O que é a Gestão do Espaço de Trabalho (para principiantes)

O que é a gestão do espaço de trabalho?

A gestão de espaços de trabalho (também conhecida como “workplace management”) é um processo através do qual as empresas tentam estimular a produtividade e a eficiência dos funcionários, ao mesmo tempo que cortam custos e otimizam o desempenho da empresa. As últimas estatísticas do CBRE indicam que, em média, priorizar o bem-estar aumenta a produtividade em 10%. 

Imagine, por exemplo, que tem um espaço limitado para 100 funcionários. Precisa de estudar qual é a melhor disposição para que cada um tenha o seu espaço de trabalho. Depois, precisa de assegurar que cada secretária tem luz suficiente, uma tomada para um computador e que a sala tem um sistema de ar condicionado eficaz. Mas isso é só o básico, porque há muito mais que pode fazer para que os funcionários se sintam confortáveis e satisfeitos.

A gestão do espaço de trabalho é o mesmo que facility management?

De certa forma, a gestão do espaço de trabalho é uma "disciplina" do Facility Management. Há uma sobreposição clara entre ambas, porque o FM influencia a produtividade, a satisfação e a motivação dos funcionários, especialmente quando suportado por um software gestão de facilities. A título de exemplo, um estudo chegou à conclusão que os trabalhadores dão menos erros a escrever quando a temperatura está entre os 20 e 25ºC. Outro estudo descobriu que os níveis de humidade se relacionam com o stress.

Porém, enquanto o FM “puro” tende a concentrar-se em questões mais técnicas e mensuráveis (no exemplo anterior, como otimizar o ar condicionado ou a humidade relativa do ar), a gestão de espaços de trabalho expande para outras variáveis. Por exemplo, como podemos otimizar o espaço para que as equipas trabalhem em conjunto? Como isolar espaços para que possam fazer chamadas e videoconferências?

Além da praticidade, entra em jogo o conforto. Por isso, o gestor de local de trabalho pode criar espaços de lazer comuns (como salas de yoga, espaços para desporto), gerir a cantina ou a creche da empresa, instalar vending machines, oferecer café ou peças de fruta a meio do dia. E agora, com o advento do trabalho híbrido, têm a função de garantir que o espaço está pronto para horários flexíveis.

Evidentemente, a gestão do local de trabalho é variável consoante o tipo de empresa e de edifício (por exemplo, edifício de escritórios, call-center, hospitais, centros de investigação, espaço de co-working, fábricas, etc). Mas, geralmente, a gestão do espaço de trabalho é responsável por:

• o layout do espaço e a ergonomia física;

• a otimização do espaço disponível;

• a segurança do local de trabalho; 

• planificar as necessidades para o futuro;

• promover um bom ambiente de trabalho;

• gestão de custos e análise financeira; 

• gestão de recursos e automação.

