Les espaces de travail modernes exigent une gestion efficace pour continuer à tourner sans accroc. C'est précisément là qu'interviennent les IWMS
Réunissez vos actifs, vos équipes et vos données sur une plateforme flexible.
Demander une démoL'espace de travail moderne exige une gestion efficace pour garantir la continuité de service et la productivité.
Gérer un lieu de travail implique un large éventail de tâches : maintenance, sécurité, gestion des actifs, planification des espaces, et bien plus encore. Car après tout, une équipe productive dépend avant tout du bon fonctionnement des processus qui tournent en coulisses.
Près de 82 % des entreprises subissent chaque année des arrêts non planifiés, dont les répercussions se propagent à travers toute l'entreprise et impactent lourdement le chiffre d'affaires et les résultats.
Pour répondre à ce défi, l'Integrated Workplace Management System (IWMS) vient s'ajouter à tout un ensemble de technologies logicielles conçues pour résoudre les problématiques courantes des espaces de travail.
L'IWMS réunit la gestion des actifs, la performance énergétique et bâtimentaire, la planification des espaces et d'autres fonctions de gestion du travail, au sein d'une plateforme intégrée.
Voici tout ce qu'il faut savoir sur les IWMS.
Le CAFM (Computer-Aided Facility Management) constitue un socle essentiel de la plupart des plateformes IWMS. Notre page dédiée au logiciel CAFM détaille son fonctionnement précis et sa place au sein de l'écosystème IWMS.
Un IWMS - en français, un système de gestion intégrée de l'environnement de travail - permet aux organisations de piloter leurs installations, leurs actifs et leur patrimoine immobilier depuis une plateforme centralisée.
L'IWMS englobe plusieurs fonctions et modules de Facility Management (FM), à l'image du CAFM (Computer-Aided Facility Management) et de la GMAO - CMMS en anglais.
Toutefois, l'IWMS se concentre sur le « hard facility management », c'est-à-dire les aspects techniques liés au fonctionnement et à la performance d'un bâtiment.
Un IWMS se concentre sur le lieu de travail et son environnement. Il peut s'agir d'un immeuble de bureaux, d'un entrepôt, d'une usine ou d'un hôtel.
Les espaces de travail modernes sont plus complexes que jamais, et fortement réglementés.
En France par exemple, les lieux de travail sont soumis à une réglementation étendue : température ambiante, niveau sonore, temps d'exposition aux écrans (pour prévenir la fatigue visuelle), sécurité incendie et électrique...
Piloter ces fonctions et ces processus manuellement, ou sans plateforme logicielle unique, s'avère extrêmement compliqué et laisse peu de place à l'exploitation des données pour optimiser les opérations. Par ailleurs, la mise en place de parcours d'audit transparents et traçables pour les tâches et les processus est souvent une obligation réglementaire.
Un IWMS aide les organisations à relever ces défis. Voici quelques-uns de ses principaux usages :
Planification centralisée : l'IWMS permet la gestion immobilière - baux, loyers, taxes, comptabilité.
Gestion des espaces : un IWMS aide à optimiser les espaces en suivant leur taux d'occupation, en gérant leur allocation et en reconfigurant les plans pour s'adapter à l'évolution des besoins.
Gestion de la maintenance : l'IWMS s'étend au facility management et aux opérations de maintenance en automatisant les ordres de travail, en planifiant la maintenance préventive et en gérant les stocks.
Gestion des actifs : une solution IWMS permet aux gestionnaires d'installations de suivre la localisation, l'état et l'usage de leurs actifs.
Sécurité et conformité : l'IWMS aide à suivre le contrôle des accès, les incidents de sécurité et la réponse aux urgences. Un système fiable d'enregistrement et de suivi des incidents est souvent exigé pour la conformité réglementaire.
Reporting : un IWMS permet aux gestionnaires d'installations de générer des rapports sur différents aspects de leurs opérations - maintenance, occupation, utilisation, et bien plus.
Alors, quels bénéfices concrets ces fonctionnalités apportent-elles ?
L'IWMS simplifie des fonctions et des processus de gestion des espaces de travail complexes, tout en ouvrant de nouvelles perspectives d'optimisation et d'innovation.
Voici quelques-uns des nombreux avantages d'un IWMS :
Une efficacité renforcée : les tâches administratives chronophages représentent près de 14 heures de la charge de travail hebdomadaire d'un manager. Un IWMS permet aux gestionnaires d'installations d'automatiser de nombreuses tâches, pour réduire la paperasse et gagner du temps.
