Gestão de facilities no Brasil: os riscos que os líderes não conseguem ver

As equipes de gestão de facilities no Brasil usam mais software especializado do que a média. Mesmo assim, são as que mais reclamam dos relatórios de manutenção que têm em mãos. Duas em cada três (65,2%) dizem que o sistema atual deixa a desejar nos relatórios, o índice mais alto entre todos os mercados analisados no relatório O Estado das Operações de FM 2027, da Infraspeak.

O software chegou. A confiança nos números, ainda não.

O relatório chama isso de falha de visibilidade: os riscos e resultados que os líderes de facilities não conseguem ver nem medir. No Brasil, ela aparece com mais força do que em qualquer outro lugar. Veja de onde ela vem e por onde começar a fechá-la.

O que o relatório mostra sobre a gestão de facilities no Brasil?

O Brasil é o maior mercado do relatório: mais de 380 equipes de facilities (34,9% da amostra), ouvidas entre setembro de 2025 e setembro de 2026. Dois terços são pequenas e médias empresas (65,9%), e as prestadoras de serviços de facilities são o maior grupo (29,2%), seguidas por escritórios e outros proprietários de imóveis (16,3%), unidades industriais e de energia (16,0%) e varejo (14,5%).

O retrato tem uma contradição difícil de ignorar:

Mais software dedicado, menos ferramentas costuradas e, ainda assim, menos clareza. Quase metade das equipes não confia totalmente nos dados do próprio sistema. E é difícil levar um número para a diretoria quando nem você acredita nele.

Por que mais software não gerou relatórios melhores?

Porque o problema começa antes do relatório. Se o dado chega incompleto, atrasado ou redigitado, nenhum dashboard dá jeito. E no Brasil o trabalho manual continua por toda parte: 91,0% das equipes citam os processos manuais como dor, e 81,6% dizem que o sistema atual ainda as obriga a fazer trabalho manual.

Uma das histórias do relatório resume bem o cenário. Uma empresa de engenharia descreveu a rotina da equipe do escritório: baixar os dados enviados do campo, limpar tudo à mão, digitar em planilhas e anexar fotos para montar os relatórios dos clientes. São de 3.000 a 6.000 relatórios em PDF por projeto. Em algum ponto entre o PDF número 1 e o número 6.000, alguém vai digitar uma data errada (e ninguém vai perceber até o cliente perguntar).

Software que não registra o trabalho na origem vira só mais um lugar para onde alguém copia informação. O relatório sai bonito, mas a base dele continua sendo digitação. Se quiser ir mais fundo no que um bom relatório precisa ter, vale ler nosso guia sobre relatórios na área de facilities.

Onde os dados se perdem: nas passagens de bastão

A gestão de facilities no Brasil é um esporte coletivo, jogado em muitos campos ao mesmo tempo. 70,8% das equipes trabalham com equipes mistas, internas e externas, e 69,6% gerenciam mais de um local. Cada terceirizada, cada unidade e cada técnico é uma passagem de bastão, e é ali que a informação cai no chão.

Uma rede de varejo alimentar com 36 lojas recebe por e-mail os relatórios de manutenção preventiva de oito terceirizadas diferentes. Cada uma no seu formato, no seu ritmo, no seu PDF. O resultado é uma enxurrada de anexos que a equipe não consegue processar nem acompanhar. A manutenção foi feita (provavelmente). Provar isso já é outra história.

O problema pesa dos dois lados do contrato:

• Se você é uma prestadora de serviços, seus clientes querem comprovação: fotos, registros de data e hora, assinaturas. Sem isso, a qualidade da sua entrega vira uma questão de confiar na sua palavra.

• Se você gerencia os próprios edifícios, depende dos dados que as terceirizadas mandam, quando mandam. O desempenho dos fornecedores fica invisível até alguma coisa quebrar.

Boa parte disso é um problema de comunicação na gestão de facilities, e ele não se resolve com mais um grupo de WhatsApp.

Quanto custa não confiar nos relatórios de manutenção?

Primeiro, custa tempo. Um operador logístico contou que passa dois dias por mês montando relatórios gerenciais à mão. Quando os números ficam prontos, já estão desatualizados.

Depois, custa influência. A gestão de facilities mexe com custos, riscos, compliance e a experiência de todo mundo no edifício, mas é difícil conquistar um lugar à mesa da diretoria sem números em que a liderança confie. Os dados globais do relatório mostram até onde isso pode ir: uma em cada seis equipes (17,4%) não conseguiu dar nenhum número sobre o desempenho da operação. Nenhum cumprimento de SLA, nenhum custo por local, nenhum backlog.

