Equipos internos, contratistas y proveedores comparten edificio, pero no sistema. Descubre cómo mejorar la colaboración en facility management.
Es hora de romper el ciclo reactivo. Cómo Convertirse en un FM Estratégico te muestra cómo.
Saber másUna empresa gestiona las incidencias de 75 centros con un equipo de cuatro personas que usa Excel, correo y teléfono. Para saber en qué estado está cada trabajo, tiene que llamar a las tiendas y sucursales, porque las llamadas no dejan constancia. Nadie lo hace mal: se hace con lo que hay. Lo que falta es un registro que todos puedan ver sin descolgar el teléfono.
El informe El Estado de las Operaciones de FM 2027: Las Brechas del FM lo llama brecha de conexión, y es donde la colaboración en facility management suele romperse: entre el equipo interno, el contratista, el proveedor y el cliente, que trabajan en el mismo edificio pero no en el mismo sistema. Te contamos cómo se ve, cuánto cuesta y por dónde empezar a cerrarla.
La brecha de conexión son las roturas entre equipos internos, proveedores, contratistas y clientes que trabajan en los mismos edificios pero no en el mismo sistema. Es una de las tres brechas que el informe encuentra en las operaciones de FM, junto a la brecha administrativa y la brecha de visibilidad.
Los datos salen de conversaciones con 1071 equipos de FM entre septiembre de 2025 y septiembre de 2026, más de 180 de ellos en España:
Indicador | España | Total |
|---|---|---|
Combinan equipos de mantenimiento internos y externos | 76,1% | 74,5% |
Gestionan más de una ubicación | 65,0% | 68,1% |
Mencionan los sistemas fragmentados como problema | 77,3% | 70,1% |
Hay cifras que solo existen en el conjunto: el 41,5% de los equipos se queja de la falta de integración, el 33,2% de problemas de comunicación y el 27,4% de la gestión de proveedores y contratistas. Si sumas equipos mixtos y varias ubicaciones, nueve de cada diez (91,6% en total) tienen una cosa, la otra o las dos. El FM se ha convertido en un deporte de equipo que se juega en muchas ubicaciones, y la mayoría de quienes juegan lo hacen con sistemas distintos.
Porque cada traspaso es una oportunidad para que el trabajo se caiga entre dos herramientas. Una actualización atascada en una bandeja de entrada, una orden de trabajo que nunca llegó al contratista, dos equipos trabajando con versiones distintas de la realidad. El trabajo suele hacerse. Lo que se pierde es todo lo demás: quién está en ello, cómo va, qué pasó la última vez.
El informe escuchó muchas versiones de esto:
Un grupo de restauración con 20 locales gestiona el mantenimiento a través de Slack, Teams, llamadas y correo electrónico, con proveedores distintos en cada local.
En un hotel, cada solicitud de mantenimiento pasa por la dirección del hotel antes de llegar al personal técnico.
Varias organizaciones nos contaron que el historial de sus activos vive en los sistemas de sus proveedores.
En estos escenarios siempre hay una persona que hace de puente entre todas las demás. Cuando se va de vacaciones, la operación se va con ella. Mejores hábitos ayudan, y esta guía sobre comunicación en facility management cubre lo básico, pero los hábitos no arreglan un traspaso repartido entre Slack, Teams, teléfono y correo.
Tiempo, historial y control sobre los proveedores. Cada rotura es pequeña, y juntas suman:
Tiempo. Cada «¿en qué estado está?» se convierte en una llamada, un correo o un WhatsApp que alguien tiene que ir a perseguir, y ese alguien suele ser el equipo de FM.
Historial. Cuando el historial de los activos vive en el sistema del proveedor y el proveedor cambia, el historial de mantenimiento puede irse con él. Si subcontratas el mantenimiento, conviene revisarlo antes de la próxima renovación del contrato.
Control. Sin datos compartidos y en tiempo real, solo puedes evaluar a un proveedor por lo que él cuenta, que normalmente es el número de órdenes de trabajo cerradas.
