Em 2027, vai haver mais gente a fazer ao FM perguntas a que tem de responder depressa.
Está na hora de quebrar o ciclo reativo. Torne-se um Facility Manager Estratégico mostra-lhe como.
Saber maisMais cedo ou mais tarde, alguém de fora da equipa de facility management (FM) faz uma pergunta a que a equipa não sabe responder depressa. Um cliente quer provas de que o trabalho foi feito. A administração quer saber quanto custa o FM por edifício. Um auditor quer um certificado que devia estar na pasta partilhada, algures.
Estas perguntas são cada vez mais frequentes e são a razão pela qual criámos o nosso relatório de FM, O Estado das Operações de FM 2027: As Falhas do FM. Serve para ajudar quem lidera equipas de FM a ver como a sua operação se compara, a encontrar os pontos fracos e a preparar-se antes que sejam outros a apontá-los.
É um retrato de como as equipas de FM gerem realmente as suas operações: as ferramentas em que confiam, o que as atrasa, com quem trabalham e o que as está a empurrar para a mudança. Foi construído a partir de um ano de conversas entre a Infraspeak, a plataforma colaborativa de FM, e 1071 equipas de FM, sobretudo na Europa e na América Latina.
É isso que o distingue. Um inquérito pede às pessoas que marquem cruzinhas sobre a sua operação. Uma conversa deixa-as descrevê-la: a ficha de trabalho que é registada duas vezes, a única pessoa da equipa técnica que atende sempre o telefone, o relatório de gestão que demora dois dias a fazer. O relatório é feito dessas descrições.
Porque o FM não tem uma imagem partilhada de como as operações funcionam no dia a dia. A maior parte de quem lidera equipas de FM avalia a sua operação de forma isolada. Sabe o que está a correr mal nos seus edifícios, mas não sabe se é normal, invulgar ou se está prestes a piorar. Sem esse benchmark, é difícil saber por onde começar e mais difícil ainda convencer a direção.
Acontece que somos dos que mais ouvem esse retrato. Todas as semanas, falamos com equipas de FM da Europa e da América Latina sobre como gerem as suas operações, o que as atrasa e o que mudariam. Essas conversas costumam ficar dentro das chamadas comerciais e de apoio ao cliente. Este relatório junta-as, para que quem lidera equipas de FM possa usar o que ouvimos para medir as suas próprias operações.
Retoma também o ponto onde parou o nosso inquérito de 2026 a 281 profissionais de FM. Esse inquérito perguntava para onde caminha o FM. Este relatório olha para como o FM funciona hoje.
Três coisas: perceber em que ponto está o FM, avaliar a sua própria operação e preparar-se para o que aí vem.
O relatório dá ao FM uma linguagem comum para o que está a correr mal. Ao longo de um ano de conversas, os mesmos problemas foram aparecendo e o relatório agrupa-os nas falhas do FM:
A falha administrativa: o trabalho manual que consome o tempo destinado à prevenção, ao planeamento e às pessoas.
A falha de ligação: as quebras entre equipas internas, prestadores externos, fornecedores e clientes que trabalham nos mesmos edifícios, mas não no mesmo sistema.
A falha de visibilidade: os riscos e resultados que ninguém consegue ver nem medir, a parte do Iceberg do FM que só vem ao de cima quando algo avaria.
Uma equipa que consiga dizer «o nosso problema são as passagens de trabalho com os prestadores externos» já pode começar a resolvê-lo. «Está tudo um bocadinho caótico» é muito mais difícil de atacar. E, para situar o ponto de partida: mais de metade das equipas com quem falámos ainda gerem a operação em Excel.
Um benchmark só é útil se o puder pôr lado a lado com a sua própria operação, e o relatório está escrito para que o faça falha a falha. Para adiantar caminho, experimente estas três perguntas:
Alguém da sua equipa volta a escrever trabalho que já estava registado noutro sítio?
Se mudasse de fornecedor amanhã, o histórico dos seus ativos ficaria consigo?
Se a direção lhe pedisse agora o cumprimento dos SLA, conseguia dar-lhe um número?
Cada «nem por isso» aponta para uma falha que vale a pena fechar. Se a última doeu, este guia de relatórios de facility management é um bom ponto de partida.
Cada vez mais, a pressão sobre o FM vem de fora da equipa. Clientes e concursos pedem prova do trabalho feito. O crescimento transforma «vamos desenrascando com o Excel» em «não vemos o que se passa». Uma troca de fornecedor pode levar consigo o histórico de manutenção. Em 2027, vai haver mais gente a fazer ao FM perguntas a que tem de responder depressa.
O relatório também aponta por onde começar. Termina com cinco medidas práticas para 2027, desde registar o trabalho uma só vez, na origem, até automatizar o trabalho administrativo mantendo as decisões nas mãos das pessoas.
Comece pela falha que mais dói. Veja como outras equipas descrevem o mesmo problema e por onde estão a começar.
Ponha-o ao lado da sua operação. Use as falhas como lista de verificação com a sua equipa e avalie com honestidade onde se posiciona.
Leve-o à direção. As cinco medidas dão-lhe um ponto de partida e o relatório dá-lhe o contexto para explicar porquê.
As perguntas vão chegar de qualquer forma. O relatório FM 2027 ajuda a ter as respostas prontas, antes que um auditor, um cliente ou um chiller avariado as peçam.
O Estado das Operações de FM 2027: As Falhas do FM é o relatório da Infraspeak sobre como as equipas de FM gerem as suas operações. Foi construído a partir de um ano de conversas com 1071 equipas de FM, sobretudo na Europa e na América Latina.
A quem lidera o FM, tanto numa equipa que gere os seus próprios edifícios como numa empresa prestadora de serviços de FM, e quer ver como a sua operação se compara e por onde começar a melhorá-la.
O relatório de 2026 foi um inquérito a profissionais de FM sobre para onde caminha o FM. O relatório de 2027 foi construído a partir de conversas com equipas de FM e olha para como as suas operações funcionam hoje.
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