Porquê usar Um software gestão de ativos para a gestão do espaço de trabalho centraliza toda a informação sobre os ativos e os locais, incluindo os pedidos de reparação e limpezas, o consumo de energia e o histórico dos ativos. Reunir esses dados elimina "silos de informação" e dá-lhe a oportunidade de analisar pontos fracos que pode melhorar e onde está a desperdiçar recursos. Um software para a gestão do espaço de trabalho centraliza toda a informação sobre os ativos e os locais, incluindo os pedidos de reparação e limpezas, o consumo de energia e o histórico dos ativos. Reunir esses dados elimina “silos de informação” e dá-lhe a oportunidade de analisar pontos fracos que pode melhorar e onde está a desperdiçar recursos.  Mapear os espaços e os ativos A primeira vantagem de usar um software é conseguir mapear todos os edifícios e a localização dos ativos em cada um deles. O Instituto Politécnico de Viana do Castelo, por exemplo, consegue gerir os edifícios da universidade em quatro cidades diferentes através da Infraspeak.  Monitorizar todos os ativos Ao usar uma única plataforma, consegue monitorizar todos os equipamentos e confirmar que está a cumprir a manutenção periódica através de um software CMMS. Por outro lado, perceber em que fase do ciclo de vida dos ativos cada activo se encontra permite-lhe ajustar o plano de manutenção. Para além da monitorização de equipamentos, uma gestão eficaz do espaço de trabalho exige controlo rigoroso sobre todos os recursos disponíveis. Desde materiais de escritório até consumíveis de limpeza e manutenção, é fundamental ter visibilidade total do inventário através de um software gestão de stocks integrado que permita otimizar custos e evitar ruturas. Gerir o espaço disponível Open space ou gabinete? Mesas individuais ou partilhadas? Quantas pessoas têm de partilhar um escritório? Se é um local de trabalho híbrido, quantas podem trabalhar no mesmo dia? Como é que se pode saber que espaços de trabalho e salas de reunião estão reservadas? Sem um software apropriado, é difícil gerir o espaço disponível.  No Reino Unido, estima-se que as empresas podem poupar 8100£ por cada funcionário com modelos de trabalho híbrido. Outro estudo chegou à conclusão que as empresas podem poupar ⅓ dos custos operacionais. O único senão é que os modelos de trabalho híbrido exigem mais organização para evitar o “overcrowding”.  Reduzir as emissões de carbono Os edifícios consomem 40% da energia e desperdiçam 30% da energia que usam. Controlar o uso de eletricidade e otimizar a utilização do ar condicionado, nomeadamente através de tecnologia inteligente, ajuda a poupar energia. (Estima-se que utilizar sensores, por exemplo, é o suficiente para poupar até 20% de energia.) Assim, promove a sustentabilidade e reduz as emissões de carbono.  A implementação de medidas de eficiência energética e sustentabilidade requer frequentemente a coordenação de equipas técnicas especializadas e prestadores de serviços externos. Esta coordenação complexa torna-se mais eficaz com um software field service management que permite gerir intervenções, agendar técnicos e garantir que todas as ações contribuem para os objetivos de sustentabilidade. Aumentar a segurança do local de trabalho Usar um software de facility management diminui os acidentes de trabalho. Como? As checklists diminuem o risco de erro humano, enquanto apps como o nosso "gatekeeper" asseguram que os técnicos estão cientes dos riscos de cada trabalho. Um software gestão de compliance garante o cumprimento de todas as normas de segurança. A manutenção torna o local de trabalho mais seguro para todos, mas é o software que torna a manutenção segura para os técnicos. Fazer uma análise financeira As despesas com imóveis são um dos maiores gastos com as empresas. Por isso, precisam de maximizar esse valor e garantir que é um bom local para que a equipa trabalhe em conjunto. Cabe ao gestor do espaço de trabalho fazer a análise do retorno por metro quadrado, otimizar a logística do dia-a-dia e procurar as melhores opções no mercado imobiliário. Como melhorar a gestão do espaço de trabalho?

Se é um facility manager que está, na realidade, a fazer a gestão de espaços de trabalho, aqui estão algumas boas práticas:

Identifique “pontos de dor”

Quando não estamos a trabalhar num determinado sítio, ou não desempenhamos uma determinada função, nem sempre nos apercebemos dos detalhes. Pergunte aos seus funcionários do que precisam: mais espaço? Limpezas mais frequentes? Do lado da gestão: estão a tirar proveito suficiente do espaço que alugam?

Faça um brainstorming

Para promover o bem-estar de quem usa o espaço de trabalho, não pode ficar isolado no seu escritório. Junte a equipa e faça um brainstorming sobre como aproveitar melhor o espaço disponível e promover o bem-estar. 

Invista nas ferramentas certas

Já falámos acima das várias vantagens em ter um software para gerir os espaços de trabalho. Não precisa necessariamente de ser um software de workplace management, basta que seja uma plataforma onde consegue reunir toda a informação, mesmo que tenha sido desenvolvida originalmente para manutenção ou Facility Management, como um software CAFM.

Explore os fatores que influenciam a produtividade 

Enquanto facility manager, a sua prioridade talvez sempre tenha sido “a fiabilidade dos ativos” ou “evitar avarias”. Enquanto gestor de espaços de trabalho, investigue fatores que influenciam a produtividade e que nem sempre são óbvios, como a humidade, a temperatura, os espaços verdes e até o apoio lombar das cadeiras.

O impacto do facility management no bem-estar dos funcionários foi uma surpresa para si? Então, explore o nosso blog para ler mais dicas sobre a gestão do local de trabalho, Facility Management e manutenção.