Facility management em Portugal: quanto vale um FM que ninguém consegue medir?

As equipas de facility management em Portugal são as que menos dependem do Excel. Seria uma boa notícia, se não fosse o resto: três em cada dez gerem a manutenção através de um ERP ou de um sistema de contabilidade, e uma em cada quatro não consegue dar um único número sobre o desempenho da operação. Os dados são do relatório O Estado das Operações de FM 2027, da Infraspeak, que ouviu mais de 210 equipas de FM em Portugal.

O relatório identifica três falhas do FM: a administrativa, a de ligação e a de visibilidade. Em Portugal, a falha nota-se sobretudo naquilo que as equipas conseguem medir. Veja de onde vem e por onde começar a fechá-la.

O que mostra o relatório sobre o facility management em Portugal?

Portugal representa 19,6% da amostra: mais de 210 equipas de FM, ouvidas entre setembro de 2025 e setembro de 2026. 57,4% são pequenas e médias empresas, e os prestadores de serviços de FM são o maior grupo (34,6%), seguidos das instalações industriais e de energia (19,4%), da educação e setor público (12,9%) e da hotelaria e lazer (11,5%).

À primeira vista, o retrato é mais arrumado do que nos outros mercados:

Menos Excel, menos ferramentas, menos queixas sobre relatórios. E, mesmo assim, mais equipas sem números. O FM português parece organizado, mas boa parte dele vive num sistema que nunca foi pensado para o medir.

Porque é que o FM acaba por viver no sistema financeiro?

Porque o ERP já lá estava. Se a empresa já fatura, compra e controla custos num sistema, parece lógico pendurar a manutenção no mesmo sítio. O problema é que um ERP foi construído para quem fecha contas no escritório, e o FM acontece no terreno.

Uma das histórias do relatório mostra bem o que isto significa. Uma empresa de FM tem mais de 22.000 registos de ativos no seu ERP, mas a equipa no terreno não consegue aceder a esses registos. A localização dos equipamentos é atualizada por telefone, e os custos acabam imputados aos projetos errados. O sistema sabe muito sobre cada ativo, menos onde ele está e quanto custa de verdade.

Noutro caso, uma empresa de abastecimento de água explicou que cada ordem de trabalho corretiva tem de ser criada duas vezes, em dois sistemas diferentes, só para conseguir acompanhar os custos. Não admira que os processos manuais continuem a ser o principal problema das equipas portuguesas (87,9%), mesmo com menos ferramentas em jogo. E dados que entram duas vezes dificilmente servem para uma boa análise de dados em facility management.

Onde se perdem os dados: nas passagens de testemunho

Em Portugal, o FM é feito por muitas mãos: 71,9% das equipas trabalham com equipas mistas, internas e externas, e 70,8% gerem mais do que um local. Quem faz o trabalho raramente é quem tem acesso ao sistema onde ele fica registado.

Num prestador de serviços de limpeza, um único cliente envia 10 a 15 e-mails de incidentes por dia. Os supervisores do turno da noite tratam cada um à mão, o que atrasa a resposta. Cada e-mail é uma passagem de testemunho, e nenhuma delas deixa rasto num sítio onde alguém a possa medir depois.

O problema pesa dos dois lados do contrato:

• Se é prestador de serviços, cada pedido que chega por e-mail e se resolve sem registo é trabalho que não consegue provar ao cliente.

• Se gere os seus próprios edifícios, o que os subcontratados fazem fica nos sistemas deles, ou em lado nenhum. O desempenho dos fornecedores só se vê quando alguma coisa avaria.

Melhorar a comunicação na manutenção e no facility management ajuda, desde que essa comunicação fique registada.

Porque é que uma em cada quatro equipas não consegue dar um número?

Porque os dados que existem não descrevem a operação. As equipas portuguesas são as que menos se queixam dos relatórios (30,4%), mas uma em cada quatro (25,8%) não conseguiu dar nenhum número sobre o desempenho da operação: nem cumprimento de SLA, nem custo por local, nem backlog. Um relatório financeiro impecável diz quanto se gastou. Raramente diz se o dinheiro foi bem gasto.

