El 71,0% de los equipos de FM en España gestiona su operación con dos o más herramientas. Descubre por qué eso no reduce el trabajo y por dónde empezar.
Es hora de romper el ciclo reactivo. Cómo Convertirse en un FM Estratégico te muestra cómo.
Saber másEn España, demasiadas. Siete de cada diez equipos de facility management (71,0%) gestionan su operación con dos o más herramientas, más que en ningún otro mercado, según el informe El Estado de las Operaciones de FM 2027: Las Brechas del FM. Y más de un tercio (35,0%) todavía usa papel.
Excel, el correo, el teléfono, un GMAO, una herramienta para aprobar presupuestos, una carpeta compartida. Cada una guarda una parte de la operación, y alguien tiene que unir las piezas a mano. El informe lo llama funcionar a base de parches, y en España los parches llegan a su máxima extensión. Te contamos de dónde viene el problema y por dónde empezar.
España representa el 17,0% de la muestra: más de 180 equipos de FM con los que hablamos entre septiembre de 2025 y septiembre de 2026. El 56,9% son pymes, y las empresas de servicios de FM tienen más peso que en ningún otro mercado (41,3%), seguidas de instalaciones industriales y energéticas (22,8%), comercio (13,2%) y oficinas y otros propietarios inmobiliarios (12,2%).
Los datos dibujan una operación muy repartida:
Indicador | España | Total |
|---|---|---|
Usan dos o más herramientas | 71,0% | 57,2% |
Usan tres o más herramientas | 36,6% | 26,8% |
Usan Excel | 63,9% | 56,3% |
Usan papel | 35,0% | 24,6% |
Usan un GMAO o un CAFM | 15,8% | 21,1% |
Mencionan los procesos manuales como problema | 95,5% | 90,5% |
Mencionan el coste y el presupuesto como problema | 45,5% | 36,1% |
Más herramientas, más papel, menos software especializado. Y el trabajo manual más alto de todos los mercados del informe.
Porque cada herramienta que no se conecta con las demás añade un traspaso más. Y cada traspaso es una oportunidad para que se pierda un trabajo, caduque un certificado o se persiga dos veces a un proveedor. No es casualidad que el 77,3% de los equipos españoles mencione los sistemas fragmentados como problema (70,1% en total).
Una empresa de logística nos habló de unos 25.000 correos de mantenimiento al año. Cada trabajo está repartido entre un GMAO, el correo, una herramienta de aprobación de presupuestos y una plataforma de documentación de proveedores, así que es difícil saber en qué punto está cada uno. Cuatro sistemas para un mismo trabajo, y ninguno tiene la foto completa.
Muchas herramientas nuevas prometieron ahorrar tiempo y acabaron añadiendo trabajo: más paneles que revisar, más alertas que despejar, más pantallas en las que iniciar sesión. Por eso tener un GMAO tampoco basta si se queda aislado del resto. Es una de las razones por las que los facility managers están dejando atrás los GMAO tradicionales.
El FM en España pasa por muchas manos: el 76,1% de los equipos combina equipos internos y externos, y el 65,0% gestiona más de una sede. Cada contratista, cada sede y cada canal es un traspaso, y ahí es donde la información se pierde.
Una empresa gestiona las incidencias de 75 centros con un equipo de cuatro personas, a base de Excel, correo y teléfono. Para saber en qué estado está cada trabajo, llama a tiendas y sucursales, porque las llamadas no dejan registro. Cuatro personas, 75 centros y un teléfono que no apunta nada.
El problema pesa a los dos lados del contrato:
Si eres una empresa de servicios de FM (en España, el 41,3% de la muestra), cada trabajo que se cierra por teléfono es un trabajo que no puedes demostrar a tu cliente.
Si gestionas tus propios edificios, dependes de que cada contratista te mande la información por su canal y a su ritmo. El rendimiento de los proveedores queda fuera de la vista hasta que algo falla.
Mejorar la comunicación en facility management ayuda, siempre que esa comunicación deje rastro.
En España, el presupuesto pesa más que en ningún otro sitio: el 45,5% de los equipos menciona el coste y las limitaciones de presupuesto como problema. Y los parches hacen que el dinero se escape por donde nadie mira.
Una cadena de supermercados lo llama gasto invisible: el 80% de sus incidencias, unas 4.000 al mes de menos de 500 € cada una, sigue adelante sin ningún control presupuestario. El departamento solo conoce sus costes reales al cerrar el mes. Cuando el gasto se va en miles de pagos pequeños, nadie ve el agujero hasta que ya está hecho.
Sin datos completos, también es difícil defender el presupuesto ante la dirección. El 72,7% de los equipos españoles menciona la poca visibilidad como problema, y es complicado pedir más recursos con cifras que nadie puede reconstruir. Si este es tu caso, empieza por crear un presupuesto de mantenimiento que puedas seguir de verdad.
La recomendación del informe para España es clara: con tantas herramientas en juego, primero hay que conectar lo que ya existe. En la práctica, son cuatro pasos:
Conecta lo que ya tienes antes de añadir nada nuevo. Equipos internos, contratistas, proveedores y clientes trabajando con el mismo registro.
Registra cada trabajo una sola vez, en origen. El personal técnico registra el trabajo mientras lo hace, y nadie vuelve a pasar papel a Excel.
Empieza donde más horas manuales se acumulan. Con presupuestos ajustados, el primer ahorro está en el trabajo que hoy se teclea dos veces.
Automatiza lo aburrido y deja las decisiones en manos de las personas. Clasificar solicitudes, detectar duplicados, perseguir el estado de cada trabajo: aquí es donde la automatización en FM y mantenimiento se gana su sitio. Qué es urgente o en qué merece la pena gastar lo sigue decidiendo tu equipo.
Infraspeak es una plataforma colaborativa de FM, impulsada por IA agéntica que mantiene a las personas al mando. Está construida en torno a una idea: el FM tiene que funcionar como un único sistema conectado.
Un único registro para todos. Equipos internos, contratistas, proveedores y clientes trabajan en el mismo entorno. Con Infraspeak Network, los proveedores trabajan dentro de la misma operación que los equipos a los que dan servicio, y el historial se queda con el activo, tenga quien tenga el contrato.
Automatización que quita trabajo en lugar de añadirlo. Infraspeak Gear AI se encarga de las tareas administrativas de principio a fin y funciona con los datos que ya están en la plataforma, sin necesidad de sensores para empezar. Cada flujo de trabajo puede incluir un paso de aprobación humana. Las sugerencias de Gear AI se aceptan el 75% de las veces, y las automatizaciones de Gear AI ahorran a los equipos hasta ocho horas semanales en tareas administrativas.
El estado de cada trabajo, sin llamar a nadie. Cuando todo vive en el mismo registro, saber en qué punto está una incidencia deja de depender de una llamada a la tienda.
Los datos de España son una parte de la historia. El Estado de las Operaciones de FM 2027: Las Brechas del FM recoge las tres brechas del FM (la brecha administrativa, la brecha de conexión y la brecha de visibilidad), los datos de Brasil, Portugal, Reino Unido y Francia y cinco pasos para 2027.
Plataforma Infraspeak
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