Este guia fornece uma visão clara do futuro do FM, identifica os desafios atuais do setor e apresenta a solução para quem não quer ficar para trás.
Está na hora de quebrar o ciclo reativo. Torne-se um Facility Manager Estratégico mostra-lhe como.
Saber maisO setor do Facility Management (FM) está a atravessar uma transformação profunda. Pressões crescentes para fazer ‘mais com menos’ — nomeadamente menos pessoas, devido à escassez de mão de obra —, combinadas com legislação cada vez mais exigente — olá, metas de descarbonização! —, e expectativas de clientes em constante evolução, forçam os líderes do setor a repensar estratégias.
Até agora caracterizado por abordagens reativas e processos manuais, o FM precisa de dar o salto para modelos mais inteligentes, flexíveis e colaborativos. Este guia fornece uma visão clara do futuro do FM, identifica os desafios atuais do setor e apresenta a solução para quem não quer ficar para trás.
Tradicionalmente, cada ordem de trabalho aberta e concluída é sinónimo de diferentes pessoas envolvidas, inúmeras mensagens trocadas — muitas vezes perdidas! —, e várias ações manuais associadas. Por cada plano de manutenção definido, há horas de análise de informação dispersa e, a cada ativo gerido, corresponde uma série de passos morosos e decisões pouco fundamentadas. Um software field service management pode eliminar muitas destas ineficiências. Por outras palavras, o trabalho visível é apenas a ponta do 'iceberg do FM'. Abaixo da superfície, esconde-se uma enorme camada de aspetos essenciais — desempenho das equipas, gestão de fornecedores, conformidade, cumprimento de SLA, satisfação de clientes e utilizadores, gestão de riscos operacionais, etc. —, envolta numa nebulosa devido a procedimentos antiquados. E quando não há visibilidade total sobre o que está abaixo da linha de água, torna-se impossível tomar decisões estratégicas, otimizar recursos ou prever problemas. É aqui que um software gestão de ativos moderno pode fazer a diferença. Como trazer à superfície a eficiência operacional em FMTal como ‘não se fazem omeletes sem ovos’, também não se consegue atingir a eficiência desejada em FM sem as ferramentas adequadas. O mesmo é dizer que não há operações de facility management preparadas para o futuro, sem inteligência.
Ainda hoje, em muitas empresas, as decisões de FM continuam a ser tomadas com base em intuição ou relatórios desatualizados. Processos manuais drenam tempo e aumentam o risco de erro, enquanto o potencial dos dados permanece subaproveitado.
A implementação de um software CAFM (Computer-Aided Facility Management) é uma das principais estratégias para modernizar as operações de facility management e responder aos desafios atuais do setor. Estas plataformas tecnológicas oferecem a base necessária para transformar processos antiquados em operações inteligentes e eficientes.
A boa notícia é que o setor está a mudar. A adoção de ferramentas com inteligência integrada está a transformar operações reativas em processos proativos, sustentáveis e escaláveis.
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Dados estruturados, centralizados e em tempo real são a base da inteligência no facility management. Mas dados sem ação são apenas ruído. A inteligência está no que fazemos com esses dados — na clareza que nos trazem, nas decisões que orientam, no trabalho que automatizam e no tempo que nos fazem ganhar.
É aqui que entra a tecnologia — através de plataformas que recolhem, centralizam e processam dados operacionais, é possível transformá-los em ações concretas. Isto traduz-se em:
automatização de tarefas repetitivas, poupando tempo e reduzindo a sobrecarga;
decisões mais informadas e seguras;
melhor desempenho e estado dos ativos, graças a insights preditivos;
menos tempo a “apagar fogos” e mais foco no que realmente importa.
Com sistemas conectados, dados em tempo real, automatização e inteligência artificial, as equipas de FM começam finalmente a ter as ferramentas necessárias para liderar, em vez de apenas reagirem, e:
tornar visível todo o “iceberg” do facility management;
quebrar silos, dando a todos no ecossistema de FM acesso aos mesmos dados;
criar alinhamento através de visibilidade partilhada;
permitir decisões estratégicas baseadas em dados — e não em suposições.
