Compara herramientas de mantenimiento correctivo para equipos multisede, con seis criterios para órdenes de trabajo, móvil, integraciones y colaboración.
Es hora de romper el ciclo reactivo. Cómo Convertirse en un FM Estratégico te muestra cómo.
Saber más“¿Quién se está ocupando de la fuga del edificio de Zaragoza?” “¿Alguien ha devuelto la llamada a la empresa de ascensores?” “¿Cuál de todos estos Excel es la versión buena?”
Si tu equipo se hace estas preguntas cada semana, tus herramientas de gestión del mantenimiento correctivo están alargando cada avería más de lo necesario. En una cartera de edificios, las averías van a pasar sí o sí. Lo que limita los daños es la rapidez con la que la persona adecuada se entera, tiene la información que necesita y cierra el trabajo con pruebas de que está resuelto.
Esta guía compara los principales tipos de herramientas y te da seis criterios para evaluarlas: órdenes de trabajo, usabilidad móvil, integraciones, colaboración, visibilidad multisede y el camino hacia el mantenimiento planificado.
Las herramientas de gestión del mantenimiento correctivo sirven para registrar, asignar, seguir y cerrar reparaciones no planificadas, desde que alguien comunica una avería hasta que se valida el trabajo. Normalmente forman parte de un software de mantenimiento más completo, que también incluye el mantenimiento planificado, el registro de activos y los informes. Ahí es donde la caldera que se estropea cada invierno por fin tiene su propio plan de mantenimiento.
El mantenimiento correctivo es uno de los tres tipos principales de mantenimiento, junto con el preventivo y el predictivo. El preventivo y el predictivo se planifican antes de que algo falle. El correctivo empieza cuando algo ya ha ido mal: la caldera se muere, el ascensor se queda atascado, el congelador del comedor de personal deja de congelar.
Todos los trabajos correctivos empiezan igual: un aviso de avería, una orden de trabajo y alguien del equipo técnico en camino. Por eso, la herramienta que elijas marca buena parte de la semana de tu equipo.
Un buzón compartido funciona bien hasta que acumula 37 avisos de avería sin leer de nueve edificios distintos y nadie sabe cuál es la inundación. Cada edificio nuevo trae más subcontratas, otra persona responsable con su propia forma de comunicar averías y un sitio más donde puede perderse un aviso.
Y los números no dejan lugar a dudas: el 44% de los facility managers considera que el seguimiento de las órdenes de trabajo le lleva mucho tiempo, y el 48% de los retrasos en la ejecución de órdenes de trabajo se debe a fallos de comunicación (fuentes: JLL Technologies; Gartner; datos propios de Infraspeak). La mayoría de esos retrasos se producen al pasar la información de una persona a otra: el aviso olvidado en el correo de alguien, la subcontrata que nunca recibió la foto, el equipo del edificio al que nadie avisó de que el trabajo estaba cerrado.
Y luego está el problema de fondo. Cuando el día entero se va en apagar fuegos, no queda tiempo para planificar el mantenimiento preventivo que evitaría la siguiente avería. Resultado: se estropean más cosas y el equipo pasa todavía más tiempo apagando fuegos. Lo llamamos el ciclo reactivo del FM, y una herramienta que solo ayuda a cerrar tickets más rápido deja a tu equipo atrapado en ese círculo.
Si lideras FM, el bucle se nota en los números por los que te evalúan. La parte del trabajo que tu equipo planifica con antelación (tu ratio entre mantenimiento preventivo y correctivo) no se mueve, las urgencias se comen el presupuesto y la dirección ve a FM como el departamento que apaga fuegos (y pregunta por qué hay tantos).
En la web de cualquier proveedor de software, las listas de funcionalidades se parecen todas. Estos seis criterios muestran las diferencias que importan en una operación multisede. Cada uno incluye una pregunta para hacer en todas las demos.
Una buena gestión de órdenes de trabajo significa que cada trabajo correctivo tiene un único registro, desde el primer aviso hasta la validación final. Estado, fotos, mensajes, costes y documentos quedan vinculados a ese trabajo, y nada se pierde en la bandeja de entrada de nadie. Si quieres empezar por poner orden en casa, mira cómo montar un proceso de órdenes de trabajo como es debido.
