Évitez le chaos estival dans vos opérations de FM. Apprenez à préparer la saison d'été grâce à une planification rigoureuse et des outils intelligents comme Infraspeak.
Réunissez vos actifs, vos équipes et vos données sur une plateforme flexible.
Demander une démoPour beaucoup, juillet et août riment avec vacances, détente et repos bien mérité. Mais est-ce vraiment le cas pour les facility managers et leurs équipes techniques ?
Soyons réalistes : pas toujours.
L'été est synonyme d'une utilisation plus intensive des équipements et des infrastructures — hôtels, piscines, systèmes de climatisation, etc. — tout en coïncidant avec les congés d'une partie des équipes.
Une charge de travail qui augmente, des effectifs qui diminuent… Si vous n'avez pas mis en place un véritable plan de maintenance préventive, soutenu par une plateforme intelligente de gestion de la maintenance, vous risquez d'oublier les vacances. Le chaos n'est jamais bien loin.
Ce qui devrait être une période consacrée à la famille, aux amis et aux après-midis au bord de la piscine peut rapidement devenir l'un des moments les plus stressants de l'année.
Heureusement, ce n'est pas une fatalité.
Avec quelques ajustements et une stratégie de maintenance bien préparée, vos opérations estivales peuvent se dérouler en toute sérénité.
Avant de passer aux actions concrètes, voyons les principaux bénéfices d'une bonne préparation.
Exemple : un parc d'attractions qui prépare efficacement ses opérations de maintenance réduit les pannes et les temps d'arrêt. Résultat : moins de fermetures imprévues, moins de pertes de chiffre d'affaires, des visiteurs satisfaits et des coûts d'urgence évités.
Exemple : dans un grand centre commercial, la moitié de l'équipe de maintenance est en vacances pendant l'été. Grâce à des inspections préventives réalisées avant les départs et à une plateforme centralisant toutes les informations sur les actifs ainsi que leur historique, les techniciens restants peuvent intervenir en toute autonomie.
Exemple : un restaurant sait que les soirées d'été entraînent des pics de consommation électrique. En contrôlant les installations avant cette période, il réduit considérablement le risque de coupure de courant pendant le service.
Exemple : un hôpital situé dans une station balnéaire peut absorber une hausse soudaine de la fréquentation estivale ou répondre rapidement à un événement exceptionnel grâce à des opérations FM parfaitement maîtrisées.
Exemple : un hôtel qui offre une climatisation performante, une piscine impeccable et des installations parfaitement entretenues propose une meilleure expérience à ses clients. Des clients satisfaits laissent davantage d'avis positifs, ce qui améliore durablement la réputation de l'établissement.
Quelles sont les étapes essentielles pour préparer vos opérations pendant la haute saison ?
Cette checklist constitue un excellent point de départ. Associée à une plateforme collaborative et intelligente comme Infraspeak, elle vous permettra d'aborder l'été en toute confiance.
Une étude publiée en 2022 par FacilitiesNet révèle que 60 % des défaillances des systèmes CVC pendant l'été sont dues à un manque de maintenance préventive.
Dans un hôtel, un centre commercial ou un restaurant, les conséquences sont immédiates : chaleur étouffante, clients mécontents et équipes sous pression.
Vérifier ou remplacer les filtres à air.
Contrôler la propreté des serpentins ainsi que l'état des ailettes.
Nettoyer le bac de récupération des condensats.
Vérifier le niveau de fluide frigorigène.
Contrôler les connexions électriques.
Tester le thermostat et vérifier la précision des températures affichées.
Inspecter les gaines d'air, leur isolation et détecter d'éventuelles fuites.
Vérifier le système d'évacuation des condensats.
Nettoyer l'unité extérieure et s'assurer que rien n'obstrue la circulation de l'air.
L'éclairage représente une part importante de la consommation énergétique d'un bâtiment.
En été, les besoins évoluent: certains espaces nécessitent davantage d'éclairage, d'autres beaucoup moins grâce à la lumière naturelle.
Profitez-en pour :
vérifier le fonctionnement de l'ensemble des luminaires et remplacer les ampoules défectueuses ;
nettoyer les luminaires afin d'éliminer poussière, insectes et saletés ;
remplacer les anciennes ampoules par des LED lorsque cela est pertinent ;
installer des variateurs d'intensité dans les zones moins fréquentées ;
mettre à jour votre inventaire et planifier les remplacements futurs ;
partager ces données avec les responsables de la performance énergétique.
Les clients viennent profiter de vos installations, pas trébucher sur un pavé descellé, subir une eau de piscine mal entretenue ou être envahis par les insectes.