A inteligência não diz apenas respeito à tecnologia — trata-se de fomentar colaboração, clareza e pensamento estratégico.
Com a tecnologia adequada é possível reduzir até 25% nos custos de manutenção, de acordo com um estudo da revista Sustainability sobre a aplicação de AI em FM.
De acordo com um relatório de 2024 da Gartner, 40% do tempo das equipas de FM era gasto em tarefas administrativas, mas com a automação inerente ao FM inteligente, este tempo pode ser redirecionado para decisões críticas e trabalho estratégico.
Ao programar de forma mais eficiente as tarefas de manutenção e ao alocar recursos de acordo com a prioridade e criticidade dos ativos, o facility management inteligente permite uma utilização mais eficaz de mão de obra, peças e tempo de trabalho. A integração com um software gestão de stocks otimiza ainda mais este processo. Melhoria do planeamento estratégicoAo fornecer dados detalhados sobre o desempenho dos ativos e os custos de manutenção, o FM inteligente facilita o planeamento estratégico a longo prazo, bem como a tomada de decisões informadas sobre investimentos em ativos e recursos.
Ferramentas tecnológicas ajudam a antecipar falhas, a melhorar o ciclo de vida dos ativos e a garantir a conformidade. O estudo da Sustainability citado acima concluiu ainda que a AI consegue atingir uma precisão preditiva superior a 90% na deteção de problemas em equipamentos e na estimativa do consumo energético.
Para superar estes desafios operacionais e maximizar o potencial preditivo, muitas organizações estão a adotar soluções como um software CMMS (Computerized Maintenance Management System) para digitalizar e otimizar os seus processos de manutenção, garantindo uma gestão mais eficaz do ciclo de vida dos ativos.
A monitorização da condição é parte integrante do FM inteligente, permitindo a recolha de dados em tempo real, o acompanhamento constante do estado dos ativos e a detecção de qualquer sinal de deterioração ou falha potencial. Os dados obtidos através da monitorização da condição são armazenados em sistemas de análise avançados, capazes de identificar padrões, tendências e anomalias que podem alertar para problemas futuros, podendo estes, assim, ser evitados.
A integração entre softwares permite uma visão global e instantânea sobre as operações.
A implementação de tecnologias como IoT e AI pode exigir a integração de sistemas complexos, o que pode ser um desafio para algumas organizações.
Praticar um FM inteligente requer frequentemente que os colaboradores da empresa se familiarizem com novas tecnologias e processos, o que pode exigir um investimento significativo em formação.
Com a recolha e a análise de grandes volumes de dados, surge a preocupação com a segurança e a privacidade das informações, o que exige medidas adicionais de proteção de dados.
“Não podemos esquecer que a necessidade de estabelecer uma forma de fazer facility management mais centrado no ser humano é um desafio em si mesmo. Temos de começar a pensar na colaboração como um meio para trabalhar de forma mais inteligente e resiliente, construindo relações mais fortes que conduzam a resultados duradouros. E isto requer a utilização de tecnologia inteligente”. – Luis Martins, Fundador e CTO da Infraspeak
A colaboração em FM vai para lá das equipas internas. Todos são chamados a ocupar o seu lugar num espaço de trabalho comum: gestores, técnicos, fornecedores, subcontratados, utilizadores dos edifícios e até as entidades reguladoras. No entanto, grande parte das empresas do setor ainda trabalham em ambientes fragmentados, com dados dispersos e comunicação ineficaz.
Esta falta de alinhamento entre todos os envolvidos tem consequências:
atrasos nas intervenções;
risco de não conformidade;
custos elevados na gestão de fornecedores;
motivação dos colaboradores comprometida;
baixa satisfação dos clientes.
A solução passa por implementar plataformas colaborativas, como a Infraspeak, com fluxos de trabalho partilhados, dados acessíveis em tempo real e possibilidade de integração com sistemas como BMS e ERP.
