La gestión de activos consiste en saber qué tienes, dónde está y cómo está funcionando — para que nada se te escape.
La gestión de activos coordina todo el ciclo de vida de los activos. Esto implica evaluar riesgos y oportunidades en cada etapa para alcanzar el rendimiento deseado. El objetivo es obtener el mayor retorno posible de cada inversión y así hacer que la empresa sea más competitiva.
Aquí nos centramos en los activos físicos. En este contexto, la gestión de activos físicos abarca todas las fases de su ciclo de vida: planificar lo que puede contribuir a los objetivos de la empresa, adquirir nuevos activos, monitorizar su rendimiento a lo largo del tiempo y decidir cuándo reemplazarlos. La norma internacional que regula la gestión de activos es la ISO 55000:2024.
Se entiende que el ciclo de vida de un activo se divide en cuatro fases:
Planificación. Se detecta un obstáculo en algún proceso y se busca el equipo más adecuado para resolverlo.
Adquisición. Se calcula el retorno esperado, se analiza el capital disponible y se toma la decisión final.
Operación y mantenimiento. El activo empieza a generar beneficios, pero con el tiempo requiere más mantenimiento. Esta etapa suele representarse con la “curva de la bañera”.
Descarte. El activo llega al final de su vida útil y debe ser desmontado, reciclado o desechado.
Muchas empresas se centran sobre todo en la tercera fase, donde el activo tiene un impacto directo en el rendimiento de la operación. Sin embargo, ninguna etapa debe pasarse por alto. Basta pensar en el sector de la aviación, donde las aerolíneas planifican sus flotas con años de antelación, garantizando la seguridad y la comodidad de los pasajeros.
Tan importante como conocer el ciclo de vida es estimar la vida útil de cada activo. Solo así se puede determinar si todavía tiene valor o si ha entrado en su fase de declive. Este dato es clave para decidir si conviene reparar o reemplazar un activo que empieza a fallar.
Aunque la gestión del mantenimiento es parte esencial de la gestión de activos, no deben confundirse. La gestión de activos aborda el ciclo de vida completo del equipo, sus costes y su depreciación. La gestión del mantenimiento, en cambio, se enfoca en optimizar la disponibilidad, fiabilidad, seguridad y estado del activo durante su vida útil.
En sectores intensivos en activos, asegurar su disponibilidad, rentabilidad y fiabilidad representa una gran ventaja competitiva.
En otras palabras, la gestión del mantenimiento implica planificar tareas, programarlas y gestionar recursos (piezas, mano de obra, presupuesto). Es un pilar clave de la gestión de activos, pero no el único.
El software de gestión de activos ofrece una visión global de todos los activos de tu empresa —ya sean fijos, móviles o remotos— en una sola plataforma. Así, simplifica sistemas complejos en información procesable que te ayuda a mantener el control y gestionar órdenes de trabajo.
Una buena gestión de activos proporciona un marco para supervisar el rendimiento de los activos y almacenar toda la información relevante a lo largo de su vida útil. Estos datos pueden usarse para optimizar los procesos de mantenimiento e incluso anticipar comportamientos futuros.
Te permite detectar cuándo un activo está rindiendo por debajo de lo esperado, aplicar métricas específicas y generar tareas automáticamente. Esto te ayuda a actuar antes de que se produzca una avería, reducir el tiempo de inactividad y cumplir con normas de salud, seguridad y medioambiente.
Con un software adecuado, es fácil priorizar reparaciones y tareas de mantenimiento. Esto te permite dar mayor prioridad a activos críticos y asegurar su rendimiento continuo.
Al analizar todo el ciclo de vida de los activos, puedes prever con mayor precisión su vida útil y el mejor momento para sustituirlos. Así, planificas mejor las compras y los costes de mantenimiento en cada fase.
Hacer un seguimiento constante de los activos y asegurar su fiabilidad te ayuda a cumplir los estándares del sector y las normas de calidad y seguridad.
La gestión de activos empresariales (Enterprise Asset Management, o EAM) es el proceso de monitorizar, mantener y gestionar activos físicos e infraestructuras. Las organizaciones con muchos activos físicos utilizan EAM para asegurar que todo funcione correctamente.