Qué buscar:
Varias formas de comunicar una avería, desde la app del personal técnico hasta un código QR en el secamanos estropeado, para que los avisos dejen de llegar como un “oye, una cosa” en el pasillo
Prioridades y SLA asignados automáticamente, para que una sala de servidores inundada no haga cola detrás de una puerta que chirría
Historial y manuales del activo vinculados al trabajo, para que nadie del equipo técnico tenga que llamar a la oficina
Prueba de finalización, con fotos y firmas recogidas in situ, para que “¿se arregló de verdad?” tenga respuesta antes de que nadie lo pregunte
Automatizaciones que le quitan trabajo administrativo a tu equipo, como asignar y priorizar órdenes de trabajo
Pregunta en la demo: “Enséñame una orden de trabajo desde el aviso hasta el cierre, con una subcontrata de por medio.” Si hacen falta tres pantallas y un email, toma nota.
Tu personal técnico no va a usar una app que exige las dos manos, cobertura y cinco toques solo para cerrar un trabajo. Cuando la app estorba, las actualizaciones vuelven a llegar por teléfono y en audios desesperados de WhatsApp, y tus datos se pierden por el camino.
Qué buscar:
Botones grandes y nada en pantalla que el trabajo no necesite
Funcionamiento sin conexión, con sincronización cuando vuelve la cobertura
Lectura de códigos QR o NFC para abrir el historial de un activo en el momento
Solicitudes de material y mensajes dentro del propio trabajo
Pregunta en la demo: “Déjame la app del personal técnico y deja que cierre un trabajo.” Después, pásasela a alguien de tu equipo técnico. Su opinión será bastante menos diplomática (y bastante más útil).
Si tu herramienta de mantenimiento no se habla con tu ERP, tu software de contabilidad, tu BMS y tus herramientas de informes, alguien acabará pasando facturas y listas de activos a mano cada mes (y siempre es la misma persona). Nuestra guía sobre interoperabilidad en el mantenimiento explica cómo conseguir que tus sistemas compartan datos, para que nadie tenga que ser esa persona.
Qué buscar:
Conectores listos para los sistemas que usas, más una API documentada
Un equipo que mapea tus sistemas, desarrolla lo que falta y sigue ahí cuando cambian tus herramientas
Costes de las órdenes de trabajo que llegan a finanzas sin copiar y pegar
Pregunta en la demo: “¿Podemos integrarlo con nuestro ERP?”
La mayoría de los equipos multisede subcontrata buena parte del trabajo correctivo, y la relación con esas empresas sigue funcionando a base de emails, llamadas y mucha fe. Si las subcontratas trabajan fuera de tu sistema, pierdes la pista del trabajo en cuanto sale de tus manos. Y cuantos más edificios y proveedores tengas, más dependerás de esa fe.
Qué buscar:
Subcontratas trabajando en la misma orden de trabajo, con su propio acceso, en lugar de por email
Actualizaciones de estado en tiempo real de los proveedores, para que nadie tenga que mandar un “¿Hay novedades?”
Presupuestos, aprobaciones e informes de trabajo en un solo sitio
Informes de rendimiento de proveedores basados en datos reales, listos para tu próxima revisión de contrato
Pregunta en la demo: “¿Qué ve mi subcontrata y qué tiene que cambiar para trabajar con nosotros?”
Si tu informe mensual empieza con una ronda de llamadas a cada edificio pidiendo números (y otra ronda por los que se quedaron olvidados), no tienes visibilidad multisede. Necesitas ver todo el trabajo correctivo abierto de la cartera en un solo sitio, y poder filtrar por edificio, tipo de activo o proveedor.
Qué buscar:
Paneles de control que comparan edificios lado a lado
Tiempos de respuesta y de reparación por edificio, categoría de activo y proveedor
Reglas de acceso, para que cada equipo local vea su trabajo y tú lo veas todo
Informes que puedes llevar a dirección sin rehacerlos en Excel
Pregunta en la demo: “Enséñame qué edificio tuvo más averías el último trimestre, y por qué.”