Une meilleure visibilité sur les données : l'automatisation des processus améliore la communication entre les systèmes. L'IWMS fournit aux gestionnaires d'installations des données et des analyses en temps réel, leur permettant de prendre des décisions basées sur la donnée et d'améliorer leur visibilité globale.
Une productivité accrue : utiliser un IWMS permet aux gestionnaires d'installations de prioriser et de piloter les tâches critiques pour l'activité.
Une meilleure conformité : le contexte réglementaire actuel laisse peu de place à l'erreur. L'IWMS crée des parcours d'audit transparents et traçables, couvrant les réparations, les inspections de sécurité, etc.
Des économies : des processus efficaces réduisent les coûts de maintenance en faisant gagner du temps et en maintenant un haut niveau de disponibilité. Un IWMS peut réduire les coûts liés aux installations de 14 %. De plus, combiné à un système de facility management, l'IWMS permet de réduire considérablement la maintenance et la consommation énergétique.
Le Computer-Aided Facility Management (CAFM) est étroitement lié à l'IWMS.
Comme l'IWMS, le CAFM joue un rôle global dans la gestion des personnes et des processus au sein d'une installation. Le CAFM permet par exemple aux gestionnaires d'installations de suivre l'occupation, d'allouer l'espace et son usage, de planifier la maintenance préventive et de gérer les stocks.
Cependant, le CAFM n'offre pas les mêmes fonctionnalités pour la gestion immobilière et les processus à l'échelle de l'entreprise.
En somme, l'IWMS propose des fonctionnalités plus étendues, pensées pour les grandes entreprises et les organisations de niveau enterprise.
Voici un comparatif rapide des deux :
Le CAFM comme l'IWMS s'appuient sur des processus numériques et la centralisation des données pour piloter les actifs, aussi bien physiques que digitaux, liés aux espaces de travail et aux installations.
Les deux peuvent servir à la gestion des actifs, à la planification de la maintenance, au suivi, etc.
L'IWMS ajoute des fonctionnalités supplémentaires pour la gestion immobilière - par exemple lorsqu'une organisation gère plusieurs bâtiments ou sites.
L'IWMS est plus inclusif et plus flexible pour la gestion des espaces de travail à grande échelle - par exemple des organisations avec de nombreux bâtiments répartis entre différents clients et juridictions.
À l'inverse, le CAFM se concentre davantage sur des installations individuelles, ce qui le rend idéal pour les petites entreprises.
Gestion des espaces de travail et gestion des actifs
La gestion des actifs consiste à piloter les actifs d'une organisation - physiques comme digitaux - tout au long de leur cycle de vie. Cela va de l'acquisition et du déploiement jusqu'à la maintenance.
La gestion des actifs est le socle de la gestion des espaces de travail. Après tout, un espace de travail dépend directement de ses actifs.
Un IWMS intègre généralement des fonctionnalités de suivi de l'usage des actifs et des plannings de maintenance, incluant le déclenchement des demandes de maintenance, des ordres de travail, ou encore le suivi des coûts liés à l'affectation des tâches.
Les plateformes intégrées comme Infraspeak Gear™ permettent aux gestionnaires d'optimiser leurs installations et leurs actifs, pour en tirer un véritable avantage concurrentiel.
Encore un acronyme ? Laissez-nous vous expliquer.
À mesure que la gestion des espaces de travail gagne en complexité et en diversité, la demande d'outils tout-en-un et rationalisés explose.
Oui, il existe déjà le CAFM, l'IWMS, etc., mais la Plateforme de Maintenance Intelligente (PMI) reste l'outil ultime pour piloter des espaces de travail de toute nature.
Ce qui manque souvent à un IWMS, c'est l'intelligence, la scalabilité et l'interopérabilité.
À l'inverse, les PMI ajoutent les meilleurs outils du marché pour extraire et transformer les données de gestion, afin de :
Rendre la visibilité des données de maintenance exploitable pour l'analyse et la prise de décision.
Élever le niveau de conformité - un enjeu essentiel pour répondre, voire dépasser, les exigences réglementaires, et valoriser sa performance auprès de ses clients.
Créer de nouvelles opportunités pour piloter, contrôler et optimiser les espaces de travail, afin de booster la productivité et la disponibilité.
La PMI d'Infraspeak permet d'accéder à la Maintenance 5.0, où la gestion des espaces de travail est transformée par l'IA, l'IoT et d'autres technologies de pointe.
Pour en savoir plus sur la PMI d'Infraspeak, planifiez une démonstration avec l'un de nos experts.
Une meilleure efficacité dans la gestion des installations.
Une meilleure visibilité sur la performance des actifs et des équipes.
Des décisions plus éclairées, fondées sur la donnée.
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