Ainda tem dúvidas sobre o potencial de um software colaborativo e inteligente? Confira estes números, alcançados, em média, pelas empresas que escolheram a Infraspeak:
83% de diminuição do tempo médio de reparação
66% de redução das despesas imprevistas
91% de melhoria nos níveis de conformidade
60% do trabalho administrativo automatizado
Tudo graças às avançadas capacidades do software, que oferece um espaço de trabalho comum e canais de comunicação simples e ágeis, centralizando a informação e deixando todos a par da situação, a cada momento.
No mundo imprevisível em que vivemos, os modelos rígidos já não servem. A flexibilidade no FM é uma vantagem competitiva e, cada vez mais, uma condição essencial para responder a novas exigências, regulamentações ou mudanças no local de trabalho — note, por exemplo, os desafios que a pandemia de COVID-19 colocou ao setor, com o trabalho remoto e híbrido a deixar, de um momento para o outro, as instalações vazias.
1. Sistemas personalizáveis e escaláveisEstar baseada numa plataforma modular que se adapta à realidade de cada equipa e que permite integrações com IoT, BMS, ERP e outras ferramentas.
2. Transparência e colaboração
Permitir a partilha de informação com todos os intervenientes, desde os fornecedores aos utilizadores das instalações.
3. Conformidade proativaTer os ativos monitorizados contínua e automaticamente, garantindo o cumprimento legal das normas, permitindo auditorias em tempo real e uma gestão do risco baseada em dados e previsões inteligentes.
Desafios, mudanças, exigências: este é o dia a dia de um facility manager. Para conseguir navegar nestas águas agitadas, estes profissionais precisam de contar com a tecnologia certa. Altura para lhe apresentarmos o Infraspeak Gear™.
Resultado de cinco anos de desenvolvimento contínuo, o Infraspeak Gear™ é o motor inteligente da plataforma Infraspeak, e foi concebido para tornar o FM mais eficiente, estratégico e flexível.
Menos tarefas repetitivas, mais tempo para o que importa — com a Infraspeak, pode poupar até 8h/semana por utilizador.
Todos os envolvidos têm acesso à informação e a comunicação é ágil.
Permite um acompanhamento constante dos ativos, com base em histórico e medições automáticas.
Com a análise de dados e os relatórios e sugestões fornecidos em tempo real, as decisões são mais rápidas e baseadas em factos, evitando erros e falhas.
A sua conceção modular e a sua poderosa capacidade de integração com outros sistemas permite-lhe adaptar-se às suas necessidades específicas e ao crescimento da sua operação.
Tais benefícios, significam que, na prática, o Infraspeak Gear™ tem a capacidade de:
automatizar de acordo com a lógica ‘if- this- than-that’;
analisar dados, criar relatórios e sugerir insights acionáveis — 75% dos utilizadores da Infraspeak afirmam que aplicam estas sugestões!
criar e enviar alertas automáticos — notificar, por exemplo, quando um ativo não tem um PPM atribuído.
“O Infraspeak Gear™ não é um produto tecnológico ‘da moda’ — é o coração operacional da nossa plataforma, testado no terreno para resolver problemas reais.”
Acabou a era em que ‘apagar fogos’ era a função principal do facility manager e da sua equipa, devido à sobrecarga de trabalho, à ausência de uma visão abrangente sobre as operações e à falta de uma comunicação clara e eficaz entre todos. Chegou a hora do facility management inteligente — um novo paradigma na gestão de manutenção, constituído por:
Plataformas inteligentes
Visibilidade e controlo totais
Colaboração transversal
Dados acionáveis
Flexibilidade operacional
As equipas que conseguirem abraçar esta mudança, não só vão aumentar a eficiência, como irão garantir a sustentabilidade e a competitividade das suas organizações. E o melhor, é que podem contar com a Infraspeak nesta jornada. Agende já uma demonstração gratuita.
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