La mejor herramienta de mantenimiento correctivo es la que cada vez necesitas menos. Para eso, cada trabajo correctivo tiene que estar vinculado a tu plan de mantenimiento preventivo. Así, las averías que se repiten pasan a ser trabajo planificado y el Reactive Loop empieza a perder fuerza.
Qué buscar:
Trabajo correctivo y planificado en el mismo sistema, con los mismos registros de activos
Alertas de averías repetidas y de activos sin plan preventivo
Informes sobre tu ratio entre preventivo y correctivo, para demostrar avances
Pregunta en la demo: “¿Cómo nos ayudaría esto a reducir el trabajo correctivo de aquí a un año?”
Llévate esta tabla a las próximas demos. Si una herramienta tiene más señales de alarma que buenas señales, está pensada para una operación más pequeña que la tuya.
Criterio | Buena señal | Señal de alarma |
|---|---|---|
Órdenes de trabajo | Un registro por trabajo, de la avería a la validación final | Actualizaciones perdidas entre emails y chats de grupo |
Móvil | El personal técnico cierra trabajos in situ, incluso sin conexión | Informes escritos de memoria al final del día |
Integraciones | Conectores, más un equipo que desarrolla lo que falta | “Siempre puedes exportar a CSV” |
Colaboración | Las subcontratas trabajan dentro del mismo trabajo | Las subcontratas reciben un PDF por email |
Visibilidad multisede | Una sola vista de todos los edificios | Un informe distinto por edificio |
Del correctivo al planificado | El trabajo correctivo y el planificado comparten los mismos datos de activos | Trabajos correctivos y mantenimiento preventivo en herramientas separadas |
La mayoría de los equipos multisede acaba eligiendo entre tres tipos de herramienta. Todas tienen su sitio, y la elección correcta depende de cuántos edificios y proveedores tengas que gestionar a la vez.
Son baratas, todo el mundo las conoce y sirven para un edificio pequeño. Con varios edificios, se quedan cortas enseguida: no hay estado en tiempo real, ni app móvil, ni registro de auditoría. ¿Y esa hoja de cálculo “temporal” que alguien creó hace tres años? Normalmente sigue ahí, con cuatro personas editándola a la vez.
Es un salto de verdad respecto a la hoja de cálculo y, normalmente, el momento en que las órdenes de trabajo dejan de estar solo en la cabeza de alguien. Un GMAO reúne órdenes de trabajo, registros de activos y planificación del mantenimiento en un solo sitio. El problema es que muchos se diseñaron para un único equipo interno: las subcontratas siguen recibiendo los trabajos por email y el sistema no vuelve a saber de ellos. Es una de las razones por las que los facility managers están dejando atrás el GMAO.
Pensada para operaciones en las que cada trabajo pasa por varias manos hasta quedar terminado. Tu equipo, las subcontratas, los usuarios de los edificios y otros sistemas trabajan en la misma plataforma. Así, una orden de trabajo va del primer aviso a la subcontrata y vuelve sin que nadie tenga que reenviar un email. Y como todos los edificios lo registran todo de la misma forma, el informe mensual se reduce a una descarga.
Infraspeak es la plataforma colaborativa de FM creada para equipos multisede que dependen de subcontratas y quieren salir del Reactive Loop. Así responde a cada uno de los seis criterios:
Órdenes de trabajo: la app Órdenes de trabajo mantiene cada trabajo correctivo en un único registro, con estado en tiempo real, documentos y mensajes dentro de la app. Los equipos pueden reducir el tiempo medio de reparación (MTTR) hasta un 83%.
Móvil: la app Infraspeak Mobile está hecha para el terreno. Funciona sin conexión, abre el historial de un activo con un código QR o una etiqueta NFC y mantiene las solicitudes de material y los mensajes dentro del trabajo.
Integraciones: Infraspeak se adapta a tus sistemas en lugar de esperar que aparezcan en una lista de conectores. Un equipo dedicado mapea tus sistemas e implanta integraciones estándar o a medida, rápido, sobre una API bien documentada y una biblioteca de conectores cada vez más amplia (entre ellos SAP, Sage, Xero y Power BI). Un equipo de éxito de integraciones sigue a tu lado después de la puesta en marcha, el Developer Portal permite a tu equipo técnico desarrollar a su ritmo y el Infraspeak Data Lake reúne todo lo que conectes en un solo sitio para analizarlo.
