Como Fazer o Rastreamento de Ativos Passo a Passo

O que é o rastreamento de ativos?

O rastreamento de ativos, também conhecido como asset tagging, consiste em identificar cada ativo durante toda a sua vida útil. Aplica-se tanto a ativos fixos como a ativos móveis e a sua principal vantagem é que permite reunir toda a informação sobre o ativo, desde a sua localização ao histórico de manutenção. Esta funcionalidade é essencial num software gestão de ativos moderno. E de certeza que isto merece a sua atenção.

Como já deve calcular, o rastreamento de ativos é um processo importante para todos os edifícios e indústrias que podem beneficiar de um software CMMS, como centros comerciais, hospitais, escolas e colégios, armazéns e fábricas. Neste artigo, explicamos como fazer o rastreio de ativos passo a passo e que tecnologias tem à sua disposição para o fazer. Começamos? (software de manutenção (CMMS))

Esta abordagem é fundamental para empresas que utilizam software gestão de facilities para otimizar a gestão dos seus espaços e equipamentos.

Quais são as vantagens do rastreamento de ativos?

Há várias vantagens no rastreamento dos ativos, das quais destacamos: 

✓ É mais fácil manter um histórico do uso, ações de reparação e de manutenção;

✓ Poupa tempo a procurar informação sobre o equipamento e o seu histórico;

✓ Simplifica a recolha de dados com precisão, o que permite conhecer melhor em que fase do ciclo de vida está, avaliar o estado do ativo e a sua criticidade; 

✓ Permite tomar decisões com mais exatidão e segurança, devido à fiabilidade dos dados;

✓ Quando faz parte de uma estratégia integrada de manutenção, permite tomar ações de manutenção preventiva atempadamente; 

✓ Como todos os equipamentos estão identificados e algumas tecnologias funcionam à distância, pode ajudar a prevenir roubos. 

O rastreamento de ativos integra-se perfeitamente com outras soluções como software gestão de stocks para uma gestão completa dos recursos da empresa.

Como fazer o rastreamento de ativos, passo a passo

1. Identificar o tipo de ativo e categoria 

O primeiro passo para rastrear os ativos é identificar o tipo de ativo e categoria. Se já tem um sistema de classificação de equipamentos e um inventário bem organizado, este passo será muito simples. Caso contrário, terá de implementar um sistema de classificação para poder começar a agrupar os seus ativos. 

Não há uma maneira única de fazer esta classificação: pode agrupá-los por departamento (por ex., ativos do departamento financeiro, do departamento R&D), função (por ex., AVAC, sistema elétrico, alarmes) ou uso (por ex., mobiliário, IT, equipamento áudio-visual), conforme for mais conveniente para a sua empresa. 

Importante: inventariar todos os ativos não significa que todos precisem necessariamente de um número de identificação ou de uma tag. Defina um valor mínimo que justifique o investimento na etiqueta de produto e do seu tempo. No entanto, não se concentre só no custo do ativo – um computador ou um disco externo, além do seu valor físico, também podem conter informação valiosa para a empresa e que vale a pena proteger. 

Dentro do possível, dê prioridade a ativos móveis que se podem perder com facilidade e que são muito requisitados (por ex., uma máquina de medir a tensão ou um ecógrafo num hospital, um kit completo de ferramentas numa fábrica ou um projetor num colégio).

Para equipas que trabalham no terreno, o rastreamento de ativos móveis pode ser integrado com software field service management para melhor coordenação das operações.

2. Atribua um número de identificação único

Cada ativo deve ter um número de identificação único (ID) que o distinga dos restantes equipamentos do mesmo tipo e categoria. Este ID deve ser consistente para fins de manutenção, organização e contabilidade, entre outros. Segundo o tipo de categorização que escolher, também pode atribuir um significado a certas parcelas de código. 

Por exemplo, 001 para designar equipamentos localizados no piso 1, 002 para ativos localizados no piso 2, e por aí em diante; 011 pode corresponder a ativos de restauração e cozinha, 012 a equipamentos elétricos, 013 a alarmes e sistemas de segurança, etc. Assim sendo, sabe imediatamente que o ativo 001013044 corresponde a um alarme situado no primeiro piso. 

Dica: embora possa ser tentador adotar o número de série como ID, lembre-se que os números de série seguem um formato inconsistente e que variam de marca para marca. Por isso, apesar de parecer simplificar o processo, não é uma boa opção a longo prazo, nem permite a identificação imediata dos ativos. 

Organizações mais complexas podem beneficiar da integração com software CAFM para uma gestão abrangente de facilities e ativos.

3. Escolha o estilo de etiqueta adequado 

O ID de cada ativo precisa de estar na respetiva tag (ou etiqueta). Isso leva-nos ao passo 3: escolher o tipo de etiqueta adequado, porque a etiqueta tem de se manter legível durante toda a vida útil do equipamento. Há diversos tipos de etiquetas, cada um com as suas vantagens e desvantagens, e deve escolher o mais resistente para o que pretende. Deixamos aqui alguns exemplos: 

• etiquetas manuais em papel – são as mais low-cost, mas também das menos resistentes; é uma tarefa manual, pouco exata, sem verificação.

• códigos de barras simples – uma opção simples e rápida, mas que requer uma base de dados dos ativos; isto dificulta a acessibilidade à informação.

• códigos de barras com RFID – um pouco mais complexos do que os códigos de barras simples, estes códigos estão ligados a um sinal de rádio, o que faz com que funcionem como um “chip” e possam ser combinados com a tecnologia de GPS. Isto permite a recolha de dados em tempo real e torna-os mais seguros e mais eficientes. Podem ser lidos a distâncias maiores, por isso são ideais para ativos pouco acessíveis. Contudo, exigem investimento em leitores de códigos de barras. 

• tags NFC – tal como os códigos de barras com RFID, as tags NFC permitem registar dados em tempo real e aceder à informação rapidamente (a tag pode conter só a ID, mas também levar para um website ou a dados armazenados na cloud), com a vantagem de não precisar de investir em novas tecnologias: pode ler as etiquetas NFC com um smartphone. No entanto, só funciona a distâncias curtas (poucos centímetros) e terá de adquirir etiquetas com características específicas para usar no exterior. 

• QR codes – assim como as tags NFC, podem ser lidos com um smartphone. Precisam de estar completamente visíveis, o que pode ser uma desvantagem em certos ativos.

4. Insira a informação básica sobre o ativo 

Ao criar a etiqueta para fazer o rastreamento do ativo, convém registar alguma informação essencial como, por exemplo, o número de série, o fabricante ou empresa responsável, a data de aquisição, a localização do ativo, o departamento a que pertence, o estado do equipamento e o valor do ativo. 

5. Aplique a etiqueta para fazer o rastreamento do ativo

Depois da etiqueta estar pronta, só falta a parte mais simples: colocar a etiqueta. Consoante o tipo de ativo e a zona onde está localizado, escolha entre uma etiqueta adesiva (menos resistente ao calor e à humidade, mas fácil de aplicar e apropriada para interiores) ou uma aplicação mecânica (em chapas, por exemplo). 

O controlo rigoroso de ativos também suporta requisitos regulamentares através de software gestão de compliance.

6. Implemente processos de qualidade e verificação 

O último passo para fazer o rastreamento de ativos é implementar processos internos para etiquetar futuros equipamentos: definir quem fará novas etiquetas se necessário; treinar a sua equipa para não mudar ativos de sítio sem o registar; evitar alterações não autorizadas e integrar com todos os softwares da empresa, incluindo o software de gestão de manutenção.