Isso tem um custo. O FM influencia os custos, o risco, a compliance e a experiência de todas as pessoas no edifício, mas é difícil conquistar um lugar à mesa da administração sem números em que a gestão confie.

Há ainda outro sinal curioso: a manutenção corretiva é menos referida em Portugal do que em qualquer outro mercado (12,1%, face a 25,7% no total). Pode ser uma boa notícia. Também pode ser só o reflexo de uma operação que não sabe quantas vezes anda a apagar fogos.

Por onde começar: os KPIs de manutenção que importam

A recomendação do relatório para Portugal começa pelas pessoas e só depois chega aos números. Na prática, são quatro passos:

1. Ligue todas as pessoas que intervêm no edifício. Equipas internas, subcontratados, fornecedores e clientes a trabalhar a partir do mesmo registo.

2. Tire o FM do sistema financeiro e ponha-o nas mãos de quem faz o trabalho. O técnico regista a intervenção no momento em que a faz, e a localização do equipamento e os custos ficam certos à primeira. O ERP continua a fazer o que faz bem: as contas.

3. Automatize o trabalho administrativo. Triagem de pedidos, duplicados, follow-ups: é trabalho repetitivo, e é aí que a automatização no facility management faz diferença. As decisões (o que é urgente, o que justifica o gasto, em que fornecedor confiar) ficam com as pessoas.

4. Escolha os números que mostram o desempenho da operação. Cumprimento de SLA, custo por local. Reporte-os todos os meses e construa a partir deles a conversa com a administração. Se não sabe por onde começar, os indicadores de manutenção mais usados são um bom ponto de partida.

Como a Infraspeak ajuda a fechar estas falhas

A Infraspeak, a plataforma colaborativa de facility management, foi construída em torno de uma ideia: o FM tem de funcionar como um único sistema interligado.

• Um único registo para todos. Equipas internas, subcontratados, fornecedores e clientes trabalham no mesmo ambiente. Com a Infraspeak Network, os fornecedores trabalham dentro da mesma operação que as equipas a quem prestam serviço, e o histórico fica com o ativo, seja quem for o titular do contrato.

• Automação que tira trabalho, em vez de o criar. O Infraspeak Gear AI trata do trabalho administrativo com os dados que já estão na plataforma, sem precisar de sensores para começar. Cada fluxo de trabalho pode incluir um passo de aprovação humana. As sugestões do Gear AI são aceites 75% das vezes, e as automações poupam às equipas até oito horas por semana em trabalho administrativo.

• Números que se levam à administração. Quando o trabalho é registado uma única vez, na origem, por quem o faz, os KPIs de manutenção deixam de ser estimativas e passam a ser um retrato da operação.

O que é o relatório O Estado das Operações de FM 2027?

O Estado das Operações de FM 2027 é um relatório da Infraspeak, a plataforma colaborativa de facility management, sobre a forma como as equipas de FM gerem as suas operações. Cobre as ferramentas em que se apoiam, o que as atrasa, com quem trabalham e o que as está a empurrar para a mudança. Baseia-se em conversas com 1071 equipas de FM ao longo de 12 meses. A maioria estava no Brasil, em Portugal, em Espanha e no Reino Unido, com a França e o resto da América Latina também representados.

A maioria é formada por organizações de pequena e média dimensão. As pequenas e médias empresas representam 59,0% da amostra, as empresas mid-market 32,5% e as grandes empresas 8,5%. Os prestadores de serviços de FM são o maior grupo individual (31,9%). Os outros dois terços gerem os seus próprios edifícios, desde instalações industriais e de energia a escritórios, retalho e hotelaria.

A equipa de FM típica gere uma operação mista, com vários locais. Três em cada quatro (74,5%) combinam equipas de manutenção internas e externas, e 68,1% gerem mais do que um local.

Uma ressalva honesta: a maioria destas equipas já estava a avaliar a forma como gere o FM. Isso faz do relatório um bom termómetro de onde está a pressão, mas um retrato menos fiável das equipas satisfeitas com a forma como trabalham hoje.

Leia o relatório completo

Os números de Portugal são uma parte da história. O Estado das Operações de FM 2027 traz as três falhas do FM (administrativa, de ligação e de visibilidade), os retratos do Brasil, Espanha, Reino Unido e França e cinco passos para 2027.

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