Vos espaces extérieurs méritent donc une attention particulière.
Vérifier leur état général et leur propreté.
Nettoyer gouttières, évacuations et cheminées.
Contrôler l'isolation et les éléments de fixation.
Éliminer les nids, nuisibles ou végétation envahissante.
Nettoyer complètement le bassin.
Contrôler filtres et pompes.
Vérifier et ajuster les paramètres chimiques de l'eau.
Inspecter les équipements (échelles, plongeoirs, douches, éclairage...).
Vérifier les dispositifs de sécurité et leur conformité réglementaire.
Contrôler les surfaces antidérapantes.
Réparer les dalles endommagées.
Éliminer feuilles, branches ou tout obstacle susceptible de provoquer une chute.
Vérifier le système d'arrosage.
Identifier et traiter les nuisibles.
Désherber et éliminer les végétaux secs afin de réduire les risques d'incendie.
Contrôler le mobilier extérieur et la signalétique.
L'été apporte son lot de contraintes spécifiques.
Avant le début de la saison, vérifiez notamment :
les actifs exposés durablement au soleil ;
les équipements soumis à une utilisation plus intensive ;
les risques de rupture d'approvisionnement liés aux congés de vos fournisseurs.
Petit conseil : si vous utilisez un logiciel de gestion de la maintenance — et plus particulièrement Infraspeak — vous pouvez réutiliser les plans des années précédentes, planifier automatiquement les nouvelles interventions et suivre leurs résultats grâce à des rapports détaillés.
À la clé : davantage d'efficacité, des niveaux de service constants, une meilleure conformité et une utilisation optimale de vos ressources.
Les actions précédentes constituent la base d'une exploitation sereine pendant toute la saison estivale.
Mais pourquoi s'arrêter là lorsque vous pouvez vous appuyer sur une plateforme collaborative, intelligente et flexible ?
Grâce à sa planification intelligente et à la gestion optimisée des ressources, Planner devient votre véritable centre de pilotage.
Planifiez les opérations de maintenance préventive, les interventions récurrentes et toutes les activités saisonnières avant même le départ des équipes en congés.
Attribuez les ordres de travail aux techniciens disponibles et gardez une visibilité en temps réel sur l'ensemble de vos opérations.
Pendant l'été, le nombre d'utilisateurs de vos installations augmente… tout comme le nombre de demandes.
Avec Infraspeak Direct Page™, signaler un incident devient extrêmement simple.
Clients, locataires ou personnel peuvent déclarer un problème en quelques secondes grâce à un QR code.
Dans un hôtel, par exemple, cela réduit considérablement la charge de travail de la réception — et même celle du facility manager, qui pourra peut-être enfin profiter de ses vacances.
Les incidents sont pris en charge plus rapidement.
Lorsque les équipes sont réduites, l'automatisation devient un véritable allié.
Infraspeak Gear™ automatise les tâches les plus chronophages de l'été : planification des nettoyages, notifications, alertes ou encore déclenchement d'actions selon l'état des actifs.
Les ordres de travail peuvent également être attribués automatiquement selon les compétences et la disponibilité des techniciens ou des prestataires.
Et si une intervention urgente n'est pas acceptée dans les délais prévus, une escalade automatique peut être déclenchée.
Même à distance, vous gardez une vision complète de vos opérations.
Suivez en temps réel les ordres de travail, les pics de demandes, les pannes de climatisation ou encore la surcharge de certaines installations.
Vous pouvez ainsi réaffecter rapidement les ressources et anticiper les besoins, où que vous soyez, depuis n'importe quel appareil.
Infraspeak centralise toutes les informations relatives à vos actifs: documentation technique, historiques d'intervention, notices d'utilisation…
Chaque technicien dispose immédiatement des informations nécessaires pour diagnostiquer une panne et intervenir efficacement.
Même les nouveaux collaborateurs ou les remplaçants gagnent rapidement en autonomie.
Avec Infraspeak, il devient simple de programmer et de suivre la maintenance préventive de tous vos équipements critiques: systèmes CVC, pompes de piscine, équipements de cuisine, installations techniques…
Vous réduisez ainsi les risques de panne au moment où vos installations sont les plus sollicitées.
Comme vous pouvez le constater, il est tout à fait possible de transformer l'été en une période de maîtrise opérationnelle plutôt qu'en une succession d'urgences.
Infraspeak est bien plus qu'un logiciel.
C'est une plateforme collaborative, intelligente et flexible qui aide les équipes FM à préparer leurs opérations, maintenir un niveau de service élevé même pendant les congés et travailler en toute confiance, avec la certitude que tout reste sous contrôle.
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