También hay un coste para la IA. La automatización, los informes y la predicción solo son útiles en la medida de lo que pueden ver, y si la mitad del trabajo vive en la aplicación de un proveedor y en el WhatsApp de alguien del equipo técnico, solo ven la mitad de la operación.
Con muchas herramientas y poca constancia. El 76,1% combina equipos internos y externos y el 65,0% gestiona más de una ubicación (74,5% y 68,1% en total), así que España está cerca del panorama global. Lo que destaca es la fragmentación: el 77,3% menciona los sistemas fragmentados como problema (70,1% en total) y siete de cada diez equipos (71,0%) trabajan con dos o más herramientas, la cifra más alta de todos los mercados (57,2% en total).
La empresa de los 75 centros es un buen retrato: Excel, correo y teléfono, y de los tres, el teléfono es el único que no guarda nada.
En otros mercados, la brecha cambia de forma: en Brasil, una red de 36 tiendas recibe por correo los informes de mantenimiento preventivo de ocho contratistas distintos; en Portugal, solo el 25,0% se queja de la comunicación (33,2% en total); en Reino Unido, el 84,7% combina equipos internos y externos, la cifra más alta de todos los mercados; y en Francia, el 51,1% dice que su configuración actual no está integrada (41,5% en total).
Poniendo a todas las personas que intervienen en el edificio a trabajar con el mismo registro. Cuando el contratista ve el trabajo, el cliente ve el progreso y el historial se queda con el activo, independientemente de quien tenga el contrato, los traspasos dejan de fallar. En la práctica, son tres pasos:
Conecta a todas las personas que intervienen en el edificio. Equipos internos, contratistas, proveedores y clientes trabajando con el mismo registro. El informe señala que es la forma más rápida de cerrar la brecha de conexión y la base de todo lo demás. Con tantas herramientas en juego, empieza por conectar lo que ya existe.
Registra cada trabajo una sola vez, en origen. Las solicitudes entran por un único canal y el personal técnico registra el trabajo mientras lo hace, así nadie copia un WhatsApp a una hoja de cálculo y nada depende de quién iba en copia del correo. Si los presupuestos son limitados, empieza por las áreas que requieren más horas de trabajo manual.
Evalúa a los proveedores por lo que influyen. Con datos compartidos y en tiempo real, puedes evaluar a un proveedor por la disponibilidad, el coste total, el riesgo de cumplimiento normativo y lo satisfechas que están las personas que usan el edificio. Este artículo sobre cómo ser un socio estratégico muestra cómo se ve esa relación desde el lado del proveedor.
Por eso la colaboración y la IA funcionan mejor juntas. Una operación conectada le da a la IA la imagen completa, y los agentes quitan suficiente carga administrativa a las personas para que puedan trabajar juntas.
Infraspeak es una plataforma colaborativa de FM, impulsada por IA agéntica que mantiene a las personas al mando. Así se aplica a la brecha de conexión.
El FM debería funcionar como un único sistema conectado. Infraspeak conecta equipos internos, proveedores, contratistas y clientes en un único entorno compartido, para que el trabajo, los datos y la responsabilidad dejen de perderse en los traspasos. Con Infraspeak Network, los proveedores trabajan dentro de la misma operación que los equipos a los que dan servicio, con actualizaciones en tiempo real y mensajes en la app en lugar de cadenas de correos enredadas. Infraspeak Direct Portal permite que los clientes creen solicitudes de mantenimiento y sigan su estado.
La tecnología debería quitar trabajo y dejar el criterio en manos de las personas. Infraspeak Gear AI automatiza la asignación, la priorización y los informes de las órdenes de trabajo, y todos los flujos pueden incluir un paso de aprobación humana. Gear hace el trabajo. Tú decides.
El FM merece un sitio en la mesa. Unos informes detallados muestran el rendimiento real de los proveedores, y las revisiones con proveedores se apoyan en pruebas, no en quien habla más alto.
La brecha de conexión es una de tres. El Estado de las Operaciones de FM 2027: Las Brechas del FM recoge también la brecha administrativa y la brecha de visibilidad, los datos de Brasil, Portugal, Reino Unido y Francia y cinco pasos para 2027. Para España, ve directo al capítulo «La brecha en España: la fragmentación».
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