Colaboración: Infraspeak Network reúne a tu equipo y a tus proveedores en el mismo espacio de trabajo, con actualizaciones en tiempo real e informes que muestran el rendimiento real de cada proveedor. Puede reducir hasta 60 h al mes el tiempo perdido gestionando proveedores de forma ineficiente. Mira cómo funciona un trabajo correctivo entre tú y un proveedor.
Visibilidad: los paneles de control muestran lo que pasa en todos los edificios, equipos y proveedores en tiempo real. Cada edificio tiene sus propias alertas de estado y un único conjunto de informes cubre todas las ubicaciones, así que comprobar cómo va un edificio ya no implica coger el coche.
Del correctivo al planificado: las órdenes de trabajo y los trabajos programados comparten los mismos registros de activos, y el personal técnico gestiona ambos desde la misma app. Las Gear AI Automations le quitan el trabajo administrativo a tu equipo y ahorran hasta 8 horas a la semana. Las Gear AI Alerts avisan de planes preventivos que faltan y de lecturas anómalas antes de que se conviertan en averías.
Tu cartera de edificios siempre está cambiando, y buena parte del trabajo es la misma tarea repetida 50 veces (la misma inspección de puertas cortafuegos, edificio tras edificio). Con Infraspeak, defines tus procesos una vez, a tu manera, y cada edificio nuevo sigue el mismo estándar. Cada equipo local gestiona su trabajo y tú lo ves todo en un solo sitio. A medida que crece la cartera, sumas edificios y equipos sin tener que empezar de cero.
Con estas funcionalidades, basta con configurarlo todo una sola vez:
Las mismas reglas en todos los edificios: actualiza los SLA de las órdenes de trabajo de toda una región o campus de una vez, en lugar de edificio por edificio. Con los Trabajos Programados Distribuidos, creas un plan de mantenimiento una vez y se aplica a todos los edificios que cubre, mientras cada equipo local sigue gestionando su propio trabajo.
Edificios nuevos en marcha enseguida: las herramientas de importación masiva crean edificios y copian estructuras de ubicaciones completas, hasta las salas técnicas concretas. Hacerse cargo de una cartera de 50 centros comerciales no tiene por qué empezar con días de copiar y pegar.
Fácil para quien está sobre el terreno: los equipos locales tienen una app móvil con accesos por perfil y paneles de control para su propio equipo, y los usuarios de los edificios comunican incidencias escaneando un código QR con Infraspeak Direct Page, sin iniciar sesión.
Aquí tienes dos ejemplos de equipos multisede que ya trabajan así:
1. Rohloff Group/KFC: un grupo sudafricano de franquicias de restauración que gestiona 27.500 activos en Western Cape, Gauteng y Free State. Su antiguo sistema solo podía guardar 5.000 elementos a la vez, así que todo lo anterior se archivaba y se olvidaba (poco práctico cuando intentas averiguar por qué la misma freidora no deja de estropearse). Las órdenes de trabajo correctivas vivían en hojas de cálculo y cadenas de emails. Con Infraspeak Network, reunieron a más de 60 proveedores en un único espacio de trabajo y gestionaron 18.000 pedidos de presupuesto y órdenes de trabajo en su primer año. Ahora, una integración a medida vigila sus generadores y envía una alerta cuando el gasóleo se está acabando. En un país que se sabe de memoria los cortes de luz programados (el famoso load-shedding), es el único activo que nadie puede permitirse olvidar.
2. Dreamfit: una de las grandes cadenas de gimnasios de España, que subcontrata el 95% de su mantenimiento. Los avisos de avería iban y venían entre email, teléfono y WhatsApp, así que los problemas pequeños se quedaban abiertos demasiado tiempo y había máquinas que pasaban semanas con un cartel de “fuera de servicio”. Hoy, los equipos de los centros y los proveedores trabajan en la misma plataforma, en 31 gimnasios y con 17.000 activos. Los tiempos de respuesta han mejorado y cada gimnasio nuevo se configura en Infraspeak antes de abrir sus puertas.
Por qué el mantenimiento influye en la experiencia del socio en Dreamfit · Infraspeak
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