acompanhar a utilização dos ativos e os cronogramas de manutenção, incluindo a criação de pedidos de manutenção, ordens de trabalho, rastreamento de custos e atribuição de tarefas, entre outros recursos.
Plataformas integradas como o Infraspeak Gear™ permitem aos gestores otimizar as suas infraestruturas e os seus ativos, obtendo vantagens competitivas.
Outro acrónimo?! Sim, mas temos a certeza de que vai gostar.
À medida que a gestão dos locais de trabalho se tornou mais complexa e diversificada, a procura de ferramentas simplificadas e completas disparou.
Sim, existem os CAFM, os CMMS e os IWMS, mas as Plataformas Inteligentes de Gestão de Manutenção — ou IMMP —, são a melhor opção para gerir locais de trabalho de qualquer tipo!
O que falta frequentemente a um IWMS é a inteligência, a escalabilidade e a interoperabilidade — algo que irá encontrar numa IMMP.
As IMMP reúnem numa só solução as melhores ferramentas para extrair e transformar informação, permitindo:
Que a visibilidade dos dados de manutenção seja utilizável para formar insights e análises.
Que a conformidade atinja novos níveis — algo vital para cumprir ou exceder as exigências regulamentares e comprovar a performance junto de clientes e consumidores.
Que a gestão, o controlo e a otimização dos locais de trabalho façam aumentar a produtividade e o uptime.
A IMMP da Infraspeak permite-lhe entrar no universo da Manutenção 5.0, onde a gestão do local de trabalho é potenciada pela AI (Artificial Intelligence), sensores IoT (Internet of Things) e outras tecnologias de ponta.
Para saber mais sobre a IMMP da Infraspeak, marque uma demonstração com um dos nossos especialistas.
Melhoria da eficiência no facility management.
Melhor visibilidade sobre os ativos e o desempenho da equipa.
Tomada de decisões mais informada e baseada em dados.
)
){kind=logo}
)