Saiba porque é que o gestor de facilities deve fazer o rastreamento de ativos, quais os benefícios, os métodos e as tecnologias recomendadas.
Descubra uma plataforma de FM que reúne os seus ativos, equipas e dados – tudo num só lugar.
Solicite uma DemonstraçãoO rastreamento de ativos, também conhecido como asset tagging, consiste em identificar cada ativo durante toda a sua vida útil. Se aplica tanto a ativos fixos como a ativos móveis. Sua principal vantagem é que permite reunir toda a informação sobre o ativo, desde a sua localização ao histórico de manutenção, especialmente quando integrado com um software gestão de ativos. E isso, com certeza, merece a sua atenção.
Como você já deve calcular, o rastreamento de ativos é um processo importante para todos os edifícios e indústrias que podem se beneficiar de um software CMMS, ou de uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção, como centros comerciais, hospitais, escolas e colégios, armazéns e fábricas. Neste artigo, explicamos como fazer o rastreio de ativos passo a passo e que tecnologias tem à sua disposição. Vamos juntos? (software de manutenção (CMMS))
Em facilities management, o rastreamento de ativos é essencial e pode ser potencializado com um software gestão de facilities adequado para otimizar a gestão de todos os recursos do edifício.
Há várias vantagens no rastreamento dos ativos. Destacamos algumas a seguir:
✓ É mais fácil manter um histórico do uso, ações de reparação e de manutenção;
✓ Poupa tempo na procura por informação sobre o equipamento e o seu histórico;
✓ Simplifica a recolha de dados com precisão, o que permite conhecer melhor em que fase do ciclo de vida está, avaliar o estado do ativo e a sua criticidade;
✓ Permite tomar decisões com mais exatidão e segurança, devido à confiabilidade dos dados;
O rastreamento de ativos é uma funcionalidade fundamental de qualquer software CAFM moderno, permitindo gestão integrada de facilities e ativos.
✓ Quando faz parte de uma estratégia integrada de manutenção, permite tomar ações de manutenção preventiva;
✓ Como todos os equipamentos estão identificados e algumas tecnologias funcionam à distância, pode ajudar a prevenir roubos.
Para empresas que lidam com grandes volumes de equipamentos e materiais, o rastreamento de ativos funciona de forma complementar ao software gestão de estoque, garantindo controle total sobre todos os recursos da organização.
O primeiro passo para rastrear os ativos é identificar o tipo de ativo e categoria. Se você já tem um sistema de classificação de equipamentos e um inventário bem organizado, este passo será muito simples. Caso contrário, terá que implementar um sistema de classificação para poder começar a agrupar os seus ativos.
Não há uma maneira única de fazer esta classificação: pode agrupá-los por departamento (por ex., ativos do departamento financeiro, do departamento R&D), função (por ex., AVAC, sistema elétrico, alarmes) ou uso (por ex., mobiliário, TI, equipamento audiovisual), conforme for mais conveniente para a sua empresa.
Importante: inventariar todos os ativos não significa que todos precisem necessariamente de um número de identificação ou de uma tag. Defina um valor mínimo que justifique o investimento na etiqueta de produto e do seu tempo. No entanto, não se concentre só no custo do ativo – um computador ou um disco externo, além do seu valor físico, também podem conter informações valiosas para a empresa e que vale a pena proteger.
Dentro do possível, dê prioridade a ativos móveis que podem se perder com facilidade e que são muito requisitados (por ex., uma máquina de medir a tensão ou um ecógrafo num hospital, um kit completo de ferramentas numa fábrica ou um projetor num colégio).
Para equipes que trabalham em campo, o rastreamento de ativos móveis pode ser integrado com software field service management para melhor controle dos equipamentos utilizados externamente.
Cada ativo deve ter um número de identificação único (ID) que o distinga dos restantes equipamentos do mesmo tipo e categoria. Este ID deve ser consistente para fins de manutenção, organização e contabilidade, entre outros. Segundo o tipo de categorização que escolher, também pode atribuir um significado a certas parcelas de código.
Por exemplo, 001 para designar equipamentos localizados no piso 1, 002 para ativos localizados no piso 2, e por aí em diante; 011 pode corresponder a ativos de restauração e cozinha, 012 a equipamentos elétricos, 013 a alarmes e sistemas de segurança, etc. Assim sendo, é possível saber imediatamente que o ativo 001013044 corresponde a um alarme situado no primeiro piso.
Dica: embora possa ser tentador adotar o número de série como ID, lembre-se que os números de série seguem um formato inconsistente e que variam de marca para marca. Por isso, apesar de parecer simplificar o processo, não é uma boa opção a longo prazo, nem permite a identificação imediata dos ativos.
O ID de cada ativo precisa estar na respectiva tag (ou etiqueta). Isso leva-nos ao passo 3: escolher o tipo de etiqueta adequado, porque ela precisa se manter legível durante toda a vida útil do equipamento. Há diversos tipos de etiquetas, cada um com as suas vantagens e desvantagens, e você deve escolher o mais resistente para o que pretende. Deixamos aqui alguns exemplos:
etiquetas manuais em papel – são as mais baratas, mas também as menos resistentes; é uma tarefa manual, pouco exata, sem verificação.
códigos de barras simples – uma opção simples e rápida, mas que requer uma base de dados dos ativos; isto dificulta a acessibilidade à informação.
códigos de barras com RFID – um pouco mais complexos do que os códigos de barras simples, estes códigos estão ligados a um sinal de rádio, o que faz com que funcionem como um “chip” e possam ser combinados com a tecnologia de GPS. Isto permite a recolha de dados em tempo real e torna-os mais seguros e mais eficientes. Podem ser lidos a distâncias maiores, por isso são ideais para ativos pouco acessíveis. Contudo, exigem investimento em leitores de códigos de barras.
tags NFC – assim como os códigos de barras com RFID, as tags NFC permitem registrar dados em tempo real e acessar a informação rapidamente (a tag pode conter só a ID, mas também levar para um website ou a dados armazenados na nuvem), com a vantagem de não precisar investir em novas tecnologias: você pode ler as etiquetas NFC com um smartphone. No entanto, só funciona a distâncias curtas (poucos centímetros) e terá de adquirir etiquetas com características específicas para usar no exterior.
QR codes – assim como as tags NFC, podem ser lidos com um smartphone. Precisam estar completamente visíveis, o que pode ser uma desvantagem em certos ativos.
Ao criar a etiqueta para fazer o rastreamento do ativo, vale a pena registrar informações essenciais como, por exemplo: número de série, o fabricante ou empresa responsável, a data de aquisição, a localização do ativo, o departamento a que pertence, o estado do equipamento e o valor do ativo.
O rastreamento adequado de ativos também contribui para a conformidade regulatória, especialmente quando integrado com software de compliance para garantir que todos os equipamentos atendam às normas exigidas.
Depois da etiqueta pronta, só falta a parte mais simples: aplicá-la no ativo. Considerando o tipo de ativo e o local onde está localizado, escolha entre uma etiqueta adesiva (menos resistente ao calor e à umidade, mas fácil de aplicar e apropriada para interiores) ou uma aplicação mecânica (em chapas, por exemplo).
O último passo para fazer o rastreamento de ativos é implementar processos internos para etiquetar futuros equipamentos: definir quem fará novas etiquetas caso seja necessário; treinar a sua equipe para não mudar ativos de lugar sem fazer o registro; evitar alterações não autorizadas e integrar com todos os softwares da empresa, incluindo o software de gestão de manutenção.
)
){kind=logo}
)