E, por fim, custa o que você não está vendo. No Brasil, compliance aparece menos como dor do que em outros mercados (20,2%, contra 29,5% no geral). Isso não significa que o risco seja menor. Pode significar só que ninguém está olhando para ele, até o dia em que um auditor olha.

Por que mesmo com softwares a visibilidade ainda é uma falha?

A recomendação do relatório para o Brasil é direta: primeiro, garantir que os dados por trás de cada relatório sejam completos e confiáveis. Depois, escolher poucos números e apresentá-los com regularidade. Na prática, são quatro passos:

1. Registre o trabalho uma única vez, na origem. O técnico registra o serviço enquanto executa, com foto e assinatura, e esse mesmo dado alimenta o relatório, o faturamento e o planejamento. Ninguém redigita nada.

2. Coloque as terceirizadas no mesmo registro. Se a prestadora registra o serviço no mesmo lugar que a sua equipe, o relatório de preventiva deixa de ser um PDF perdido na caixa de entrada.

3. Tire o administrativo das mãos das pessoas. Triagem de solicitações, duplicidades, follow-ups: é trabalho repetitivo, e é onde a automação em FM e manutenção faz diferença. As decisões (o que é urgente, o que vale o gasto, em qual fornecedor confiar) continuam com a equipe.

4. Escolha um ou dois números que importam para a liderança. Cumprimento de SLA, custo por local. Apresente esses números todo mês e construa a partir deles a conversa com a diretoria. Se ainda não sabe por onde começar, os indicadores de manutenção mais usados são um bom ponto de partida.

Como a Infraspeak ajuda a fechar essas falhas

A Infraspeak, a plataforma colaborativa de gestão de facilities, foi construída em torno de uma ideia: o FM precisa funcionar como um único sistema conectado.

• Um único registro para todo mundo. Equipes internas, terceirizadas, fornecedores e clientes trabalham no mesmo ambiente. Com a Infraspeak Network, os fornecedores trabalham dentro da mesma operação que as equipes que atendem, e o histórico fica com o ativo, não importa quem tenha o contrato.

• Automação que tira trabalho, em vez de criar. O Infraspeak Gear AI cuida do trabalho administrativo com os dados que já estão na plataforma, sem precisar de sensores para começar. Todo fluxo pode incluir uma etapa de aprovação humana. As sugestões do Gear AI são aceitas 75% das vezes, e as automações economizam até oito horas por semana de trabalho administrativo para as equipes.

• Números que dá para levar para a diretoria. Quando o dado é registrado uma vez, na origem, o relatório deixa de ser uma reconstrução feita no fim do mês e passa a ser um retrato da operação.

O que é o relatório O Estado das Operações de FM 2027?

O Estado das Operações de FM 2027 é um relatório da Infraspeak, a plataforma colaborativa de gestão de facilities, sobre como as equipes de facilities conduzem suas operações. Ele cobre as ferramentas em que se apoiam, o que as atrasa, com quem trabalham e o que as está empurrando para a mudança. Baseia-se em conversas com 1.071 equipes de facilities ao longo de 12 meses. A maioria estava no Brasil, em Portugal, na Espanha e no Reino Unido, com a França e o resto da América Latina também presentes.

A maioria é formada por organizações de pequeno e médio porte. As pequenas e médias empresas representam 59,0% da amostra, as empresas mid-market 32,5% e as grandes empresas 8,5%. As prestadoras de serviços de facilities são o maior grupo individual (31,9%). Os outros dois terços administram os próprios edifícios, de unidades industriais e de energia a escritórios, varejo e hotelaria.

A equipe de facilities típica conduz uma operação mista, com vários locais. Três em cada quatro (74,5%) combinam equipes de manutenção internas e externas, e 68,1% gerenciam mais de um local.

Uma ressalva honesta: a maioria dessas equipes já estava avaliando como conduz o FM. Isso faz do relatório um bom termômetro de onde está a pressão, mas menos representativo das equipes satisfeitas com a estrutura atual.

Leia o relatório completo

Os números do Brasil são uma parte da história. O Estado das Operações de FM 2027 traz as três falhas do FM (administrativa, de conexão e de visibilidade), os retratos de Portugal, Espanha, Reino Unido e França e cinco passos para 2027.

Acesse o relatório completo