El EAM ya mueve miles de millones y se espera que su valor alcance los 4.800 millones de libras en 2026. Este enfoque ayuda a reducir costes y maximizar el rendimiento de los activos. Sin él, los activos clave pueden funcionar por debajo de su potencial, afectando a la productividad y los resultados.
Todo comienza con la creación de una estructura para clasificar los activos. Aunque esto puede hacerse en una hoja de cálculo, lo habitual es usar un software de gestión de activos, instalado localmente o en la nube.
Los gestores pueden editar los datos de los activos y añadir documentación, manuales, contratos y otros archivos —todo centralizado y accesible digitalmente.
Una vez cargados los activos, el sistema EAM facilita la automatización y gestión del ciclo de vida de las órdenes de trabajo: mantenimiento preventivo, asignación de tareas, firmas de clientes y coordinación de equipos.
Además, almacena el estado, historial de mantenimiento y reparaciones de cada activo, sirviendo como una base de conocimiento que permite generar informes, detectar ineficiencias y formar a nuevos técnicos.
Cualquier organización con una gran cantidad de activos debería implementar un EAM. Esto incluye perfiles como gestores de mantenimiento, facility managers o profesionales de activos.
Los sistemas EAM pueden ser utilizados por distintos departamentos para mantener la información actualizada y garantizar la calidad de los datos.
Algunas señales claras de que necesitas un EAM:
Gestión de activos manual con papel o Excel.
CMMS que no aporta datos fiables.
Acumulación de órdenes de trabajo.
Tiempos prolongados de inactividad.
Altos costes energéticos.
Vida útil más corta de lo esperado.
La principal función de un sistema EAM es actuar como base de conocimiento para todos tus activos. Sirve como punto de referencia para mantener los datos actualizados, automatizar tareas de mantenimiento, detectar ineficiencias y coordinar equipos de campo.
Aunque las funcionalidades pueden variar según la plataforma, las más comunes incluyen:
La gestión del ciclo de vida de los activos es una de las funciones más importantes del EAM. Cada activo tiene un periodo de funcionamiento óptimo antes de volverse ineficiente. El software ayuda a prolongar esta fase y a identificar cuándo los costes de mantenimiento superan el valor de sustitución.
El sistema permite priorizar órdenes de trabajo automáticamente y seguir su estado en tiempo real. Así, mantienes el control sobre todas las solicitudes de mantenimiento y mejoras la trazabilidad.
Puedes asignar tareas a los técnicos adecuados y seguir su rendimiento, formación y actividad. Esto facilita la auditoría y garantiza que cada intervención sea realizada por el equipo más capacitado. Además, con dispositivos móviles y tecnología NFC, todo queda registrado al momento.
El software también permite controlar el inventario y la cadena de suministro. Puedes consultar niveles de stock, historial de compras, proveedores e incluso hacer previsiones. Esta visión global ayuda a reducir costes y evitar paradas por falta de piezas críticas.
El sistema genera informes automáticos con información valiosa que permite identificar ineficiencias, tomar mejores decisiones y hacer seguimiento del rendimiento. Los KPI te dan una visión clara de qué está funcionando — y qué no.
El EAM centraliza todos tus contratos (proveedores, clientes, empleados…) y facilita el seguimiento del cumplimiento normativo, como la PAS 55. Así puedes identificar contratos redundantes y controlar mejor los costes.
Las empresas usan sistemas EAM para mantener sus activos en buen estado durante más tiempo, reduciendo costes y mejorando la eficiencia. Como ya comentamos, el EAM actúa como un centro de datos del activo, lo que no solo simplifica el mantenimiento correctivo, sino que también permite aplicar mantenimiento predictivo.
El objetivo es detectar problemas a tiempo y evitar que se conviertan en fallos mayores. El mantenimiento predictivo es una de las formas más efectivas de ahorrar costes en sectores intensivos en activos.
El EAM ayuda a pasar de un enfoque reactivo a uno proactivo, que combina planificación preventiva y mantenimiento predictivo. Al aprovechar todos los datos disponibles, puedes anticipar qué activos requieren atención y evitar interrupciones inesperadas.
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